Organiser un concert dans un parc, étape par étape

Un concert dans un parc se prépare dans un ordre précis : commence par la date, le programme et la réservation du lieu, puis sécurise les autorisations et les artistes. La technique, l’électricité et l’assurance doivent être réglées avant d’envoyer les invitations. Ensuite, dimensionne le catering selon les inscriptions, répartis les bénévoles et vérifie le terrain. Les deux derniers jours servent surtout à contrôler la météo, recevoir les livraisons et tester chaque élément sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu du parc
3
Demander les autorisations
4
Confirmer les artistes
2 personnes
5
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
6
Réserver le système de sonorisation
7
Prévoir l'alimentation électrique
8
Vérifier l’assurance
9
Concevoir les invitations
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
14
Confirmer les fournisseurs
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Publier le programme
17
Vérifier les prévisions météo
18
Passer en revue le scénario d’urgence
3 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes

Événement

23
Vérifier à nouveau les prévisions météo
24
Inspecter le terrain du parc
2 personnes
25
Recevoir les livraisons
2 personnes
26
Installer les barrières
3 personnes
27
Marquer la zone du podium
2 personnes
28
Installer les tentes de fête
4 personnes
29
Installer les tables
3 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Installer le système de sonorisation
3 personnes
32
Brancher les microphones
2 personnes
33
Brancher l’éclairage
2 personnes
34
Sécuriser les câbles
2 personnes
35
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
36
Effectuer la vérification du son
3 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
38
Mettre les boissons au bar
2 personnes
39
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Aménager le point d’information
2 personnes
42
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
43
Accueillir les artistes
2 personnes
44
Accueillir le public
3 personnes
45
Annoncer le programme
46
Accompagner les spectacles
3 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Servir les boissons
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
53
Gérer les pauses des artistes
54
Répondre aux questions du public
2 personnes
55
Annoncer le dernier numéro
56
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

57
Éteindre le système de sonorisation
2 personnes
58
Clôturer le catering
3 personnes
59
Rassembler la vaisselle
3 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Retirer la décoration
2 personnes
63
Démonter les tentes de fête
4 personnes
64
Nettoyer le site
4 personnes
65
Emballer les câbles et le matériel
3 personnes
66
Trier les objets empruntés
2 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
69
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
70
Retourner le matériel
2 personnes
71
Inspection finale du parc
2 personnes
72
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 8
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 2
Éléments de podiumqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Pieds de haut-parleurqté 2
Boîtiers DIqté 3
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Groupe électrogène

Éclairage

Kits d’éclairage LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Panneaux de menuqté 4
Panneaux directionnelsqté 8
Affiches du programmeqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateauxqté 8
Bacs de rangementqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 2
Bouilloiresqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 6
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24
Balais à mainqté 4
Pompes de désinfectionqté 6
Rouleaux de papier toiletteqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le parc avant de confirmer les artistes. Demande les autorisations suffisamment tôt : leur délai peut être plus long que celui de la sonorisation ou du catering.
Recueille les besoins techniques de chaque artiste par écrit, puis réserve le système de sonorisation adapté. Vérifie notamment les microphones, boîtiers DI, câbles, pieds et retours nécessaires.
Prévois l’électricité avant l’installation : compte les prises, rallonges et multiprises, protège les câbles avec des goulottes et réserve un groupe électrogène si le parc ne fournit pas assez de puissance.
Ne dimensionne pas le catering au nombre d’invitations envoyées. Utilise les inscriptions et les besoins alimentaires recueillis pour calculer les quantités, puis confirme les fournisseurs et la réception des livraisons.
Fais une première vérification météo plusieurs jours avant, puis une seconde la veille. Définis à l’avance le scénario d’urgence, l’emplacement des tentes et la personne qui décide d’un changement de programme.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert dans un parc ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour un concert avec artistes, autorisations, sonorisation et catering. Commence encore plus tôt si la commune exige plusieurs validations ou si le programme comprend plusieurs groupes.
Quand faut-il réserver la sonorisation d’un concert en plein air ?: Réserve-la dès que les artistes et leurs besoins techniques sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le concert. Demande un inventaire précis pour éviter de découvrir la veille qu’il manque des microphones, des câbles ou de la puissance.
Combien de boissons prévoir pour un concert dans un parc ?: Pour la première heure, compte environ 2 à 3 boissons par personne, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajuste ce volume selon la durée du concert, la météo et la présence d’eau, de café et d’en-cas.
Quand vérifier la météo pour un concert dans un parc ?: Fais une première vérification 5 à 7 jours avant, puis une nouvelle la veille et le matin même. À la dernière vérification, confirme les tentes, la protection du matériel électrique et l’application du scénario d’urgence.

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