Organiser un concert de bande originale, étape par étape

Un concert de bande originale demande de coordonner les artistes, la technique et l’accueil du public dans le bon ordre. Commencez par confirmer le lieu, les autorisations et les engagements artistiques avant d’ouvrir la billetterie. La fiche technique doit ensuite guider la scène, la sonorisation, les éclairages et les instruments à prévoir. Les derniers jours servent surtout à vérifier les inscriptions, les besoins alimentaires, les transports et le déroulé minute par minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver définitivement le lieu
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
3
Engager les artistes
4
Établir le programme musical
2 personnes
5
Demander la fiche technique
6
Finaliser les accords de restauration
7
Vérifier l’assurance
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir la vente de billets en ligne
10
Publier le matériel promotionnel
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Réserver le transport des artistes
14
Envoyer les infos de parking
15
Imprimer le déroulé
16
Vérifier la liste des artistes
17
Vérifier la planification technique
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Réfrigérer les stocks périssables
2 personnes
20
Inspecter le lieu et les environs
2 personnes
21
Nettoyer le sol et l’espace public
3 personnes
22
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
23
Monter la scène
4 personnes
24
Installer le système de sonorisation
4 personnes
25
Brancher les microphones
2 personnes
26
Installer les instruments
3 personnes
27
Installer l'éclairage
3 personnes
28
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
29
Effectuer la vérification du son
4 personnes
30
Effectuer le test d’éclairage
3 personnes
31
Balance sonore avec les artistes
6 personnes
32
Installer les chaises et les tables
4 personnes
33
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
34
Aménager le vestiaire
2 personnes
35
Installer le bar et les buffets
4 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Préparer les en-cas
4 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Installer les panneaux de parcours et de programme
2 personnes
40
Vérifier les toilettes
2 personnes
41
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
42
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

43
Tenir l'entrée
3 personnes
44
Tenir le vestiaire
2 personnes
45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Distribuer le programme
2 personnes
47
Servir les boissons
4 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
51
Coordonner les changements de scène
3 personnes
52
Accompagner les artistes
2 personnes
53
Annoncer la pause
54
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
55
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
56
Vérifier le niveau sonore
57
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
58
Accompagner l’au revoir et la sortie
3 personnes
59
Gérer le vestiaire
2 personnes

Suivi

60
Fermer le bar
3 personnes
61
Éteindre l’équipement
3 personnes
62
Ranger les instruments en toute sécurité
3 personnes
63
Rassembler les déchets
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
5 personnes
66
Démonter le mobilier
4 personnes
67
Démonter la technique
4 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
70
Compter le stock
2 personnes
71
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
72
Vérifier le matériel
2 personnes
73
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
74
Retourner le matériel du fournisseur
2 personnes
75
Vérifier les factures en attente

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 8
Escaliers de scèneqté 2
Chaises de concertqté 120
Tables pliantesqté 12
Tables hautesqté 8
Portantsqté 4
Cintres de vestiaireqté 150
Poubellesqté 10

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones de chantqté 4
Microphones d’instrumentsqté 6
Pieds de microqté 10
Boîtiers DIqté 4
Caissons de monitoringqté 4
Câbles d'instrumentsqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Pupitres de musiqueqté 12
Piano numérique
Kit de batterie

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Console de mixage lumière
Éclairage d’ambianceqté 12

Vaisselle

Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Bacs isothermesqté 8

Décoration

Affiches de films à thèmeqté 20
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 20
Pupitres de programmeqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et les autorisations avant toute annonce publique : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour vérifier les déclarations, l’assurance et les contraintes d’accueil.
Demandez la fiche technique à chaque artiste dès la signature. Faites-la relire au responsable son et lumière avant de réserver les microphones, boîtiers DI, retours, câbles et projecteurs.
Construisez le programme musical avant de lancer la vente des billets. Gardez une marge d’au moins 30 minutes pour les changements de plateau, l’accord du piano numérique ou l’installation de la batterie.
Fermez les inscriptions et recueillez les besoins alimentaires 5 à 7 jours avant le concert. Réfrigérez les produits périssables le jour prévu et séparez clairement les boissons des artistes de celles du public.
Faites une inspection complète du lieu le jour du montage : scène dégagée, escaliers en place, chaises installées, câbles sécurisés et accès public nettoyé. Imprimez le déroulé en plusieurs exemplaires pour l’accueil, la régie et les artistes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de bande originale ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, les autorisations, les artistes, la technique, la restauration et la billetterie sans traiter les derniers détails dans l’urgence.
Quand faut-il ouvrir la billetterie d’un concert ?: Ouvrez-la une fois le lieu, la date, le programme et les conditions d’accès confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le concert. Publiez les informations de parking et les horaires dès qu’elles sont définitives.
Quand demander la fiche technique aux musiciens ?: Demandez-la au moment où l’engagement est confirmé, puis vérifiez-la au plus tard 3 semaines avant le concert. Une seconde vérification 48 heures avant permet de repérer un changement d’instrument ou de configuration.
Combien de temps prévoir pour le montage technique ?: Réservez au minimum 4 à 6 heures pour monter la scène, installer la sonorisation et les éclairages, brancher les microphones et effectuer les balances. Ajoutez du temps si plusieurs ensembles changent de plateau.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.