Cómo organizar un concierto de percusión sin contratiempos

Empieza por cerrar la fecha y la sala, y después avanza en este orden: permisos, artistas, programa, técnica y difusión. Un concierto de percusión necesita más preparación técnica que una actuación acústica sencilla: mesa de mezclas, monitores, micrófonos, cajas DI, subwoofers y cableado deben estar confirmados antes del montaje. Reserva también tiempo para revisar el suelo del escenario, organizar los vestuarios y colocar las sillas. El día del concierto, asigna responsables concretos para técnica, artistas, público y catering.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el salón
2 personas
2
Comprobar permisos
3
Elaborar el programa del concierto
3 personas
4
Confirmar a los artistas
2 personas
5
Hacer reservas
6
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
7
Escribir texto promocional
8
Diseñar carteles
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Publicar el concierto en línea
11
Distribuir carteles
3 personas
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Determinar las cantidades del catering
2 personas
15
Confirmar definitivamente la técnica
2 personas
16
Imprimir el programa
2 personas
17
Asignar voluntarios
2 personas
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Reunir los materiales
3 personas
22
Revisar la sala y los vestuarios
2 personas
23
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
24
Montar el escenario
5 personas
25
Colocar las sillas
4 personas
26
Colocar las mesas de recepción
2 personas
27
Montar el guardarropa
2 personas
28
Colgar la decoración
3 personas
29
Colgar luces
3 personas
30
Conectar el equipo de sonido
3 personas
31
Colocar los micrófonos
2 personas
32
Colocar los instrumentos de percusión
5 personas
33
Colocar atriles
2 personas
34
Preparar las sesiones y el programa
2 personas
35
Montar el buffet de catering
3 personas
36
Preparar café y té
2 personas
37
Realizar la prueba de sonido
4 personas
38
Realizar la prueba de luces
2 personas

Evento

39
Recibir a los artistas
2 personas
40
Abrir la recepción del público
4 personas
41
Repartir programas
2 personas
42
Gestionar el guardarropa
2 personas
43
Dar el discurso de apertura
44
Coordinar la primera parte del concierto
3 personas
45
Servir bebidas del descanso
4 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Reponer el bufé del descanso
2 personas
48
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
49
Servir la comida de los artistas
3 personas
50
Inspeccionar el área de público
2 personas
51
Anunciar el programa de la noche
52
Acompañar el tercer tramo del concierto
3 personas
53
Guiar al público hacia la salida
3 personas
54
Agradecer a los artistas
2 personas
55
Servir las últimas bebidas
3 personas
56
Reunir los instrumentos de forma segura
5 personas

Seguimiento

57
Apagar el equipo
3 personas
58
Retirar la decoración
3 personas
59
Retirar sillas y mesas
4 personas
60
Lavar la vajilla
3 personas
61
Recoger la basura
3 personas
62
Limpiar la sala
4 personas
63
Limpiar los vestuarios
2 personas
64
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
65
Devolver los instrumentos
4 personas
66
Devolver el material alquilado
2 personas
67
Guardar el stock sobrante
2 personas
68
Gestionar los objetos perdidos
69
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escaleras del escenariocant. 2
Sillascant. 180
Mesascant. 8
Percheroscant. 3
Sillas del vestuariocant. 20
Postes separadorescant. 10

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 3
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables de altavozcant. 6
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 10
Alfombrillas para cablescant. 12
Portátil
Intercomunicadorescant. 4
Piano digital
Soportes para tecladocant. 2
Sets de percusióncant. 4
Toms de conciertocant. 8
Cajas clarascant. 8
Bomboscant. 4
Cajonescant. 6
Set de platilloscant. 8
Instrumentos de percusión de láminascant. 5
Timbalescant. 4
Mesas de percusióncant. 6
Taburetes de bateríacant. 12
Atrilescant. 25
Lámparas de atrilcant. 25

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Control de iluminación
Lámparas de trabajocant. 4

Vajilla

Vasoscant. 220
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 200
Cubiertoscant. 200
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Tijerascant. 4

Decoración

Telones de fondo de telacant. 2
Banners del escenariocant. 2
Mantelescant. 8
Paneles de flechascant. 12
Atriles para programascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 10
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra las necesidades técnicas al menos 3 semanas antes. Pide a cada artista una lista de entradas, micrófonos, monitores y espacio necesario para sus sets de percusión, toms y cajas.
Calcula el montaje hacia atrás desde la apertura de puertas. Reserva como mínimo 4 horas para montar escenario, sonido e iluminación, y añade 30 minutos para probar cada cambio del programa.
No dejes los permisos para el final: compruébalos antes de anunciar el concierto. Si la sala exige documentación o límites de ruido, confirma esos requisitos al menos 14 días antes.
Controla las inscripciones y las preferencias dietéticas hasta 7 días antes. Con ese número determina el catering y compra después las cantidades definitivas; enfría las bebidas el mismo día o la noche anterior.
Haz una revisión física de la sala antes de que llegue el público: suelo del escenario, escaleras, sillas, vestuarios, cables y alfombrillas. Asigna a una persona para comprobar esta lista 60 minutos antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de percusión?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Así puedes confirmar artistas, permisos, programa, necesidades técnicas y difusión sin comprimir el montaje en los últimos días.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar un concierto de percusión?: Reserva al menos 4 horas para escenario, sonido e iluminación, más 60 minutos para la prueba técnica. Los cambios de instrumentos y micrófonos pueden alargar ese tiempo.
¿Cuándo hay que confirmar el equipo de sonido?: Confirma la mesa de mezclas, altavoces, subwoofers, monitores, micrófonos, cajas DI y cableado 3 semanas antes. Haz una confirmación definitiva 7 días antes del concierto.
¿Cuándo se imprime el programa del concierto?: Imprímelo cuando el programa y los artistas estén cerrados, normalmente entre 7 y 10 días antes. Guarda una copia digital por si hay cambios de última hora.

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