Zo organiseer je een soundtrackconcert
Een soundtrackconcert vraagt om een strakke volgorde: eerst leg je locatie, artiesten en techniek vast, daarna bouw je publiek en productie op. Begin met het muziekprogramma en vraag direct de technische rider op, zodat podium, microfoons, monitoren en stroom op elkaar aansluiten. Regel vergunningen, verzekering en catering voordat de kaartverkoop opent. In de laatste week draait alles om bevestigen, koelen, printen en controleren; juist daar ontstaan de meeste problemen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie definitief reserveren
- 2
Vergunningen en meldingen controleren
- 3
Artiesten contracteren
- 4
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
- 5
Technische rider opvragen
- 6
Cateringafspraken vastleggen
- 7
Verzekering controleren
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Online ticketverkoop openen
- 10
Promotiemateriaal publiceren
2 personen
- 11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 12
Dieetwensen verzamelen
- 13
Artiestenvervoer reserveren
- 14
Parkeerinformatie versturen
- 15
Draaiboek printen
- 16
Artiestenlijst controleren
- 17
Technische planning controleren
2 personen
- 18
Boodschappen doen
3 personen
- 19
Bederfelijke voorraad koelen
2 personen
- 20
Locatie en omgeving inspecteren
2 personen
- 21
Vloer en publieksruimte reinigen
3 personen
- 22
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
- 23
Podium opbouwen
4 personen
- 24
Geluidsinstallatie plaatsen
4 personen
- 25
Microfoons aansluiten
2 personen
- 26
Instrumenten klaarzetten
3 personen
- 27
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
- 28
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
- 29
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
- 30
Lichttest uitvoeren
3 personen
- 31
Soundcheck met artiesten
6 personen
- 32
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
- 33
Entreebalie inrichten
2 personen
- 34
Garderobe inrichten
2 personen
- 35
Bar en buffetten inrichten
4 personen
- 36
Dranken koud zetten
2 personen
- 37
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 38
Versiering ophangen
3 personen
- 39
Route- en programmaborden plaatsen
2 personen
- 40
Toiletten controleren
2 personen
- 41
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
- 42
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
- 43
Entree bemannen
3 personen
- 44
Garderobe bemannen
2 personen
- 45
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 46
Programma uitdelen
2 personen
- 47
Dranken serveren
4 personen
- 48
Hapjes serveren
3 personen
- 49
Dranken bijvullen
2 personen
- 50
Buffetvoorraad aanvullen
2 personen
- 51
Podiumwissels begeleiden
3 personen
- 52
Artiesten begeleiden
2 personen
- 53
Pauze aankondigen
- 54
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
- 55
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
- 56
Geluidsniveau controleren
- 57
Laatste optreden begeleiden
3 personen
- 58
Afscheid en uitgang begeleiden
3 personen
- 59
Garderobe afhandelen
2 personen
Nazorg
- 60
Bar sluiten
3 personen
- 61
Apparatuur uitschakelen
3 personen
- 62
Instrumenten veilig opbergen
3 personen
- 63
Afval verzamelen
4 personen
- 64
Servies afwassen
3 personen
- 65
Locatie schoonmaken
5 personen
- 66
Meubilair afbreken
4 personen
- 67
Techniek afbreken
4 personen
- 68
Decoratie verwijderen
3 personen
- 69
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
- 70
Voorraad tellen
2 personen
- 71
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
- 72
Materialen controleren
2 personen
- 73
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 74
Leveranciersmateriaal retourneren
2 personen
- 75
Openstaande rekeningen controleren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 8
- Podiumtrappenaantal 2
- Concertstoelenaantal 120
- Klaptafelsaantal 12
- Statafelsaantal 8
- Garderoberekkenaantal 4
- Garderobehangersaantal 150
- Afvalbakkenaantal 10
Apparatuur
- PA-speakersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Mengpaneel
- Zangmicrofoonsaantal 4
- Instrumentmicrofoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 10
- DI-boxenaantal 4
- Monitorboxenaantal 4
- Instrumentkabelsaantal 20
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 10
- Muzieklessenaarsaantal 12
- Digitale piano
- Drumstel
Verlichting
- LED-podiumlampenaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Lichtmengpaneel
- Sfeerverlichtingaantal 12
Servies
- Waterglazenaantal 150
- Wijnglazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Serveerschalenaantal 20
- Serveertangenaantal 10
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Koelbakkenaantal 8
Decoratie
- Themafilmpostersaantal 20
- Podiumdoekenaantal 4
- Tafelkledenaantal 20
- Programmastandaardsaantal 6
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Handvegersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie pas definitief nadat je capaciteit, podiumruimte, stroompunten en publieksopstelling hebt gecontroleerd. Plan minimaal één inspectie vóór de opbouw en noteer waar podiumdelen, concertstoelen en garderoberekken komen.
- Vraag de technische rider direct na het contract op en vertaal die naar een aansluitplan. Tel per microfoon, DI-box, monitorbox en instrumentkabel wat nodig is en houd enkele kabels en stekkerdozen als reserve achter de hand.
- Open de online ticketverkoop pas wanneer programma, aanvangstijd, zaalindeling en parkeerinformatie vaststaan. Stuur parkeerinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf en verzamel dieetwensen tot uiterlijk 5 dagen voor het concert.
- Maak het draaiboek op volgorde van laden, opbouw, soundcheck, deuren open, concert en afbouw. Print minimaal 3 exemplaren: één voor de productie, één voor techniek en één voor de locatieverantwoordelijke.
- Plan de laatste voorraadcontrole op de dag vóór het concert. Koel bederfelijke catering direct, tel glazen en kopjes na en controleer vóór de soundcheck of PA-speakers, mengpaneel, microfoons, podiumverlichting en digitale piano werken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een soundtrackconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met locatie, artiesten en muziekprogramma. Vergunningen, verzekering en technische afspraken regel je uiterlijk 8 weken voor de concertdatum; kaartverkoop kan daarna openen.
- Wanneer moet je de technische rider opvragen voor een soundtrackconcert?
- Vraag de rider direct bij het contract op, idealiter 3 tot 4 maanden vooraf. Laat de technische planning uiterlijk 2 weken voor het concert controleren en plan de soundcheck op dezelfde dag vóór de deuren opengaan.
- Hoeveel drankjes moet je voorzien per bezoeker?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur, afhankelijk van de concertduur. Tel daarnaast koffie, waterglazen en wijnglazen apart wanneer die tijdens de ontvangst of pauze worden gebruikt.
- Wanneer stuur je parkeerinformatie en dieetvragen naar bezoekers?
- Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie 5 dagen vóór het concert. Stuur parkeerinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat bezoekers hun route en aankomsttijd kunnen plannen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!