Zo organiseer je een elektronisch muziekconcert
Begin met de datum, het programma en de locatie; die drie bepalen vrijwel alle volgende keuzes. Leg daarna artiesten vast en controleer hun technische riders voordat je geluid, licht, stroom en vervoer boekt. Regel vergunningen, beveiliging en EHBO ruim vóór de kaartverkoop. Werk in de laatste weken met één draaiboek waarin opbouw, soundcheck, deuren, sets en afbouw per tijdstip staan. Op de concertdag draait alles om een vrije laadzone, gecontroleerde bekabeling en duidelijke crewrollen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Artiesten contracteren
2 personen
- 3
Locatie reserveren
- 4
Vergunningen aanvragen
- 5
Geluidsplan controleren
2 personen
- 6
Lichtplan maken
2 personen
- 7
Beveiligingsplan maken
2 personen
- 8
EHBO-plan vastleggen
2 personen
- 9
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 10
Online kaartverkoop openen
- 11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 12
Dieetwensen verzamelen
- 13
Catering bestellen
2 personen
- 14
Artiesteninformatie versturen
- 15
Technische rider controleren
2 personen
- 16
Vervoer voor artiesten regelen
- 17
Crewindeling maken
2 personen
- 18
Draaiboek afdrukken
- 19
Weersverwachting controleren
- 20
Boodschappen doen
3 personen
- 21
Apparatuur ophalen
3 personen
- 22
Locatie openen
2 personen
- 23
Laadzone afzetten
2 personen
- 24
Podiumdelen opbouwen
4 personen
- 25
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
- 26
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
- 27
DJ-booth installeren
2 personen
- 28
Stroomverdeling aansluiten
3 personen
- 29
Kabels veilig afwerken
2 personen
- 30
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 31
Bar inrichten
3 personen
- 32
Dranken koud zetten
2 personen
- 33
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 34
Entree inrichten
2 personen
- 35
Polsbandjes en tickets klaarleggen
2 personen
- 36
Decoratie ophangen
2 personen
- 37
Toiletten controleren
- 38
EHBO-tafel inrichten
- 39
Artiesten ontvangen
2 personen
- 40
Soundcheck uitvoeren
4 personen
- 41
Crewbriefing geven
2 personen
Event
- 42
Deuren openen
4 personen
- 43
Tickets controleren
3 personen
- 44
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 45
Middagprogramma begeleiden
2 personen
- 46
Hapjes serveren
3 personen
- 47
Dranken serveren
3 personen
- 48
Dranken bijvullen
2 personen
- 49
Barvoorraad controleren
- 50
Lichtshow bedienen
2 personen
- 51
Muziekprogramma draaien
2 personen
- 52
Podiumwissels begeleiden
3 personen
- 53
Publieksruimte controleren
2 personen
- 54
Afvalbakken legen
2 personen
- 55
Toiletten tussentijds reinigen
2 personen
- 56
Artiesten verzorgen
- 57
Laatste optreden aankondigen
- 58
Uitstroom begeleiden
4 personen
- 59
Muziek gecontroleerd beëindigen
2 personen
Nazorg
- 60
Bar afsluiten
3 personen
- 61
Geld en pinapparaat veiligstellen
2 personen
- 62
Apparatuur uitschakelen
3 personen
- 63
Geluidsapparatuur afbreken
4 personen
- 64
Lichtapparatuur afbreken
3 personen
- 65
Podium afbreken
4 personen
- 66
Meubilair opruimen
3 personen
- 67
Servies afwassen
3 personen
- 68
Afval verzamelen
3 personen
- 69
Locatie schoonmaken
4 personen
- 70
Toiletten grondig reinigen
2 personen
- 71
Decoratie verwijderen
2 personen
- 72
Geleende spullen controleren
2 personen
- 73
Apparatuur retourneren
3 personen
- 74
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Statafelsaantal 12
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 12
- Barblokkenaantal 3
- Podiumdelenaantal 12
Apparatuur
- DJ-mixersaantal 2
- Mediaspelersaantal 2
- DJ-koptelefoonsaantal 3
- Luidsprekersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Monitorluidsprekersaantal 2
- Mengtafel
- Microfoonsaantal 4
- DI-boxenaantal 2
- XLR-kabelsaantal 12
- Jackkabelsaantal 8
- Koptelefoonverlengkabelsaantal 3
Verlichting
- LED-spotsaantal 12
- LED-balkenaantal 6
- Stroboscopenaantal 2
- Lichtstatievenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 10
- Kabelgotenaantal 20
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 250
- Wijnglazenaantal 80
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerplateausaantal 20
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- IJscontainersaantal 4
- Flessenopenersaantal 4
- Scharenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Schaaltjesaantal 20
Decoratie
- LED-lichtslingersaantal 8
- Aankondigingsbordenaantal 6
- Podiumposteraantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Microvezeldoekenaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Controleer de technische rider van iedere artiest voordat je apparatuur reserveert. Noteer per act welke DJ-mixer, mediaspelers, monitorluidsprekers, DI-boxen, kabels en aansluitingen nodig zijn; verschillen tussen riders veroorzaken vaak vertraging tijdens de soundcheck.
- Plan de vergunningen, het geluidsplan en het beveiligings- en EHBO-plan niet pas na de kaartverkoop. Houd minimaal 8 weken voor de aanvraag en controleer vooraf welke geluidslimieten, eindtijden en publiekscapaciteit voor jouw locatie gelden.
- Maak de stroom- en kabelroute zichtbaar op het licht- en geluidsplan. Leg XLR-kabels, verlengkabels en stekkerdozen niet los over looproutes, maar gebruik kabelgoten; test alle luidsprekers, subwoofers, monitoren, LED-verlichting en stroboscopen vóór de deuren openen.
- Regel artiesteninformatie en vervoer uiterlijk 7 dagen voor het concert. Stuur dan de route, laad- en lostijd, contactpersoon, setduur, soundchecktijd en backstageafspraken; zo voorkom je dat een act op de verkeerde plek of te laat aankomt.
- Maak het draaiboek met tijden voor openen van de locatie, afzetten van de laadzone, podiumopbouw, soundcheck, deuren, programmawissels en afbouw. Druk minstens 2 exemplaren af en geef crewleden hun eigen rol; controleer bovendien de weersverwachting en bescherm apparatuur bij regen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een elektronisch muziekconcert organiseren?
- Reken minimaal 8 tot 12 weken voor een kleinschalig concert. Begin eerder als je vergunningen, meerdere artiesten, kaartverkoop, een uitgebreid geluidsplan of vervoer over grotere afstand nodig hebt.
- Wanneer regel je de vergunning voor een elektronisch muziekconcert?
- Vraag de vergunning aan zodra datum, locatie, programma en publiekscapaciteit vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 weken vóór het concert. Controleer bij de gemeente welke termijn geldt, want geluids- en veiligheidsvoorwaarden kunnen extra informatie vereisen.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een elektronisch muziekconcert?
- Plan voor podium, geluid en licht minimaal 4 tot 6 uur opbouw en reserveer daarna tijd voor testen en soundcheck. Een programma met meerdere acts of veel verlichting vraagt vaak een volledige opbouwdag.
- Wanneer stuur je de technische informatie naar artiesten?
- Stuur de definitieve locatie-, route- en tijdinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Bevestig de technische rider opnieuw en controleer op de concertdag nogmaals aansluitingen, setduur en soundchecktijd.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!