Cómo organizar un concierto de música electrónica

Organizar un concierto de música electrónica empieza mucho antes de montar los altavoces. Primero fija la fecha, el programa y el lugar; después encaja artistas, permisos, sonido, iluminación y seguridad en un mismo calendario. La venta de entradas y el catering deben avanzar mientras confirmas las necesidades técnicas y el transporte de los artistas. El día del concierto, una zona de carga definida, un plan de trabajo impreso y una prueba completa del sistema evitan la mayoría de los retrasos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Contratar artistas
2 personas
3
Reservar el lugar
4
Solicitar permisos
5
Comprobar el plan de sonido
2 personas
6
Hacer el plan de iluminación
2 personas
7
Elaborar el plan de seguridad
2 personas
8
Definir el plan de primeros auxilios
2 personas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Abrir la venta de entradas online
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Pedir el catering
2 personas
14
Enviar la información de los artistas
15
Comprobar la hoja técnica
2 personas
16
Organizar el transporte para los artistas
17
Hacer la distribución del equipo
2 personas
18
Imprimir el plan de trabajo
19
Comprobar el pronóstico del tiempo
20
Hacer la compra
3 personas
21
Recoger el equipo
3 personas
22
Abrir la ubicación
2 personas
23
Delimitar la zona de carga
2 personas
24
Montar las partes del escenario
4 personas
25
Montar el sistema de sonido
4 personas
26
Montar la instalación de iluminación
3 personas
27
Instalar la cabina de DJ
2 personas
28
Conectar la distribución eléctrica
3 personas
29
Asegurar correctamente los cables
2 personas
30
Colocar mesas y sillas
3 personas
31
Montar la barra
3 personas
32
Enfriar las bebidas
2 personas
33
Preparar aperitivos
3 personas
34
Montar la entrada
2 personas
35
Preparar las pulseras y los tickets
2 personas
36
Colgar la decoración
2 personas
37
Comprobar los baños
38
Montar la mesa de primeros auxilios
39
Recibir a los artistas
2 personas
40
Hacer la prueba de sonido
4 personas
41
Dar la charla al equipo
2 personas

Evento

42
Abrir las puertas
4 personas
43
Comprobar las entradas
3 personas
44
Recibir a los visitantes
3 personas
45
Acompañar el programa de la tarde
2 personas
46
Servir aperitivos
3 personas
47
Servir las bebidas
3 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Comprobar las existencias del bar
50
Operar el espectáculo de luces
2 personas
51
Poner el programa musical
2 personas
52
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
53
Inspeccionar el área de público
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Limpiar los baños periódicamente
2 personas
56
Atender a los artistas
57
Anunciar la última actuación
58
Guiar la salida
4 personas
59
Terminar la música de forma controlada
2 personas

Seguimiento

60
Cerrar el bar
3 personas
61
Asegurar el dinero y el datáfono
2 personas
62
Apagar el equipo
3 personas
63
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
64
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
65
Desmontar el escenario
4 personas
66
Recoger el mobiliario
3 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Recoger la basura
3 personas
69
Limpiar el lugar
4 personas
70
Limpiar a fondo los baños
2 personas
71
Retirar la decoración
2 personas
72
Comprobar los objetos prestados
2 personas
73
Devolver el equipo
3 personas
74
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 12
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Cubos de barcant. 3
Piezas de escenariocant. 12

Equipo

Mezcladores de DJcant. 2
Reproductores multimediacant. 2
Auriculares de DJcant. 3
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Altavoces de monitorcant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 4
Cajas DIcant. 2
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Cables alargadores para auricularescant. 3

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Barras LEDcant. 6
Estroboscopioscant. 2
Trípodes de iluminacióncant. 4
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Canaletas para cablescant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas para servircant. 20

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Abrebotellascant. 4
Tijerascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cuencoscant. 20

Decoración

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Carteles informativoscant. 6
Póster de escenariocant. 2

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de contratar el resto de servicios. Reserva al menos varias semanas para tramitar permisos y confirmar las condiciones técnicas del recinto.
Pide a cada artista la hoja técnica y la información de transporte con antelación. Comprueba que haya mezcladores de DJ, reproductores multimedia, monitores, cajas DI, cables y conexiones compatibles antes del montaje.
Haz una prueba de sonido y de iluminación antes de abrir las puertas. El sistema debe incluir altavoces, subwoofers y monitores colocados según el espacio, mientras los cables quedan protegidos con canaletas.
Prepara por escrito el plan de seguridad y primeros auxilios, incluyendo accesos, salidas, responsables y punto de atención. No dejes esta revisión para el mismo día: debe estar coordinada antes de abrir la ubicación.
Controla las inscripciones, las preferencias dietéticas y el catering con una fecha límite clara. Calcula las compras a partir del número confirmado de asistentes y prepara vasos reutilizables, vajilla y bandejas antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de música electrónica?: Empieza al menos 8 a 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, contratar artistas, solicitar permisos, abrir la venta de entradas y resolver las necesidades técnicas sin concentrarlo todo en los últimos días.
¿Cuándo hay que comprobar la hoja técnica de los DJ?: Pídela al contratar a cada artista y revísala como mínimo 3 semanas antes del concierto. Haz una segunda comprobación cuando distribuyas el equipo, porque una conexión o un reproductor incompatible puede retrasar toda la prueba de sonido.
¿Cuándo se monta el sonido y la iluminación?: Reserva varias horas antes de la apertura para montar el escenario, el sistema de sonido y las luces. La prueba completa debe terminar antes de que entre el público, dejando tiempo para corregir cables, niveles y posiciones.
¿Qué información hay que enviar a los artistas antes del concierto?: Envía al menos 7 días antes el horario, la dirección, los accesos, el plan de carga, el contacto del responsable y el transporte previsto. Incluye también la hoja técnica confirmada y la hora exacta de la prueba de sonido.

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