Zo organiseer je een slagwerkconcert zonder verrassingen
Begin met de datum en zaal, en werk daarna in vaste volgorde naar het concert toe. Leg eerst het programma, de artiesten en de technische wensen vast; pas daarna maak je promotie en verwerk je aanmeldingen. Bij een slagwerkconcert vraagt vooral de combinatie van podiumruimte, stroom, microfoons en opstelling extra voorbereiding. Reserveer tijd voor een technische controle, het opbouwen van het podium en het testen van alle instrumenten voordat het publiek binnenkomt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en zaal vastleggen
2 personen
- 2
Vergunningen controleren
- 3
Concertprogramma samenstellen
3 personen
- 4
Artiesten bevestigen
2 personen
- 5
Reserveringen maken
- 6
Technische wensen verzamelen
2 personen
- 7
Promotietekst schrijven
- 8
Affiches ontwerpen
- 9
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 10
Concert online publiceren
- 11
Affiches verspreiden
3 personen
- 12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 13
Dieetwensen verzamelen
- 14
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
- 15
Techniek definitief bevestigen
2 personen
- 16
Programma afdrukken
2 personen
- 17
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 19
Boodschappen doen
3 personen
- 20
Dranken koelen
2 personen
- 21
Materialen verzamelen
3 personen
- 22
Zaal en kleedkamers controleren
2 personen
- 23
Podiumvloer controleren
2 personen
- 24
Podium opbouwen
5 personen
- 25
Stoelen opstellen
4 personen
- 26
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
- 27
Garderobe inrichten
2 personen
- 28
Versiering ophangen
3 personen
- 29
Licht ophangen
3 personen
- 30
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
- 31
Microfoons plaatsen
2 personen
- 32
Slagwerkinstrumenten opstellen
5 personen
- 33
Lessenaars opstellen
2 personen
- 34
Partijen en programma klaarleggen
2 personen
- 35
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 36
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 37
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
- 38
Lichttest uitvoeren
2 personen
Event
- 39
Artiesten ontvangen
2 personen
- 40
Publieksontvangst openen
4 personen
- 41
Programma's uitdelen
2 personen
- 42
Garderobe beheren
2 personen
- 43
Openingswoord verzorgen
- 44
Eerste concertdeel begeleiden
3 personen
- 45
Pauzedrankjes serveren
4 personen
- 46
Dranken bijvullen
2 personen
- 47
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
- 48
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
- 49
Artiestenmaaltijd serveren
3 personen
- 50
Publieksruimte controleren
2 personen
- 51
Avondprogramma aankondigen
- 52
Derde concertdeel begeleiden
3 personen
- 53
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
- 54
Artiesten bedanken
2 personen
- 55
Laatste dranken serveren
3 personen
- 56
Instrumenten veilig verzamelen
5 personen
Nazorg
- 57
Apparatuur uitschakelen
3 personen
- 58
Decoratie verwijderen
3 personen
- 59
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
- 60
Servies afwassen
3 personen
- 61
Afval verzamelen
3 personen
- 62
Zaal schoonmaken
4 personen
- 63
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
- 64
Geluidsapparatuur demonteren
3 personen
- 65
Instrumenten terugbrengen
4 personen
- 66
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
- 67
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
- 68
Gevonden voorwerpen verwerken
- 69
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 12
- Podiumtrappenaantal 2
- Stoelenaantal 180
- Tafelsaantal 8
- Garderoberekkenaantal 3
- Kleedkamerstoelenaantal 20
- Afzetpalenaantal 10
Apparatuur
- Mengtafel
- Luidsprekersaantal 2
- Subwoofersaantal 2
- Podiummonitorenaantal 3
- Microfoonsaantal 8
- Microfoonstatievenaantal 8
- DI-boxenaantal 4
- XLR-kabelsaantal 12
- Luidsprekerkabelsaantal 6
- Stroomhaspelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 10
- Kabelmattenaantal 12
- Laptop
- Intercomsetsaantal 4
- Digitale piano
- Keyboardstandaardsaantal 2
- Slagwerksetsaantal 4
- Concerttomsaantal 8
- Snaredrumsaantal 8
- Bassdrumsaantal 4
- Cajonsaantal 6
- Bekkensetsaantal 8
- Malletinstrumentenaantal 5
- Timpaniaantal 4
- Percussietafelsaantal 6
- Drumkrukkenaantal 12
- Lessenaarsaantal 25
- Lessenaarslampjesaantal 25
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Lichtbesturing
- Werklichtenaantal 4
Servies
- Glazenaantal 220
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 200
- Besteksetsaantal 200
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Scharenaantal 4
Decoratie
- Stoffen achtergronddoekenaantal 2
- Podiumbannersaantal 2
- Tafelkledenaantal 8
- Pijlenbordenaantal 12
- Programmastandaardsaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakkarrenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Vraag technische wensen van alle artiesten uiterlijk 4 weken vooraf op. Noteer per optreden welke microfoons, DI-boxen, monitoren, stroompunten en podiumruimte nodig zijn; slagwerk neemt sneller ruimte in dan je op een plattegrond verwacht.
- Plan de zaalindeling niet alleen op het aantal stoelen. Houd looppaden, podiumtrappen, kleedkamers en ruimte achter de slagwerksets vrij en controleer de podiumvloer vóór je de stoelen opstelt.
- Maak de definitieve techniekplanning minimaal 7 dagen voor het concert. Controleer dan ook mengtafel, luidsprekers, subwoofers, XLR-kabels, luidsprekerkabels, stroomhaspels en kabelmatten; ontbrekende kabels vind je op de concertdag te laat.
- Verdeel vrijwilligers per tijdsblok in plaats van één algemene lijst te maken. Zorg minstens voor aparte aanspreekpunten voor ontvangst, artiesten, techniek, garderobe en catering, zodat vragen niet allemaal bij de organisator terechtkomen.
- Plan op de concertdag een soundcheck en een aparte publiekscontrole. Zet werklichten klaar voor de opbouw, koel de dranken op tijd en controleer vóór opening programma's, dieetwensen, garderoberekken en afzetpalen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een slagwerkconcert organiseren?
- Leg datum, zaal en artiesten bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Begin uiterlijk 4 weken voor het concert met promotie, technische wensen en de reserveringen.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een slagwerkconcert?
- Reserveer minimaal 3 uur voor podium, instrumenten, licht en geluid, plus tijd voor een soundcheck. Bij meerdere slagwerksets of wisselingen tussen optredens is 4 uur veiliger.
- Wanneer moet je de techniek voor een slagwerkconcert bevestigen?
- Bevestig de technische set-up uiterlijk 7 dagen vooraf en controleer de lijst opnieuw op de opbouwdag. Laat elke artiest eerder weten wanneer de soundcheck begint, zodat het programma niet uitloopt.
- Hoeveel stoelen en catering moet je voor een slagwerkconcert regelen?
- Baseer het aantal stoelen op de bevestigde aanmeldingen en houd een kleine reserve aan voor late gasten. Bepaal eten en drinken uiterlijk 3 dagen vooraf, nadat dieetwensen zijn verzameld en gecontroleerd.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!