Befreiungskonzert organisieren: Schritt für Schritt
Bei einem Befreiungskonzert müssen Genehmigungen, Künstler, Bühnenprogramm und Technik früh zusammenpassen. Beginne mit dem Veranstaltungsort und kläre danach Anforderungen, Sicherheitskonzept und verfügbare Infrastruktur. Erst wenn diese Grundlagen stehen, verschickst du Einladungen und reservierst Catering und Ausstattung verbindlich. In den letzten Tagen geht es vor allem um Anmeldungen, Wetter, Transport, Aufbau und klare Informationen für Publikum, Helfer und Künstler.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Genehmigungen prüfen
- 2
Ort endgültig festlegen
- 3
Künstler buchen
2 Personen
- 4
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
- 5
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Catering reservieren
- 10
Technik reservieren
- 11
Bühne reservieren
- 12
Sicherheit buchen
- 13
Erste-Hilfe-Material bestellen
- 14
Notfallplan ausdrucken
- 15
Drehbuch ausdrucken
- 16
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 17
Weg zum Veranstaltungsort teilen
- 18
Publikumsinformationen veröffentlichen
- 19
Künstlerinformationen versenden
- 20
Wettervorhersage prüfen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Getränke kühlen
2 Personen
- 23
Catering vorbereiten
3 Personen
- 24
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 25
Transport beladen
4 Personen
Event
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Absperrungen aufstellen
4 Personen
- 28
Bühne aufbauen
6 Personen
- 29
Beschallungsanlage aufbauen
5 Personen
- 30
Lichtanlage aufbauen
4 Personen
- 31
Stromversorgung anschließen
3 Personen
- 32
Publikumsbereich einrichten
5 Personen
- 33
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 34
Cateringstationen einrichten
3 Personen
- 35
Getränke bereitstellen
3 Personen
- 36
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 37
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
- 38
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 39
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
- 40
Künstler empfangen
2 Personen
- 41
Künstlergarderoben einrichten
2 Personen
- 42
Soundcheck durchführen
6 Personen
- 43
Lichtcheck durchführen
4 Personen
- 44
Cateringprobe kontrollieren
2 Personen
- 45
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 46
Publikumseingang öffnen
4 Personen
- 47
Publikum empfangen
6 Personen
- 48
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 49
Snacks servieren
4 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 51
Programm ankündigen
- 52
Publikumsströme lenken
4 Personen
- 53
Abfall sammeln
3 Personen
- 54
Toiletten auffüllen
2 Personen
- 55
Künstler betreuen
2 Personen
- 56
Pausenverpflegung nachfüllen
3 Personen
- 57
Auftritte betreuen
4 Personen
- 58
Publikumssicherheit überprüfen
4 Personen
- 59
Letzte Runde servieren
3 Personen
- 60
Publikum zum Ausgang begleiten
4 Personen
Nachbereitung
- 61
Tonanlage abbauen
5 Personen
- 62
Lichttechnik abbauen
4 Personen
- 63
Catering abbauen
3 Personen
- 64
Mobiliar zusammensuchen
4 Personen
- 65
Abfall entsorgen
3 Personen
- 66
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 67
Location reinigen
5 Personen
- 68
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 69
Gemietete Geräte zurückgeben
2 Personen
- 70
Dekoration entfernen
3 Personen
- 71
Reste einlagern
2 Personen
- 72
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 73
Lieferantenrechnungen prüfen
- 74
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 12
- BühnentreppeAnz. 2
- UmkleidetischeAnz. 4
- UmkleidestühleAnz. 12
- BiertischeAnz. 12
- StühleAnz. 120
- StehtischeAnz. 10
- KleiderständerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 12
Ausstattung
- PA-LautsprecherAnz. 4
- SubwooferAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 4
- KabelmikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 8
- DI-BoxenAnz. 4
- MonitorlautsprecherAnz. 4
- KopfhörerAnz. 4
- NotenpulteAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KabelkanäleAnz. 20
- KabelbinderAnz. 100
- BühnkabelAnz. 20
- Gaffer TapeAnz. 8
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 12
- BühnenbeleuchtungAnz. 8
- LichtstativeAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 10
- LichterkettenAnz. 8
- BatterielampenAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 250
- KaffeetassenAnz. 100
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServierlöffelAnz. 12
- ScherenAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 6
- ServierplattenAnz. 20
- VorratsboxenAnz. 12
- ZangenAnz. 8
Dekoration
- Niederländische FlaggenAnz. 12
- BefreiungsfahnenAnz. 12
- WimpelkettenAnz. 10
- TischdeckenAnz. 20
- ProgrammschilderAnz. 6
- WegweiserAnz. 10
- ArmbänderAnz. 300
Reinigung
- BesensetsAnz. 4
- BodenabzieherAnz. 2
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- HandfegerAnz. 6
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- AbfallgreiferAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre Genehmigungen und Veranstaltungsort zuerst. Plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein, bevor du Künstler, Bühne und Technik endgültig buchst.
- Sammle die technischen Anforderungen jeder Künstlerin und jedes Künstlers in einer Liste: Mikrofone, Monitorlautsprecher, DI-Boxen, Notenpulte und Stromanschlüsse werden sonst oft erst beim Aufbau vermisst.
- Lege das Programm mit festen Uhrzeiten fest und drucke Drehbuch und Notfallplan spätestens am Vortag aus. So wissen Freiwillige, Technik und Sicherheit, wer wann zuständig ist.
- Bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend statt erst kurz vor dem Konzert. Eine abschließende Teilnehmerzahl 3 bis 5 Tage vorher hilft dem Catering bei der Mengenplanung.
- Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und teile den Weg zum Veranstaltungsort erneut. Lade Transport, Kabel, Beleuchtung, Erste-Hilfe-Material und Beschilderung nach einer gemeinsamen Materialliste.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich ein Befreiungskonzert organisieren?
- Starte idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Genehmigungen, Ort und Künstlerbuchungen. Technik, Bühne, Sicherheit und Catering sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin reserviert sein.
- Wann sollte ich die Einladungen für ein Befreiungskonzert verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor dem Konzert. Bitte um Anmeldungen bis 5 bis 7 Tage vorher, damit du Sitzplätze, Catering und Ernährungswünsche verlässlich planen kannst.
- Wann muss die Technik für ein Befreiungskonzert gebucht werden?
- Buche PA-Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Monitorlautsprecher, Bühnenbeleuchtung und Kabel mindestens 3 bis 4 Wochen vorher. Die technischen Anforderungen der Künstler solltest du bereits bei der Buchung gesammelt haben.
- Was muss am Tag vor dem Befreiungskonzert erledigt sein?
- Drucke Drehbuch, Notfallplan und Publikumsinformationen aus, bestätige Wetter, Catering, Sicherheit und Transport und stelle alle Materialien zusammen. Getränke sollten spätestens am Vortag gekühlt werden, damit am Veranstaltungstag nur noch Aufbau und Kontrolle bleiben.
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