Cómo organizar un concierto en el parque sin imprevistos
Un concierto en el parque se organiza en este orden: primero se fijan la fecha y el programa, después se aseguran los permisos, los artistas, el recinto y la parte técnica. El sonido y la electricidad requieren más coordinación de la que parece, sobre todo si hay escenario, iluminación y cables en zonas de paso. Durante las semanas previas también hay que cerrar el catering, las inscripciones y los turnos de voluntariado. El día anterior se revisan el tiempo, las entregas y el plan de emergencia; el mismo día se comprueba el recinto antes de recibir al público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar la ubicación del aparcamiento
- 3
Solicitar permisos
- 4
Confirmar a los artistas
2 personas
- 5
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
- 6
Reservar el sistema de sonido
- 7
Gestionar el suministro eléctrico
- 8
Comprobar el seguro
- 9
Diseñar invitaciones
2 personas
- 10
Enviar invitaciones
2 personas
- 11
Gestionar inscripciones
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Determinar las cantidades del catering
2 personas
- 14
Confirmar proveedores
- 15
Asignar voluntarios
2 personas
- 16
Publicar el programa
- 17
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 18
Repasar el plan de emergencia
3 personas
- 19
Hacer la compra
3 personas
- 20
Enfriar bebidas
2 personas
- 21
Preparar aperitivos
3 personas
- 22
Reunir los materiales
3 personas
Evento
- 23
Volver a comprobar el pronóstico del tiempo
- 24
Inspeccionar el recinto del parque
2 personas
- 25
Recibir las entregas
2 personas
- 26
Colocar las barreras
3 personas
- 27
Marcar la zona del escenario
2 personas
- 28
Montar carpas
4 personas
- 29
Montar mesas
3 personas
- 30
Colocar las sillas
3 personas
- 31
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 32
Conectar los micrófonos
2 personas
- 33
Conectar la iluminación
2 personas
- 34
Asegurar correctamente los cables
2 personas
- 35
Probar el suministro eléctrico
2 personas
- 36
Realizar la prueba de sonido
3 personas
- 37
Montar el buffet de catering
3 personas
- 38
Colocar las bebidas en el bar
2 personas
- 39
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
- 40
Organizar puntos de basura
2 personas
- 41
Montar el punto de información
2 personas
- 42
Comprobar las instalaciones de aseo
2 personas
- 43
Recibir a los artistas
2 personas
- 44
Dar la bienvenida al público
3 personas
- 45
Anunciar el programa
- 46
Coordinar las actuaciones
3 personas
- 47
Servir aperitivos
3 personas
- 48
Servir las bebidas
3 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Reponer el bufé
2 personas
- 51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 52
Comprobar los baños periódicamente
- 53
Gestionar los descansos de los artistas
- 54
Responder preguntas del público
2 personas
- 55
Anunciar la última actuación
- 56
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Seguimiento
- 57
Apagar el sistema de sonido
2 personas
- 58
Cerrar catering
3 personas
- 59
Recoger la vajilla
3 personas
- 60
Recoger la basura
3 personas
- 61
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 62
Retirar la decoración
2 personas
- 63
Desmontar las carpas
4 personas
- 64
Limpiar el recinto
4 personas
- 65
Empacar cables y equipos
3 personas
- 66
Clasificar los artículos prestados
2 personas
- 67
Lavar la vajilla
3 personas
- 68
Secar y guardar los materiales
2 personas
- 69
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
- 70
Devolver el equipo
2 personas
- 71
Hacer la inspección final del recinto del parque
2 personas
- 72
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas de cervezacant. 8
- Mesas plegablescant. 6
- Sillas plegablescant. 80
- Taburetes de barcant. 8
- Mesas de buffetcant. 4
- Percheroscant. 2
- Piezas de escenariocant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras de cafécant. 4
- Jarras de aguacant. 8
Equipo
- Altavocescant. 2
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Soportes para altavocescant. 2
- Cajas DIcant. 3
- Cables de audiocant. 12
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Canaletas para cablescant. 12
- Grupo electrógeno
Iluminación
- Juegos de luces LEDcant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Linternas a pilascant. 8
- Baterías de repuestocant. 24
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Mantelescant. 12
- Carteles del menúcant. 4
- Señales direccionalescant. 8
- Pósteres del programacant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Bandejascant. 8
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Abrebotellascant. 4
- Sacacorchoscant. 2
- Teterascant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Soportes para bolsas de basuracant. 6
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Paños de limpiezacant. 24
- Escobas de manocant. 4
- Dispensadores de desinfectantecant. 6
- Rollos de papel higiénicocant. 24
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Solicita los permisos y comprueba el seguro al principio, idealmente varias semanas antes de enviar las invitaciones. Sin esa confirmación, todavía pueden cambiar la ubicación, el horario o el aforo previsto.
- Pide a cada artista sus necesidades técnicas por escrito y compáralas con el sistema de sonido reservado. Confirma micrófonos, cajas DI, monitores, mesa de mezclas, soportes y cables antes de cerrar el programa.
- Calcula la electricidad por separado para sonido, iluminación y puestos de comida. Si el parque no ofrece tomas suficientes, reserva un grupo electrógeno y prepara cables alargadores, regletas y canaletas para que ningún cable cruce una zona de paso sin protección.
- Cierra las cantidades del catering después de gestionar las inscripciones y las preferencias dietéticas. Enfría las bebidas con antelación, separa las tazas de café de los vasos reutilizables y deja bandejas, pinzas y jarras listas antes de que lleguen las entregas.
- Haz dos comprobaciones del tiempo: una el día anterior y otra el mismo día. Reúne a los voluntarios antes de abrir, repasa las salidas y el plan de emergencia, e inspecciona el parque para detectar barro, ramas, cables sueltos o cambios en el terreno.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en el parque?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, el seguro, los artistas y el sonido deben estar encaminados antes de publicar las invitaciones; deja las dos últimas semanas para confirmar proveedores, voluntarios y entregas.
- ¿Cuándo hay que reservar el sonido para un concierto al aire libre?
- Resérvalo al menos 6 semanas antes y entrega las necesidades técnicas de los artistas en cuanto estén confirmados. Haz una comprobación final 7 días antes para verificar altavoces, subwoofers, micrófonos, mesa de mezclas, cajas DI y cableado.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto en el parque?
- Como referencia, asigna 1 voluntario por cada 50 asistentes, además de una persona responsable de coordinar el equipo. Para 200 personas, por ejemplo, prepara al menos 4 voluntarios y define sus turnos antes de publicar el programa.
- ¿Qué se hace si llueve el día del concierto?
- Decide el protocolo con al menos 48 horas de margen y vuelve a revisar el pronóstico el mismo día. Las carpas pueden cubrir parte del área, pero el equipo eléctrico y las zonas de paso necesitan una evaluación específica; establece cuándo se retrasa, se cambia o se cancela el concierto.
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