Organiser un concert de percussions, étape par étape

Un concert de percussions se prépare dans un ordre précis : sécuriser la date et la salle, confirmer les artistes, puis verrouiller la technique avant de communiquer au public. La scène doit supporter plusieurs instruments, retours, microphones et câbles, tandis que l’accueil demande des chaises, un vestiaire et des boissons. Commencez plusieurs semaines à l’avance pour laisser le temps aux autorisations, aux inscriptions et aux réservations. Les dernières 48 heures servent surtout aux vérifications, aux courses et au montage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Valider la date et la salle
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Établir le programme du concert
3 personnes
4
Confirmer les artistes
2 personnes
5
Faire les réservations
6
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
7
Rédiger le texte promotionnel
8
Créer des affiches
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier le concert en ligne
11
Distribuer les affiches
3 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
15
Valider définitivement la technique
2 personnes
16
Imprimer le programme
2 personnes
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Rassembler le matériel
3 personnes
22
Vérifier la salle et les vestiaires
2 personnes
23
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
24
Monter la scène
5 personnes
25
Installer les chaises
4 personnes
26
Installer des tables d'accueil
2 personnes
27
Aménager le vestiaire
2 personnes
28
Suspendre la décoration
3 personnes
29
Installer l’éclairage
3 personnes
30
Raccorder la sonorisation
3 personnes
31
Installer les microphones
2 personnes
32
Installer les percussions
5 personnes
33
Installer les pupitres
2 personnes
34
Préparer les parties et le programme
2 personnes
35
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Effectuer la vérification du son
4 personnes
38
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes

Événement

39
Accueillir les artistes
2 personnes
40
Ouvrir l’accueil du public
4 personnes
41
Distribuer les programmes
2 personnes
42
Gérer le vestiaire
2 personnes
43
Faire le discours d’ouverture
44
Accompagner la première partie du concert
3 personnes
45
Servir les boissons de la pause
4 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
48
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
49
Servir le repas des artistes
3 personnes
50
Vérifier l’espace public
2 personnes
51
Annoncer le programme du soir
52
Accompagner la troisième partie du concert
3 personnes
53
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
54
Remercier les artistes
2 personnes
55
Servir les dernières boissons
3 personnes
56
Rassembler les instruments en toute sécurité
5 personnes

Suivi

57
Éteindre l’équipement
3 personnes
58
Retirer la décoration
3 personnes
59
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Nettoyer la salle
4 personnes
63
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
64
Démonter le matériel audio
3 personnes
65
Ramener les instruments
4 personnes
66
Rendre le matériel loué
2 personnes
67
Ranger le stock restant
2 personnes
68
Traiter les objets trouvés
69
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 180
Tablesqté 8
Portantsqté 3
Chaises des vestiairesqté 20
Poteaux de balisageqté 10

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 3
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles de haut-parleurqté 6
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 12
Ordinateur portable
Interphonesqté 4
Piano numérique
Supports de clavierqté 2
Sets de percussionsqté 4
Toms de concertqté 8
Grosses caissesqté 8
Grosses caissesqté 4
Cajonsqté 6
Ensembles de bassinsqté 8
Instruments à maillochesqté 5
Timbalesqté 4
Tables de percussionqté 6
Tabourets de batterieqté 12
Pupitresqté 25
Lampes de pupitreqté 25

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Commande d'éclairage
Lampes de travailqté 4

Vaisselle

Verresqté 220
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Ciseauxqté 4

Décoration

Toiles de fond en tissuqté 2
Bannières de scèneqté 2
Nappesqté 8
Panneaux de directionqté 12
Pupitres de programmeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, la salle et les autorisations, puis établissez le programme avant de confirmer définitivement les artistes. Cette séquence évite de promouvoir un concert dont le format ou la capacité d’accueil n’est pas encore fixé.
Recueillez les besoins techniques de chaque formation au moins 3 semaines avant le concert. Pour les percussions, vérifiez séparément les sets, toms, grosses caisses, retours, microphones, pieds, boîtiers DI et longueurs de câbles.
Ne lancez les affiches et les invitations qu’après avoir validé le texte, le programme et le mode d’inscription. Prévoyez une date limite d’inscription environ 7 jours avant le concert afin d’estimer les chaises et le catering.
Faites la validation technique finale 5 à 7 jours avant, puis préparez un plan de scène écrit. Contrôlez notamment le plancher, les escaliers, les passe-câbles, les multiprises et les enrouleurs électriques avant l’arrivée des instruments.
Réservez le jour du concert au montage et aux essais, plutôt que de tout improviser avant l’ouverture. Prévoyez au minimum 3 heures pour installer la scène, les chaises, la sonorisation et l’éclairage, puis gardez 30 minutes pour une vérification sans public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de percussions ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de valider la salle et les autorisations, confirmer les artistes, réserver la technique, communiquer l’événement et traiter les inscriptions.
Quand faut-il réserver la sonorisation d’un concert de percussions ?: Réservez-la dès que les artistes ont transmis leurs besoins, généralement 4 à 6 semaines avant le concert. Faites la validation technique finale 5 à 7 jours avant, avec le nombre de microphones, retours et câbles nécessaires.
Combien de temps prévoir pour monter la salle ?: Comptez environ 3 heures pour une installation complète avec scène, chaises, sonorisation et éclairage. Ajoutez 30 minutes de contrôle avant l’ouverture, sans public ni circulation autour des câbles.
Quand acheter les boissons et le catering ?: Déterminez les quantités après la clôture des inscriptions, environ 7 jours avant le concert. Faites les courses 1 à 2 jours avant, puis mettez les boissons au frais suffisamment tôt le jour de l’événement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.