Zo organiseer je een Bevrijdingsconcert
Begin met de locatie, vergunningen en datum; die bepalen hoeveel publiek je kunt ontvangen en welke techniek nodig is. Leg daarna artiesten, podium, techniek, beveiliging en catering vast voordat je het programma publiceert. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen op tijd en zet alle afspraken in één draaiboek. In de laatste week controleer je de weersverwachting, laad je materialen en deel je route- en publieksinformatie. Zo voorkom je dat kabels, microfoons, noodinformatie of vrijwilligers pas op de concertdag worden geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Vergunningen controleren
- 2
Locatie definitief vastleggen
- 3
Artiesten contracteren
2 personen
- 4
Technische wensen verzamelen
2 personen
- 5
Programma samenstellen
2 personen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Catering reserveren
- 10
Techniek reserveren
- 11
Podium reserveren
- 12
Beveiliging reserveren
- 13
EHBO-middelen bestellen
- 14
Noodplan afdrukken
- 15
Draaiboek afdrukken
- 16
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
- 17
Route naar locatie delen
- 18
Publieksinformatie publiceren
- 19
Artiesteninformatie versturen
- 20
Weersverwachting controleren
- 21
Boodschappen doen
3 personen
- 22
Dranken koelen
2 personen
- 23
Catering voorbereiden
3 personen
- 24
Materialen verzamelen
3 personen
- 25
Transport laden
4 personen
Event
- 26
Locatie openen
2 personen
- 27
Afzettingen plaatsen
4 personen
- 28
Podium opbouwen
6 personen
- 29
Geluidsinstallatie opbouwen
5 personen
- 30
Lichtinstallatie opbouwen
4 personen
- 31
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
- 32
Publieksruimte inrichten
5 personen
- 33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 34
Cateringpunten inrichten
3 personen
- 35
Dranken klaarzetten
3 personen
- 36
Decoratie ophangen
3 personen
- 37
Informatieborden plaatsen
2 personen
- 38
Toiletten controleren
2 personen
- 39
EHBO-punt inrichten
2 personen
- 40
Artiesten ontvangen
2 personen
- 41
Artiestenkleedkamers inrichten
2 personen
- 42
Soundcheck uitvoeren
6 personen
- 43
Lichtcheck uitvoeren
4 personen
- 44
Cateringproef controleren
2 personen
- 45
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 46
Publieksingang openen
4 personen
- 47
Publiek ontvangen
6 personen
- 48
Koffie en thee serveren
3 personen
- 49
Hapjes serveren
4 personen
- 50
Dranken bijvullen
3 personen
- 51
Programma aankondigen
- 52
Publieksstromen begeleiden
4 personen
- 53
Afval verzamelen
3 personen
- 54
Toiletten bijvullen
2 personen
- 55
Artiesten begeleiden
2 personen
- 56
Pauze catering aanvullen
3 personen
- 57
Optredens begeleiden
4 personen
- 58
Publieksveiligheid controleren
4 personen
- 59
Laatste ronde serveren
3 personen
- 60
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen
Nazorg
- 61
Geluidsapparatuur afbreken
5 personen
- 62
Lichtapparatuur afbreken
4 personen
- 63
Catering afbouwen
3 personen
- 64
Meubilair verzamelen
4 personen
- 65
Afval afvoeren
3 personen
- 66
Servies afwassen
3 personen
- 67
Locatie schoonmaken
5 personen
- 68
Materialen terugbrengen
3 personen
- 69
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
- 70
Decoratie verwijderen
3 personen
- 71
Restanten opslaan
2 personen
- 72
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
- 73
Leveranciersfacturen controleren
- 74
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 12
- Podiumtrapaantal 2
- Kleedkamertafelsaantal 4
- Kleedkamerstoelenaantal 12
- Biertafelsaantal 12
- Stoelenaantal 120
- Statafelsaantal 10
- Kledingrekkenaantal 4
- Afvalbakkenaantal 12
Apparatuur
- PA-speakersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Mengtafel
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Bedrade microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 8
- DI-boxenaantal 4
- Monitor speakersaantal 4
- Koptelefoonsaantal 4
- Muzieklessenaarsaantal 8
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 10
- Kabelgotenaantal 20
- Kabelbindersaantal 100
- Podiumkabelsaantal 20
- Gaffer tapeaantal 8
Verlichting
- LED-spotsaantal 12
- Podiumlampenaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 10
- Lichtslingersaantal 8
- Batterijlampenaantal 12
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 250
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Opscheplepelsaantal 12
- Scharenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 8
- Snijplankenaantal 6
- Koksmessenaantal 6
- Serveerplateausaantal 20
- Voorraadbakkenaantal 12
- Tangenaantal 8
Decoratie
- Nederlandse vlaggenaantal 12
- Bevrijdingsvlaggenaantal 12
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Tafelkledenaantal 20
- Programmabordenaantal 6
- Pijlbordenaantal 10
- Polsbandjesaantal 300
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Handvegersaantal 6
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Afvalgrijpersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Controleer vergunningen voordat je artiesten en locatie definitief vastlegt. Plan hiervoor minimaal 8 weken voorbereiding, omdat voorwaarden voor publiek, geluid, eindtijd en veiligheid je programma kunnen beïnvloeden.
- Vraag technische wensen direct bij de artiesten op en vergelijk die met je reservering. Controleer vóór de opbouw of PA-speakers, subwoofers, microfoons, DI-boxen, monitor speakers en voldoende verlengkabels aanwezig zijn.
- Maak het draaiboek niet alleen voor het podiumprogramma. Zet ook tijden voor catering, beveiliging, EHBO, vrijwilligers, soundcheck, transport en een eventuele weerswijziging erin en druk minstens 2 exemplaren af.
- Publiceer route, aanvangstijd, toegankelijkheidsinformatie en contactgegevens uiterlijk 1 week vooraf. Deel artiesteninformatie apart met contactpersonen, zodat zij weten waar ze parkeren, laden en zich kunnen omkleden.
- Plan de opbouw als een aparte productiefase: podiumdelen en podiumtrap eerst, daarna techniek en verlichting, vervolgens stoelen, tafels en afvalbakken. Laat vóór publieksontvangst alle kabels vastzetten met kabelgoten, kabelbinders en gaffer tape en test iedere microfoon.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een Bevrijdingsconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Regel vergunningen en locatie eerst; leg artiesten, podium, techniek, beveiliging en catering uiterlijk 8 weken voor de concertdatum vast.
- Welke techniek heb je nodig voor een Bevrijdingsconcert?
- Dat hangt af van publiek en programma, maar controleer minimaal PA-speakers, subwoofers, een mengtafel, microfoons, microfoonstatieven, DI-boxen en monitor speakers. Reserveer techniek ten minste 6 weken vooraf en plan een soundcheck op de opbouwdag.
- Wanneer verstuur je informatie voor een Bevrijdingsconcert?
- Stuur uitnodigingen zodra locatie, programma en aanvangstijd definitief zijn, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Publiceer route en praktische publieksinformatie uiterlijk 1 week voor het concert en verwerk dieetwensen vóór je catering definitief bestelt.
- Wat moet er in een draaiboek voor een Bevrijdingsconcert staan?
- Neem per onderdeel een tijd, verantwoordelijke en contactpersoon op: opbouw, soundcheck, programma, catering, beveiliging, EHBO, vrijwilligers, afbouw en transport. Maak ook een noodplan voor slecht weer en druk het draaiboek minimaal 1 dag vooraf af.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!