Ein Coverskonzert Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Coverskonzert entscheidet nicht nur die Band über den Ablauf. Technik, Strom, Bühnenaufteilung, Einlass und Verpflegung müssen so geplant sein, dass am Veranstaltungstag keine offenen Fragen bleiben. Beginne mit Ort, Band und Zugangszeiten und arbeite dich anschließend über Ton, Sicherheit und Gästeliste bis zu Einkauf und Aufbau vor. Besonders oft werden die benötigte Tontechnik, Genehmigungen und die Zeit für Soundcheck und Kabelverlegung zu spät geklärt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Auftritt mit der Band bestätigen
- 2
Ort und Zutrittszeiten bestätigen
- 3
Ton- und Strombedarf prüfen
2 Personen
- 4
Tonanlage reservieren
- 5
Lautstärke bei Anwohnern ankündigen
- 6
Benötigte Genehmigungen prüfen
- 7
Einladungen versenden
2 Personen
- 8
Anmeldungen registrieren
- 9
Diätwünsche erfassen
- 10
Besucherliste erstellen
- 11
Programm und Zeitplan erstellen
- 12
Setlist der Band erhalten
- 13
Bühnenaufteilung mit der Band abstimmen
2 Personen
- 14
Beschallungsplan erstellen
2 Personen
- 15
Sicherheits- und Fluchtplan erstellen
2 Personen
- 16
Lebensmittel bestellen
- 17
Mietmaterialien prüfen
2 Personen
- 18
Beschilderung anbringen
- 19
Besucherliste und Programm drucken
- 20
Tonanlage abholen
2 Personen
- 21
Einkäufe erledigen
2 Personen
- 22
Haltbarkeit und Mengen prüfen
2 Personen
- 23
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 25
Materialien für den Transport laden
3 Personen
- 26
Location öffnen und Räume prüfen
2 Personen
- 27
Stromanschlüsse und Fluchtwege prüfen
2 Personen
- 28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Soundsystem aufbauen
4 Personen
- 30
Mikrofone und Instrumente anschließen
3 Personen
- 31
Beleuchtung aufbauen
2 Personen
- 32
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 33
Getränke- und Snackbuffet einrichten
3 Personen
- 34
Toiletten und Waschbecken prüfen
- 35
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 36
Soundcheck durchführen
4 Personen
- 37
Band empfangen und den Umkleideraum zeigen
2 Personen
Event
- 38
Einlass und Empfang besetzen
2 Personen
- 39
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 40
Snacks servieren
2 Personen
- 41
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 42
Erste Konzertnummer begleiten
2 Personen
- 43
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
- 44
Die zweite Konzert-Session betreuen
2 Personen
- 45
Auftritt und Publikumsbereich überprüfen
2 Personen
- 46
Letzte Konzert-Session begleiten
2 Personen
- 47
Mit Band und Vermieter abrechnen
- 48
Besucher sicher nach draußen begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 49
Reste gekühlt lagern
2 Personen
- 50
Tonanlage abbauen
4 Personen
- 51
Möbel und Dekoration abbauen
4 Personen
- 52
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
- 53
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
- 54
Ort und Toiletten reinigen
3 Personen
- 55
Materialien prüfen und einpacken
3 Personen
- 56
Soundanlage zurückgeben
2 Personen
- 57
Schlüssel und Location übergeben
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BiertischeAnz. 8
- StühleAnz. 80
- BuffetischeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- PA-LautsprecherAnz. 2
- SubwooferAnz. 2
- Mischpult
- BühnemonitoreAnz. 3
- GesangsmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 5
- DI-BoxenAnz. 3
- XLR-KabelAnz. 12
- JackkabelAnz. 8
- LautsprecherkabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 6
- Gaffa-TapeAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
- LichtstativeAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 40
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- Bühnenhintergrund
- BallonbögenAnz. 2
- WegweiserAnz. 8
- Programmatische PosterAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Klär die technischen Anforderungen mindestens 3 bis 4 Wochen vorher mit der Band: Anzahl der Gesangsmikrofone, DI-Boxen, Monitore, PA-Lautsprecher, Subwoofer und benötigte Stromanschlüsse gehören in eine gemeinsame Bühnen- und Anschlussliste.
- Plane den Zeitablauf rückwärts vom Konzertbeginn. Rechne für Anlieferung, Aufbau, Kabelkanäle, Licht und Soundcheck mehrere Stunden ein und bestätige der Band schriftlich, ab wann sie Zugang zum Ort hat.
- Prüfe Genehmigungen und Nachbarschaftsinformation frühzeitig, besonders wenn die Lautstärke nach außen hörbar ist. Eine Ankündigung bei Anwohnern sollte nicht erst am Veranstaltungstag erfolgen; leg außerdem Fluchtwege und Beschilderung vor dem Aufbau fest.
- Führe Anmeldungen, Diätwünsche und die Besucherliste in einer Datei zusammen. Drucke Programm und Liste spätestens am Vortag aus, damit Einlass und Sitz- oder Tischplanung nicht von einem einzelnen Handy abhängen.
- Kauf Lebensmittel und Getränke erst nach einem Mengencheck und prüfe Haltbarkeit, Gläser und Servierschalen. Stell Getränke rechtzeitig kalt und plane Kühlboxen ein, falls Kühlschrankplatz für Catering und Band nicht ausreicht.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Coverskonzert planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Band, Ort und Zutrittszeiten. Technik, Genehmigungen, Einladungen und Catering sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vorher geklärt sein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Coverskonzert?
- Für PA, Mischpult, Monitore, Mikrofone, Licht und Kabel solltest du mindestens 3 Stunden vor dem Einlass vor Ort sein. Plane zusätzlich Zeit für Soundcheck und mögliche Änderungen an der Bühnenaufteilung ein.
- Welche Tontechnik braucht eine Coverband?
- Das hängt von Bandgröße und Raum ab, häufig werden PA-Lautsprecher, Mischpult, Gesangsmikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen, Bühnemonitore sowie XLR-, Klinken- und Lautsprecherkabel benötigt. Lass dir die konkrete Setlist und den technischen Bedarf mindestens 3 Wochen vorher geben.
- Wie viel Getränke braucht man für ein Coverskonzert?
- Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 bis 2 Getränken pro Stunde. Für Band und Helfer solltest du zusätzlich Wasser einplanen und Getränke mindestens 2 bis 3 Stunden vor Einlass kalt stellen.
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