Organiser un Concert de la Libération, étape par étape

Un Concert de la Libération demande surtout une bonne coordination entre les artistes, le lieu et les équipes techniques. Commencez par vérifier les autorisations et confirmer le site, puis verrouillez rapidement la programmation, la scène, le son, l’éclairage et la sécurité. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations pratiques doivent être centralisés avant les dernières semaines. Ce plan vous aide à suivre l’ordre des préparatifs, jusqu’au chargement du matériel et à l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Vérifier les autorisations
2
Finaliser le lieu
3
Engager les artistes
2 personnes
4
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
5
Établir le programme
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Réserver le catering
10
Réserver la technique
11
Réserver la scène
12
Réserver la sécurité
13
Commander les fournitures de premiers secours
14
Imprimer le plan d’urgence
15
Imprimer le déroulé
16
Planifier les bénévoles
2 personnes
17
Partager l’itinéraire vers le lieu
18
Publier les informations au public
19
Envoyer les informations sur les artistes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer le service traiteur
3 personnes
24
Rassembler le matériel
3 personnes
25
Charger le transport
4 personnes

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Installer les barrières
4 personnes
28
Monter la scène
6 personnes
29
Installer le système de sonorisation
5 personnes
30
Monter l’installation lumière
4 personnes
31
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
32
Aménager l’espace public
5 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Installer les points de restauration
3 personnes
35
Préparer les boissons
3 personnes
36
Installer la décoration
3 personnes
37
Placer les panneaux d’information
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
2 personnes
39
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
40
Accueillir les artistes
2 personnes
41
Aménager les loges des artistes
2 personnes
42
Effectuer les réglages sonores
6 personnes
43
Effectuer le contrôle de l'éclairage
4 personnes
44
Vérifier la dégustation traiteur
2 personnes
45
Briefer les bénévoles
2 personnes
46
Ouvrir l'entrée du public
4 personnes
47
Accueillir le public
6 personnes
48
Servir le café et le thé
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
51
Annoncer le programme
52
Gérer les flux de public
4 personnes
53
Rassembler les déchets
3 personnes
54
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
55
Accompagner les artistes
2 personnes
56
Réapprovisionner le catering de pause
3 personnes
57
Accompagner les spectacles
4 personnes
58
Vérifier la sécurité du public
4 personnes
59
Servir le dernier tour
3 personnes
60
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes

Suivi

61
Démonter le matériel audio
5 personnes
62
Démonter l’équipement d’éclairage
4 personnes
63
Démonter le catering
3 personnes
64
Rassembler le mobilier
4 personnes
65
Évacuer les déchets
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
5 personnes
68
Rapporter le matériel
3 personnes
69
Retourner le matériel loué
2 personnes
70
Retirer la décoration
3 personnes
71
Ranger les restes
2 personnes
72
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
73
Vérifier les factures des fournisseurs
74
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escalier de podiumqté 2
Tables de logeqté 4
Chaises des vestiairesqté 12
Tables de bièreqté 12
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 10
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 12

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Microphones filairesqté 6
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Surveiller les enceintesqté 4
Casques audioqté 4
Pupitres de musiqueqté 8
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 20
Serre-câblesqté 100
Câbles de scèneqté 20
Ruban gafferqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Projecteurs de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 10
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à batterieqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Ciseauxqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Bacs de stockageqté 12
Pincesqté 8

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 12
Drapeaux de la Libérationqté 12
Guirlandes de fanionsqté 10
Nappesqté 20
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 10
Braceletsqté 300

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balais à mainqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les autorisations et le lieu : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les règles applicables, les horaires, les accès et les conditions d’accueil du public.
Demandez aux artistes leurs besoins techniques dès leur engagement. Rassemblez ces informations avant de réserver la sonorisation, les microphones, les retours, les pupitres et les éléments de scène.
Ne repoussez pas la sécurité et les premiers secours à la dernière semaine. Réservez les agents, commandez les fournitures nécessaires et imprimez le plan d’urgence plusieurs jours avant le concert.
Fixez une date limite d’inscription et recueillez les besoins alimentaires au même moment. Donnez ensuite au traiteur un nombre consolidé plutôt que des changements quotidiens.
Préparez le déroulé, l’itinéraire et les informations destinées au public au moins 5 jours avant l’événement. Le jour J, refroidissez les boissons, rassemblez le matériel et chargez le transport en suivant une liste de contrôle.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Concert de la Libération ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations, confirmer le lieu et les artistes, réserver la technique, la scène, le catering et la sécurité.
Quand réserver la sonorisation et l’éclairage du concert ?: Réservez-les dès que les artistes ont transmis leurs besoins techniques, généralement 6 à 8 semaines avant le concert. Le prestataire doit connaître le programme, la taille de la scène et le nombre de microphones plusieurs semaines à l’avance.
Quand fermer les inscriptions et transmettre les repas au traiteur ?: Fixez la clôture des inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. Consolidez ensuite les allergies, régimes et quantités, puis transmettez ces informations au traiteur au moins 5 jours avant le service.
Que faut-il préparer la veille d’un Concert de la Libération ?: La veille, vérifiez la météo, imprimez le déroulé et le plan d’urgence, rassemblez le matériel et chargez le transport si possible. Refroidissez les boissons et préparez le service traiteur suffisamment tôt pour éviter une installation précipitée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.