Zo organiseer je een coversconcert zonder geluids- of tijdstress
Begin een coversconcert niet met de boodschappen, maar met de band, locatie en techniek. Leg eerst vast hoe laat de band kan opbouwen, hoeveel stroom en geluidsapparatuur nodig zijn en hoeveel bezoekers je verwacht. Daarna regel je vergunningen, meld je het geluid bij omwonenden en werk je het programma uit. Op de dag zelf draait alles om een goede overdracht: setlist, podiumindeling, geluidsplan, catering en duidelijke toegangstijden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Bevestig optreden met de band
- 2
Bevestig locatie en toegangstijden
- 3
Controleer geluids- en stroombehoefte
2 personen
- 4
Reserveer geluidsapparatuur
- 5
Meld geluid bij omwonenden
- 6
Controleer benodigde vergunningen
- 7
Verstuur uitnodigingen
2 personen
- 8
Registreer aanmeldingen
- 9
Verzamel dieetwensen
- 10
Maak bezoekerslijst
- 11
Maak programma en tijdschema
- 12
Ontvang de setlist van de band
- 13
Stem podiumindeling met band af
2 personen
- 14
Maak geluidsplan
2 personen
- 15
Maak veiligheids- en vluchtplan
2 personen
- 16
Bestel boodschappen
- 17
Controleer verhuurmaterialen
2 personen
- 18
Maak bewegwijzering
- 19
Print bezoekerslijst en programma
- 20
Haal geluidsapparatuur op
2 personen
- 21
Doe boodschappen
2 personen
- 22
Controleer houdbaarheid en aantallen
2 personen
- 23
Dranken koud zetten
2 personen
- 24
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 25
Laad materialen voor transport
3 personen
- 26
Open locatie en controleer ruimtes
2 personen
- 27
Controleer stroompunten en vluchtwegen
2 personen
- 28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 29
Geluidsset opbouwen
4 personen
- 30
Microfoons en instrumenten aansluiten
3 personen
- 31
Verlichting opbouwen
2 personen
- 32
Decoratie ophangen
3 personen
- 33
Drank- en snackbuffet inrichten
3 personen
- 34
Toiletten en wastafels controleren
- 35
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 36
Soundcheck uitvoeren
4 personen
- 37
Band ontvangen en kleedruimte tonen
2 personen
Event
- 38
Entree en ontvangst bemannen
2 personen
- 39
Koffie en thee serveren
2 personen
- 40
Hapjes serveren
2 personen
- 41
Dranken bijvullen
2 personen
- 42
Eerste concertset begeleiden
2 personen
- 43
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
- 44
Tweede concertset begeleiden
2 personen
- 45
Optreden en publieksruimte controleren
2 personen
- 46
Laatste concertset begeleiden
2 personen
- 47
Afrekenen met band en verhuurder
- 48
Bezoekers veilig naar buiten begeleiden
3 personen
Nazorg
- 49
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
- 50
Geluidsapparatuur afbouwen
4 personen
- 51
Meubilair en decoratie afbouwen
4 personen
- 52
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
- 53
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
- 54
Locatie en toiletten schoonmaken
3 personen
- 55
Materialen controleren en inpakken
3 personen
- 56
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
- 57
Sleutels en locatie opleveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Biertafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- Buffettafelsaantal 3
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- PA-speakersaantal 2
- Subwoofersaantal 2
- Mengpaneel
- Podiummonitorenaantal 3
- Zangmicrofoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 5
- DI-boxenaantal 3
- XLR-kabelsaantal 12
- Jackkabelsaantal 8
- Luidsprekerkabelsaantal 6
- Verlenghaspelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelgotenaantal 6
- Gaffertapeaantal 4
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
- Lichtstatievenaantal 2
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 40
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Thermoskannenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Podiumachtergrond
- Ballonnenbogenaantal 2
- Pijlbordenaantal 8
- Programmapostersaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de opbouw en soundcheck vóór de ontvangst van bezoekers. Reserveer voor de band een vast tijdsblok en controleer vooraf of PA-speakers, mengpaneel, microfoons, DI-boxen en podiummonitoren bij de bezetting passen.
- Maak het geluidsplan op basis van de ruimte en de buren. Leg vast waar speakers en subwoofers komen, voer kabels door kabelgoten en zet verlengkabels en stekkerdozen niet los op looproutes; gebruik gaffertape waar nodig.
- Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en bestel daarna pas de hapjes en drank. Zet gekoelde dranken enkele uren vóór de inloop koud en controleer dezelfde dag houdbaarheid en aantallen.
- Werk met één tijdschema voor band, locatie en organisatie. Zet daarin minimaal toegangstijd, laden en lossen, opbouw, soundcheck, deuren open, start van het optreden en opruimen.
- Regel de bezoekersstroom voordat de eerste gast komt. Print de bezoekerslijst en het programma, plaats bewegwijzering en houd vluchtwegen vrij; stoelen, biertafels en buffettafels mogen de doorgang niet versmallen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een coversconcert organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de band en locatie. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, dieetwensen, vergunningcontroles, verhuurmaterialen en het definitieve tijdschema.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een coversconcert?
- Reken meestal 3 tot 4 uur voor laden, podium, PA, verlichting en bekabeling, plus tijd voor soundcheck. Spreek met de band en locatie uiterlijk 2 weken vooraf af wanneer toegang en stroom beschikbaar zijn.
- Wanneer moet ik een coversconcert melden bij de gemeente of omwonenden?
- Controleer vergunningen zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur 8 weken vóór het concert. Meld het verwachte geluid en de eindtijd uiterlijk 2 tot 4 weken vooraf bij omwonenden als dat lokaal vereist of afgesproken is.
- Hoeveel drank en hapjes heb ik nodig voor een coversconcert?
- Tel per bezoeker voor het eerste uur ongeveer 2 tot 3 drankjes en vul daarna aan op basis van de geplande duur. Bestel hapjes op het definitieve aantal aanmeldingen en houd rekening met de verzamelde dieetwensen; controleer de aantallen op de dag zelf.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!