Elektronisches Musikkonzert organisieren: der richtige Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Programm zuerst fest und buche die Künstler erst, wenn die Location, die gewünschte Spielzeit und die technischen Rahmenbedingungen geklärt sind. So vermeidest du spätere Änderungen an Bühne, Ton- und Lichtplanung.
• Prüfe den Technical Rider jedes Acts mindestens 2 bis 3 Wochen vor dem Konzert. Achte dabei besonders auf DJ-Mixer, Medienplayer, Monitorspeaker, DI-Boxen sowie die benötigten XLR- und Jackkabel.
• Plane Genehmigungen, Sicherheitskonzept und Erste-Hilfe-Ablauf nicht erst in der letzten Woche. Teile außerdem Crew, Einlass, Ladezone und Verantwortlichkeiten schriftlich ein, damit am Veranstaltungstag nicht jede Frage beim Veranstalter landet.
• Öffne die Location mindestens 4 bis 6 Stunden vor dem Einlass. Rechne für Bühnenelemente, Beschallungsanlage, LED-Licht, Kabelkanäle und den Soundcheck mit einem festen Zeitfenster und halte die Ladezone während des Aufbaus frei.
• Verschicke Künstlerinformationen mit Anreise, Ansprechpartner, Zeitplan und Soundcheck-Zeit spätestens 7 Tage vorher. Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und am Veranstaltungstag erneut, auch wenn das Konzert überwiegend drinnen stattfindet.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein elektronisches Musikkonzert planen?

Für ein Konzert mit Künstlerbuchung, Genehmigungen und eigener Technik solltest du mindestens 8 bis 12 Wochen einplanen. Bei mehreren Acts, einer großen Location oder aufwendiger Licht- und Sicherheitsplanung sind 4 bis 6 Monate realistischer.

Wann sollte man die Künstler für ein elektronisches Musikkonzert buchen?

Buche die Künstler idealerweise 3 bis 6 Monate vor dem Termin. Spätestens 6 bis 8 Wochen vorher sollten Verträge, Spielzeiten, technische Rider und Transport vollständig geklärt sein.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau der Konzerttechnik?

Für Bühne, Lautsprecher, Subwoofer, Monitore, Mischpult und Licht solltest du mindestens 4 Stunden Aufbauzeit vor dem Einlass reservieren. Plane zusätzlich 60 bis 90 Minuten für Verkabelung, Line-Check und Soundcheck ein.

Wann sollte der Online-Ticketverkauf starten?

Starte den Ticketverkauf, sobald Datum, Location, Programm und Einlasszeit verbindlich feststehen, meist 6 bis 10 Wochen vor dem Konzert. Schließe die Anmeldeliste spätestens 24 bis 48 Stunden vor der Veranstaltung für die finale Planung ab.

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