Cómo organizar un concierto de versiones sin perder el control
Un concierto de versiones necesita más coordinación que una fiesta con música de fondo: la banda depende del sonido, el público llega a una hora concreta y el montaje tiene que estar listo antes de abrir. Empieza cerrando actuación, lugar, accesos y necesidades eléctricas. Después ordena permisos, invitados, programa, comida y bebidas. El último día debe servir para comprobar cantidades y cargar el material, no para resolver decisiones pendientes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar la actuación con la banda
- 2
Confirmar la ubicación y los horarios de acceso
- 3
Comprobar las necesidades de sonido y electricidad
2 personas
- 4
Reservar equipo de sonido
- 5
Avisar a los vecinos del ruido
- 6
Comprobar los permisos necesarios
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Registrar las inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Crear la lista de visitantes
- 11
Crear el programa y el horario
- 12
Recibir la lista de canciones de la banda
- 13
Coordina la distribución del escenario con la banda
2 personas
- 14
Crear el plan de sonido
2 personas
- 15
Crear el plan de seguridad y evacuación
2 personas
- 16
Encargar la compra
- 17
Comprobar el material de alquiler
2 personas
- 18
Crear la señalización
- 19
Imprimir lista de asistentes y programa
- 20
Recoger el equipo de sonido
2 personas
- 21
Ir de compras
2 personas
- 22
Comprobar la caducidad y las cantidades
2 personas
- 23
Enfriar las bebidas
2 personas
- 24
Preparar aperitivos
3 personas
- 25
Cargar el material para el transporte
3 personas
- 26
Abrir el recinto y revisar las salas
2 personas
- 27
Comprobar los puntos de luz y las vías de evacuación
2 personas
- 28
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 29
Montar el equipo de sonido
4 personas
- 30
Conectar micrófonos e instrumentos
3 personas
- 31
Montar la iluminación
2 personas
- 32
Colgar la decoración
3 personas
- 33
Montar el bufé de bebidas y snacks
3 personas
- 34
Revisar los baños y lavabos
- 35
Colocar la señalización
2 personas
- 36
Hacer la prueba de sonido
4 personas
- 37
Recibir a la banda y mostrarles el camerino
2 personas
Evento
- 38
Atender la entrada y la recepción
2 personas
- 39
Servir café y té
2 personas
- 40
Servir aperitivos
2 personas
- 41
Rellenar las bebidas
2 personas
- 42
Acompañar la primera sesión de conciertos
2 personas
- 43
Reponer el bufé del descanso
2 personas
- 44
Coordinar el segundo set del concierto
2 personas
- 45
Comprobar el escenario y el espacio del público
2 personas
- 46
Coordinar la última actuación del concierto
2 personas
- 47
Liquidar con la banda y el proveedor
- 48
Guiar a los visitantes fuera de forma segura
3 personas
Seguimiento
- 49
Guardar los restos refrigerados
2 personas
- 50
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
- 51
Desmontar el mobiliario y la decoración
4 personas
- 52
Recoger y separar la basura
3 personas
- 53
Lavar la vajilla y la cristalería
3 personas
- 54
Limpiar el recinto y los baños
3 personas
- 55
Comprobar y empaquetar los materiales
3 personas
- 56
Devolver el equipo de sonido
2 personas
- 57
Entregar las llaves y el local
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de cervezacant. 8
- Sillascant. 80
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
Equipo
- Altavoces de PAcant. 2
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Monitores de escenariocant. 3
- Micrófonos para cantocant. 4
- Soportes de micrófonocant. 5
- Cajas DIcant. 3
- Cables XLRcant. 12
- Cables jackcant. 8
- Cables de altavozcant. 6
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 8
- Canaletas para cablescant. 6
- Cinta gaffercant. 4
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Copas de vinocant. 40
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Termoscant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Fondo del escenario
- Arcos de globoscant. 2
- Carteles direccionalescant. 8
- Pósteres del programacant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra con la banda el repertorio, la duración y la hora de llegada antes de enviar las invitaciones. Reserva al menos 3 horas para descarga, montaje, prueba de sonido y ajustes; recibir tarde la lista de canciones suele retrasar todo el programa.
- Pide las necesidades técnicas por escrito: número de voces, instrumentos, monitores y conexiones. Comprueba que la mesa de mezclas, los altavoces, los subwoofers, las cajas DI, los cables y las regletas cubren exactamente ese montaje.
- Confirma con el lugar los horarios de acceso, la potencia eléctrica y los permisos necesarios con varias semanas de margen. Si habrá ruido, avisa a los vecinos antes del evento y prepara un plan de seguridad y evacuación, no solo una señal de salida.
- Organiza la llegada del público con una lista de asistentes, invitaciones y señalización visibles. Recoge las preferencias dietéticas al registrarse y termina el programa al menos 7 días antes para poder imprimirlo y comunicar cambios.
- Haz la compra después de cerrar el número de visitantes y revisa caducidades y cantidades el día anterior. Enfría las bebidas con tiempo, prepara los aperitivos y carga el material de transporte siguiendo una lista: la cinta gaffer, los enrollacables y las canaletas son fáciles de olvidar.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de versiones?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes, sobre todo si necesitas reservar sonido, comprobar permisos o coordinar horarios con la banda. Deja la confirmación final de invitados, compras y material para la última semana.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el sonido de un concierto?
- Reserva como mínimo 3 horas antes de la apertura para descargar, colocar PA, subwoofers, monitores, micrófonos y cableado, y hacer la prueba de sonido. Si el lugar es nuevo para la banda, añade 30 minutos de margen.
- ¿Cuántas bebidas calcular para un concierto de versiones?
- Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona; después, aproximadamente 1 por persona y hora. Ajusta la compra al número confirmado de visitantes y enfría una parte con antelación, dejando otra para reponer durante el concierto.
- ¿Cuándo debo cerrar el programa y la lista de canciones?
- Cierra el programa al menos 7 días antes y recibe la lista de canciones de la banda antes de imprimirlo. Así puedes cuadrar apertura, pausas, comida y final sin cambiar carteles ni avisos el mismo día.
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