Organiser un concert de musique électronique, étape par étape

Un concert de musique électronique se prépare d’abord autour de la date, du programme et des artistes, puis du lieu et des autorisations. La technique vient ensuite : sonorisation, éclairage, fiche technique et besoins électriques doivent être vérifiés avant d’ouvrir la billetterie. Prévoyez aussi la sécurité, les premiers secours, le transport des artistes et la répartition de l’équipe. Les dernières heures servent au montage, aux tests et à l’accueil, pas à résoudre des oublis de câbles ou de catering.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Engager les artistes
2 personnes
3
Réserver le lieu
4
Demander les autorisations
5
Vérifier le plan de sonorisation
2 personnes
6
Établir le plan d’éclairage
2 personnes
7
Créer le plan de sécurité
2 personnes
8
Formaliser le plan de premiers secours
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir la billetterie en ligne
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Commander le catering
2 personnes
14
Envoyer les informations sur les artistes
15
Vérifier la fiche technique
2 personnes
16
Organiser le transport des artistes
17
Établir la répartition de l’équipe
2 personnes
18
Imprimer le déroulé
19
Vérifier les prévisions météo
20
Faire les courses
3 personnes
21
Récupérer l'équipement
3 personnes
22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Balisage de la zone de chargement
2 personnes
24
Monter les éléments de scène
4 personnes
25
Installer le système de sonorisation
4 personnes
26
Monter l’installation lumière
3 personnes
27
Installer le booth DJ
2 personnes
28
Raccorder la distribution électrique
3 personnes
29
Sécuriser les câbles
2 personnes
30
Installer les tables et les chaises
3 personnes
31
Aménager le bar
3 personnes
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes
33
Préparer les en-cas
3 personnes
34
Aménager l’entrée
2 personnes
35
Préparer les bracelets et les billets
2 personnes
36
Installer la décoration
2 personnes
37
Vérifier les toilettes
38
Installer le poste de premiers secours
39
Accueillir les artistes
2 personnes
40
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
41
Faire le briefing de l'équipe
2 personnes

Événement

42
Ouvrir les portes
4 personnes
43
Vérifier les billets
3 personnes
44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
45
Encadrer le programme de l’après-midi
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Servir les boissons
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Vérifier le stock du bar
50
Gérer le spectacle lumineux
2 personnes
51
Diffuser le programme musical
2 personnes
52
Coordonner les changements de scène
3 personnes
53
Vérifier l’espace public
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
56
S’occuper des artistes
57
Annoncer le dernier numéro
58
Encadrer la sortie
4 personnes
59
Arrêter la musique de manière contrôlée
2 personnes

Suivi

60
Fermer le bar
3 personnes
61
Sécuriser l’argent et le terminal de paiement
2 personnes
62
Éteindre l’équipement
3 personnes
63
Démonter le matériel audio
4 personnes
64
Démonter l’équipement d’éclairage
3 personnes
65
Démonter la scène
4 personnes
66
Ranger le mobilier
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Nettoyer le lieu
4 personnes
70
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
71
Retirer la décoration
2 personnes
72
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
73
Retourner le matériel
3 personnes
74
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Blocs de barqté 3
Éléments de podiumqté 12

Équipement

Tables de mixage DJqté 2
Lecteurs multimédiasqté 2
Casques DJqté 3
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Boîtiers DIqté 2
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Rallonges pour casqueqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Barres LEDqté 6
Stroboscopesqté 2
Pieds d’éclairageqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 20

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Ciseauxqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 20

Décoration

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Panneaux d’annonceqté 6
Affiche de scèneqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, le programme et les artistes avant de réserver le matériel. Demandez la fiche technique de chaque artiste au moins 4 semaines avant le concert pour comparer les besoins en tables de mixage, lecteurs, monitoring, câbles et boîtiers DI.
Réservez le lieu et lancez les autorisations dès que la date est fixée. Gardez une marge d’au moins 6 à 8 semaines pour les demandes administratives, surtout si le niveau sonore, les horaires ou l’accueil du public sont encadrés.
Construisez le plan technique sur place, pas seulement sur papier. Prévoyez une zone de chargement balisée, testez les haut-parleurs, subwoofers, retours et éclairages, puis gardez au moins 2 heures avant l’ouverture pour les essais.
Dimensionnez l’accueil avec les inscriptions connues et les besoins alimentaires recueillis. Pour le bar, prévoyez environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis ajustez les achats selon la durée et le service prévu.
Donnez à chaque membre de l’équipe une mission et une heure de prise de poste. Imprimez le déroulé le jour du concert et désignez une personne responsable des artistes, une autre de la sécurité et une autre du suivi technique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de musique électronique ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer les artistes, réserver le lieu, obtenir les autorisations, ouvrir la billetterie et préparer la technique et la sécurité.
Quand faut-il demander la fiche technique des DJ ?: Demandez-la dès la confirmation de l’artiste, au plus tard 4 semaines avant le concert. Vérifiez ensuite les lecteurs, la table de mixage, les casques, le monitoring, les câbles et les branchements disponibles.
Combien de temps faut-il prévoir pour monter la scène et le son ?: Réservez au minimum 4 heures pour le déchargement, la scène, la sonorisation et l’éclairage, puis 2 heures supplémentaires pour les tests. Un montage plus complexe peut nécessiter une journée entière.
Quand ouvrir la billetterie pour un concert électronique ?: Ouvrez-la dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Envoyez ensuite les informations pratiques aux inscrits au moins 7 jours avant le concert.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.