Zo organiseer je een parkconcert zonder last-minute stress
Een parkconcert organiseren begint niet met het boeken van een band, maar met de volgorde van besluiten. Leg eerst datum, programma en park vast; regel daarna vergunningen, stroom, geluid en verzekering. Zodra artiesten en techniek bevestigd zijn, kun je uitnodigingen, aanmeldingen en catering goed plannen. In de laatste week draait alles om controle: weersverwachting, leveringen, terrein, materialen en de inzet van vrijwilligers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Parklocatie reserveren
- 3
Vergunningen aanvragen
- 4
Artiesten bevestigen
2 personen
- 5
Technische wensen verzamelen
2 personen
- 6
Geluidssysteem reserveren
- 7
Stroomvoorziening regelen
- 8
Verzekering controleren
- 9
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
- 10
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 11
Aanmeldingen verwerken
- 12
Dieetwensen verzamelen
- 13
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
- 14
Leveranciers bevestigen
- 15
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 16
Programma publiceren
- 17
Weersverwachting controleren
- 18
Noodscenario doornemen
3 personen
- 19
Boodschappen doen
3 personen
- 20
Dranken koelen
2 personen
- 21
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 22
Materialen verzamelen
3 personen
Event
- 23
Weersverwachting opnieuw controleren
- 24
Parkterrein inspecteren
2 personen
- 25
Leveringen aannemen
2 personen
- 26
Afzettingen plaatsen
3 personen
- 27
Podiumzone markeren
2 personen
- 28
Partytenten opzetten
4 personen
- 29
Tafels opstellen
3 personen
- 30
Stoelen opstellen
3 personen
- 31
Geluidssysteem opbouwen
3 personen
- 32
Microfoons aansluiten
2 personen
- 33
Verlichting aansluiten
2 personen
- 34
Kabels veilig afwerken
2 personen
- 35
Stroomvoorziening testen
2 personen
- 36
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
- 37
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 38
Dranken bij de bar zetten
2 personen
- 39
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
- 40
Afvalpunten inrichten
2 personen
- 41
Infopunt inrichten
2 personen
- 42
Toiletvoorzieningen controleren
2 personen
- 43
Artiesten ontvangen
2 personen
- 44
Publiek verwelkomen
3 personen
- 45
Programma aankondigen
- 46
Optredens begeleiden
3 personen
- 47
Hapjes serveren
3 personen
- 48
Dranken serveren
3 personen
- 49
Dranken bijvullen
2 personen
- 50
Buffet aanvullen
2 personen
- 51
Afvalbakken legen
2 personen
- 52
Toiletten tussentijds controleren
- 53
Artiestenpauzes verzorgen
- 54
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
- 55
Laatste optreden aankondigen
- 56
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
- 57
Geluidssysteem uitschakelen
2 personen
- 58
Catering afsluiten
3 personen
- 59
Servies verzamelen
3 personen
- 60
Afval verzamelen
3 personen
- 61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 62
Decoratie verwijderen
2 personen
- 63
Partytenten afbreken
4 personen
- 64
Terrein schoonmaken
4 personen
- 65
Kabels en apparatuur inpakken
3 personen
- 66
Geleende spullen sorteren
2 personen
- 67
Servies afwassen
3 personen
- 68
Materialen drogen en opbergen
2 personen
- 69
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
- 70
Apparatuur retourneren
2 personen
- 71
Parkterrein eindinspecteren
2 personen
- 72
Gevonden voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Biertafelsaantal 8
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 8
- Buffettafelsaantal 4
- Garderoberekkenaantal 2
- Podiumdelenaantal 6
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Koffiekannenaantal 4
- Waterkannenaantal 8
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Subwoofersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- Luidsprekerstatievenaantal 2
- DI-boxenaantal 3
- Audiokabelsaantal 12
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelgotenaantal 12
- Aggregaat
Verlichting
- Led-lichtsetsaantal 4
- Lichtslingersaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 8
- Reservebatterijenaantal 24
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Tafelkledenaantal 12
- Menubordenaantal 4
- Richtingsbordenaantal 8
- Programmapostersaantal 12
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Dienbladenaantal 8
- Opslagbakkenaantal 12
- Flessenopenersaantal 4
- Kurkentrekkersaantal 2
- Waterkokersaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Afvalzakhoudersaantal 6
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 24
- Handvegersaantal 4
- Desinfectiepompjesaantal 6
- Toiletpapierrollenaantal 24
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer het park en start vergunningaanvragen zodra datum en programma voorlopig vaststaan. Controleer ook of het park voorwaarden stelt aan geluid, eindtijd, stroom en het gebruik van partytenten of podiumdelen.
- Verzamel de technische wensen van iedere artiest vóór je het geluidssysteem vastlegt. Noteer per optreden microfoons, DI-boxen, monitoren, kabels en stroompunten; zo voorkom je dat een mengpaneel of kabel pas op de concertdag ontbreekt.
- Plan de stroom als een apart onderdeel. Tel luidsprekers, subwoofers, led-lichtsets, koeling en catering mee en leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten veilig aan; gebruik een aggregaat alleen als de locatievoorziening niet volstaat.
- Sluit aanmeldingen en dieetwensen op een vaste datum, bijvoorbeeld 7 dagen voor het concert. Bepaal daarna de cateringhoeveelheden en zet herbruikbare drinkglazen, borden, bestek, serveerschalen en waterkannen apart per buffet klaar.
- Doe twee weerscontroles: één in de week vooraf en één op de dag zelf. Bespreek vóór de opbouw wie beslist over partytenten, het verplaatsen van apparatuur, het afschermen van kabels en het afgelasten of inkorten van het programma.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een parkconcert organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, parkreservering, programma en vergunningen. Boek artiesten, geluid en stroom zodra de locatie akkoord is, omdat technische leveranciers en geschikte data snel vastliggen.
- Wanneer moet ik de vergunning voor een parkconcert aanvragen?
- Vraag de vergunning aan zodra datum, locatie en programma voldoende duidelijk zijn, bij voorkeur 8 tot 12 weken voor het concert. Controleer daarna welke documenten nodig zijn voor geluid, publiek, stroom en tijdelijke bouwwerken.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een parkconcert?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur per persoon. Zet water apart en stem de totale hoeveelheid af op de duur, temperatuur en aanwezigheid van catering.
- Wat regel ik bij slecht weer tijdens een parkconcert?
- Maak uiterlijk 7 dagen vooraf een weerscenario en wijs één beslisser aan. Controleer de verwachting opnieuw op de dag zelf en bepaal dan of je partytenten inzet, apparatuur verplaatst, kabels extra beschermt of het programma aanpast.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!