Cómo organizar un concierto de banda sonora paso a paso

Organizar un concierto de banda sonora requiere coordinar música, artistas, permisos y una producción técnica precisa. Empieza por cerrar el lugar y comprobar las notificaciones necesarias; después confirma músicos, programa, presupuesto y necesidades del rider técnico. La venta de entradas y la promoción deben estar listas antes de que empiece el montaje. El día del concierto, el orden importa: inspecciona el espacio, prepara el escenario, instala sonido e iluminación y deja tiempo para las pruebas y los cambios de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar definitivamente el lugar
2
Comprobar permisos y notificaciones
3
Contratar artistas
4
Preparar el programa musical
2 personas
5
Solicitar el rider técnico
6
Cerrar acuerdos de catering
7
Comprobar el seguro
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Abrir la venta de entradas en línea
10
Publicar el material promocional
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Reservar transporte para artistas
14
Enviar la información de aparcamiento
15
Imprimir el plan de trabajo
16
Comprobar la lista de artistas
17
Comprobar la planificación técnica
2 personas
18
Hacer la compra
3 personas
19
Enfriar los productos perecederos
2 personas
20
Inspeccionar el lugar y los alrededores
2 personas
21
Limpiar el suelo y la zona de público
3 personas
22
Despejar el espacio del escenario
3 personas
23
Montar el escenario
4 personas
24
Instalar el sistema de sonido
4 personas
25
Conectar los micrófonos
2 personas
26
Preparar los instrumentos
3 personas
27
Montar la instalación de iluminación
3 personas
28
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
29
Realizar la prueba de sonido
4 personas
30
Realizar la prueba de luces
3 personas
31
Prueba de sonido con los artistas
6 personas
32
Montar sillas y mesas
4 personas
33
Montar el mostrador de entrada
2 personas
34
Montar el guardarropa
2 personas
35
Montar el bar y los bufés
4 personas
36
Enfriar las bebidas
2 personas
37
Preparar aperitivos
4 personas
38
Colgar la decoración
3 personas
39
Colocar los carteles de ruta y programa
2 personas
40
Comprobar los baños
2 personas
41
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
42
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

43
Atender la entrada
3 personas
44
Atender el guardarropa
2 personas
45
Recibir a los visitantes
3 personas
46
Repartir el programa
2 personas
47
Servir las bebidas
4 personas
48
Servir aperitivos
3 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Reponer el stock del buffet
2 personas
51
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
52
Acompañar a los artistas
2 personas
53
Anunciar el descanso
54
Mantener limpia la zona del público
2 personas
55
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
56
Comprobar el nivel de sonido
57
Coordinar la última actuación
3 personas
58
Despedida y acompañar a la salida
3 personas
59
Gestionar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

60
Cerrar el bar
3 personas
61
Apagar el equipo
3 personas
62
Guardar los instrumentos de forma segura
3 personas
63
Recoger la basura
4 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Limpiar el lugar
5 personas
66
Desmontar el mobiliario
4 personas
67
Desmontar el equipo técnico
4 personas
68
Retirar la decoración
3 personas
69
Recoger objetos perdidos
2 personas
70
Contar el inventario
2 personas
71
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
72
Comprobar los materiales
2 personas
73
Devolver el material prestado
2 personas
74
Devolver el material del proveedor
2 personas
75
Comprobar facturas pendientes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 8
Escaleras del escenariocant. 2
Sillas de conciertocant. 120
Mesas plegablescant. 12
Mesas altascant. 8
Percheroscant. 4
Perchas para el guardarropacant. 150
Papeleracant. 10

Equipo

Altavoces de PAcant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos para cantocant. 4
Micrófonos de instrumentocant. 6
Soportes de micrófonocant. 10
Cajas DIcant. 4
Cajas de monitorcant. 4
Cables de instrumentoscant. 20
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Atriles de músicacant. 12
Piano digital
Batería

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Mesa de mezclas de luces
Iluminación ambientalcant. 12

Vajilla

Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 100
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Contenedores isotérmicoscant. 8

Decoración

Carteles temáticos de películascant. 20
Telones de escenariocant. 4
Mantelescant. 20
Atriles para programascant. 6

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Escobas de manocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar antes de contratar artistas y abrir la venta de entradas. Confirma por escrito horarios de acceso, aforo, montaje, desmontaje y condiciones del seguro al menos 6 semanas antes.
Pide el rider técnico a cada artista en cuanto se confirme su participación. Compáralo con el equipo disponible: altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI, monitores y cables.
Prepara el programa musical con tiempos reales, incluidos cambios de instrumento y pausas. Para un concierto de 90 minutos, reserva al menos 30 minutos adicionales en la planificación general por posibles ajustes.
No dejes el catering y las preferencias dietéticas para la última semana. Recoge las respuestas al cerrar las inscripciones y confirma cantidades, bebidas y horarios de servicio entre 7 y 10 días antes.
Planifica el día del evento por franjas horarias y asigna un responsable a cada área. El escenario, el sonido, la iluminación, el guardarropa, las entradas y el catering deben tener una persona de referencia antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de banda sonora?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios artistas y necesitas venta de entradas. Reserva como mínimo 6 semanas para permisos, contratación, promoción y coordinación técnica.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?: Programa la prueba de sonido entre 2 y 3 horas antes de que llegue el público. Añade tiempo extra si hay piano digital, batería, varios micrófonos de instrumento o cambios frecuentes en el programa.
¿Qué hay que comprobar antes de abrir las puertas?: Haz una revisión final 45 minutos antes: lista de artistas, programa, entradas, iluminación, micrófonos, monitores, cables, agua y zona de público. Comprueba también que el escenario esté despejado y que las salidas sigan accesibles.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones y abrir la venta de entradas?: Abre la venta cuando el lugar, la fecha, el programa básico y los artistas estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Envía la información de acceso y aparcamiento durante la semana previa al concierto.

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