Soundtrackkonzert organisieren: vom Programm bis zum Einlass

Bei einem Soundtrackkonzert müssen Musikprogramm, Bühnenumbau und Technik exakt zusammenspielen. Beginne deshalb mit dem verbindlich reservierten Veranstaltungsort und kläre danach Genehmigungen, Künstler und den technischen Rider. Erst wenn Ablauf, Ticketverkauf und Catering feststehen, lohnt sich die Einladung. Am Veranstaltungstag entscheiden ein getesteter Soundcheck, freie Bühnenflächen und ein ausgedruckter Ablaufplan darüber, ob der Abend ruhig läuft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Veranstaltungsort verbindlich reservieren
2
Genehmigungen und Meldungen prüfen
3
Künstler buchen
4
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
5
Technischen Rider anfordern
6
Cateringabsprachen festhalten
7
Versicherung prüfen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Online-Ticketverkauf öffnen
10
Werbematerial veröffentlichen
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Künstlertansport reservieren
14
Parkinformationen versenden
15
Ablaufplan ausdrucken
16
Künstlerliste prüfen
17
Technische Planung überprüfen
2 Personen
18
Einkaufen gehen
3 Personen
19
Verderbliche Vorräte kühlen
2 Personen
20
Ort und Umgebung inspizieren
2 Personen
21
Boden und Publikumsbereich reinigen
3 Personen
22
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
23
Bühne aufbauen
4 Personen
24
Beschallungsanlage aufstellen
4 Personen
25
Mikrofone anschließen
2 Personen
26
Instrumente bereitstellen
3 Personen
27
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
28
Stromversorgung anschließen
2 Personen
29
Soundcheck durchführen
4 Personen
30
Lichttest durchführen
3 Personen
31
Soundcheck mit den Künstlern
6 Personen
32
Stühle und Tische aufstellen
4 Personen
33
Eingangstresen einrichten
2 Personen
34
Garderobe einrichten
2 Personen
35
Bar und Buffets einrichten
4 Personen
36
Getränke kalt stellen
2 Personen
37
Snacks vorbereiten
4 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Route- und Programmschilder aufstellen
2 Personen
40
Toiletten kontrollieren
2 Personen
41
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
42
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

43
Eingang besetzen
3 Personen
44
Garderobe besetzen
2 Personen
45
Besucher empfangen
3 Personen
46
Programm verteilen
2 Personen
47
Getränke servieren
4 Personen
48
Snacks servieren
3 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Buffetvorräte auffüllen
2 Personen
51
Bühnenwechsel begleiten
3 Personen
52
Künstler betreuen
2 Personen
53
Pause ankündigen
54
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
55
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
56
Lautstärke kontrollieren
57
Letzten Auftritt begleiten
3 Personen
58
Verabschiedung und Ausgang begleiten
3 Personen
59
Garderobe abwickeln
2 Personen

Nachbereitung

60
Bar schließen
3 Personen
61
Geräte ausschalten
3 Personen
62
Instrumente sicher verstauen
3 Personen
63
Abfall sammeln
4 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Location reinigen
5 Personen
66
Möbel abbauen
4 Personen
67
Technik abbauen
4 Personen
68
Dekoration entfernen
3 Personen
69
Fundsachen sammeln
2 Personen
70
Bestände zählen
2 Personen
71
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
72
Materialien prüfen
2 Personen
73
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
74
Material des Lieferanten zurückgeben
2 Personen
75
Offene Rechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 8
BühnentreppenAnz. 2
KonzertstühleAnz. 120
KlappischeAnz. 12
StehtischeAnz. 8
GarderobenständerAnz. 4
GarderobenbügelAnz. 150
AbfallbehälterAnz. 10

Ausstattung

PA-LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
GesangsmikrofoneAnz. 4
InstrumentenmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 10
DI-BoxenAnz. 4
MonitorboxenAnz. 4
InstrumentenkabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
NotenpulteAnz. 12
Digitalpiano
Schlagzeug

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
Lichtmischpult
StimmungsbeleuchtungAnz. 12

Geschirr

WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 10

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
KühlwannenAnz. 8

Dekoration

ThemenfilmposterAnz. 20
BühnentücherAnz. 4
TischdeckenAnz. 20
ProgrammständerAnz. 6

Reinigung

BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
HandfegerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Fordere den technischen Rider direkt nach der Künstlerbuchung an. Prüfe mindestens eine Woche vor dem Konzert, ob PA, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, Monitorboxen und Instrumentenkabel zum Programm passen.
Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Für Bühne, Beschallung, Licht und Soundcheck solltest du mehrere Stunden vor dem Publikum vor Ort sein. Reserviere zusätzlich Zeit für eine Kontrolle der Strom- und Kabelwege.
Öffne den Online-Ticketverkauf erst, wenn Kapazität, Sitz- oder Stehbereiche und Einlassablauf feststehen. Verschicke Parkinformationen spätestens mit der Einladung, damit Rückfragen am Konzerttag ausbleiben.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und halte die Cateringabsprache schriftlich fest. Verderbliche Vorräte gehören am Veranstaltungstag gekühlt bereit, nicht erst kurz vor Beginn organisiert.
Kontrolliere vor dem Einlass Bühnenbereich, Publikumsfläche, Garderobe und Abfallbehälter. Ein ausgedruckter Ablaufplan, eine geprüfte Künstlerliste und freie Bühnentreppen verhindern Verzögerungen beim Wechsel der Acts.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Soundtrackkonzert organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Veranstaltungsort, Genehmigungen und Künstlerbuchungen. Technik, Tickets und Catering sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte der technische Rider angefordert werden?: Fordere ihn unmittelbar nach der Buchung des Künstlers an, idealerweise 8 Wochen vor dem Konzert. Prüfe die technische Planung spätestens 7 Tage vor dem Aufbau erneut mit dem Veranstaltungsort und dem Technikteam.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Soundtrackkonzert?: Plane mehrere Stunden zwischen Zugang zum Veranstaltungsort und Einlass ein. Bühne, PA, Mikrofone, Licht und Soundcheck sollten vollständig abgeschlossen sein, bevor die ersten Gäste eintreffen.
Wann verschickt man Einladungen und Parkinformationen?: Verschicke Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. Park- und Anreiseinformationen sollten spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung an alle angemeldeten Gäste gehen.

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