Cómo organizar un Concierto de la Liberación
Empieza por cerrar los permisos y la ubicación antes de contratar el resto: de ahí dependen el escenario, la técnica, la seguridad y los horarios. Después confirma las necesidades de los artistas, prepara el programa y abre las inscripciones o invitaciones. En paralelo, reserva catering, personal y material, y deja por escrito quién hace cada tarea. La última semana sirve para verificar el tiempo, publicar la información práctica y comprobar que todo lo necesario está cargado y listo para el montaje.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Comprobar permisos
- 2
Fijar definitivamente la ubicación
- 3
Contratar artistas
2 personas
- 4
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
- 5
Elaborar el programa
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Reservar el catering
- 10
Reservar técnica
- 11
Reservar el escenario
- 12
Reservar seguridad
- 13
Pedir material de primeros auxilios
- 14
Imprimir el plan de emergencia
- 15
Imprimir el plan de trabajo
- 16
Programar a los voluntarios
2 personas
- 17
Compartir la ruta al lugar
- 18
Publicar información para el público
- 19
Enviar la información de los artistas
- 20
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 21
Hacer la compra
3 personas
- 22
Enfriar bebidas
2 personas
- 23
Preparar el catering
3 personas
- 24
Reunir los materiales
3 personas
- 25
Cargar el transporte
4 personas
Evento
- 26
Abrir la ubicación
2 personas
- 27
Colocar las barreras
4 personas
- 28
Montar el escenario
6 personas
- 29
Montar el sistema de sonido
5 personas
- 30
Montar la instalación de iluminación
4 personas
- 31
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
- 32
Preparar la zona del público
5 personas
- 33
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 34
Montar los puntos de catering
3 personas
- 35
Preparar las bebidas
3 personas
- 36
Colgar la decoración
3 personas
- 37
Colocar los paneles informativos
2 personas
- 38
Comprobar los baños
2 personas
- 39
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
- 40
Recibir a los artistas
2 personas
- 41
Preparar los camerinos de los artistas
2 personas
- 42
Hacer la prueba de sonido
6 personas
- 43
Realizar la comprobación de luces
4 personas
- 44
Revisar la prueba de catering
2 personas
- 45
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 46
Abrir la entrada para el público
4 personas
- 47
Recibir al público
6 personas
- 48
Servir café y té
3 personas
- 49
Servir aperitivos
4 personas
- 50
Rellenar las bebidas
3 personas
- 51
Anunciar el programa
- 52
Guiar los flujos de público
4 personas
- 53
Recoger la basura
3 personas
- 54
Reponer los baños
2 personas
- 55
Acompañar a los artistas
2 personas
- 56
Reponer el catering del descanso
3 personas
- 57
Coordinar las actuaciones
4 personas
- 58
Comprobar la seguridad del público
4 personas
- 59
Servir la última ronda
3 personas
- 60
Guiar al público hacia la salida
4 personas
Seguimiento
- 61
Desmontar el equipo de sonido
5 personas
- 62
Desmontar el equipo de iluminación
4 personas
- 63
Desmontar el catering
3 personas
- 64
Recoger el mobiliario
4 personas
- 65
Retirar los residuos
3 personas
- 66
Lavar la vajilla
3 personas
- 67
Limpiar el lugar
5 personas
- 68
Devolver los materiales
3 personas
- 69
Devolver el equipo alquilado
2 personas
- 70
Retirar la decoración
3 personas
- 71
Guardar los restos
2 personas
- 72
Recoger objetos perdidos
2 personas
- 73
Comprobar las facturas de proveedores
- 74
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 12
- Escalera del escenariocant. 2
- Mesas de vestuariocant. 4
- Sillas del vestuariocant. 12
- Mesas de cervezacant. 12
- Sillascant. 120
- Mesas altascant. 10
- Percheroscant. 4
- Papeleracant. 12
Equipo
- Altavoces de PAcant. 4
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Micrófonos con cablecant. 6
- Soportes de micrófonocant. 8
- Cajas DIcant. 4
- Supervisar a los ponentescant. 4
- Auricularescant. 4
- Atriles de músicacant. 8
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 10
- Canaletas para cablescant. 20
- Bridascant. 100
- Cables del escenariocant. 20
- Cinta gaffercant. 8
Iluminación
- Focos LEDcant. 12
- Luces del escenariocant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Iluminación ambientalcant. 10
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas de bateríacant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Cucharonescant. 12
- Tijerascant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 8
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 6
- Bandejas para servircant. 20
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Pinzascant. 8
Decoración
- Banderas de Países Bajoscant. 12
- Banderas de liberacióncant. 12
- Guirnaldascant. 10
- Mantelescant. 20
- Carteles del programacant. 6
- Carteles direccionalescant. 10
- Pulserascant. 300
Limpieza
- Sets de escobacant. 4
- Limpiacristalescant. 2
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Escobas de manocant. 6
- Guantes de limpiezacant. 12
- Pinzas para residuoscant. 4
- Escobillas de bañocant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra permisos y ubicación antes de reservar proveedores. Hazlo con varias semanas de margen, porque un cambio de lugar puede modificar el escenario, el sonido, la iluminación y la ruta de acceso.
- Pide a cada artista sus necesidades técnicas antes de contratar la producción. Confirma micrófonos, cajas DI, monitores, atriles, conexiones eléctricas y tiempos de prueba para evitar cambios el día del concierto.
- Publica un programa con horarios concretos y comparte la información de artistas y público al menos 7 días antes. Incluye la ruta al lugar, el acceso, el horario de apertura y un contacto para dudas.
- No dejes el catering para el final: recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y confirma el número de comensales con el proveedor varios días antes. Reserva también mesas, sillas y papeleras según la distribución del espacio.
- Prepara un plan operativo para el equipo: imprime el plan de emergencia y el plan de trabajo, asigna turnos de voluntariado y revisa el pronóstico 48 horas antes. El día anterior, reúne cables, iluminación, material de primeros auxilios y todo lo que debe salir en el transporte.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Concierto de la Liberación?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para comprobar permisos, fijar la ubicación y contratar artistas. Reserva la técnica, el escenario, la seguridad y el catering en cuanto estén confirmados el lugar y el programa.
- ¿Cuándo hay que cerrar las necesidades técnicas de los artistas?
- Recógelas entre 4 y 6 semanas antes y envíalas a la empresa de producción antes de cerrar la reserva. Vuelve a confirmarlas 7 días antes, junto con los horarios de carga, montaje y prueba de sonido.
- ¿Cuándo se debe enviar la información al público?
- Envía invitaciones y publica los datos prácticos al menos 7 días antes. Si hay inscripciones, fija una fecha de cierre entre 3 y 5 días antes para conocer el aforo y las preferencias dietéticas.
- ¿Qué hay que revisar el día anterior al concierto?
- Comprueba el pronóstico, imprime los planes, confirma voluntarios y proveedores, y reúne todo el material. Deja cargado el transporte la tarde anterior siempre que sea posible y verifica que haya cables, regletas, cinta gaffer, iluminación y material de primeros auxilios.
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