Parkkonzert organisieren: So gehst du vor
Ein Parkkonzert steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Datum und Programm fest, sichere dann Künstler, Genehmigungen, Parkplatz, Strom und Beschallung. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Catering und die Einteilung der Freiwilligen. Plane außerdem einen festen Ablauf für Lieferungen, Aufbau, Wetterkontrolle und Notfälle ein – gerade im Park werden Strom, Kabelsicherheit und ein Ausweichplan oft zu spät bedacht.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Parkplatz reservieren
- 3
Genehmigungen beantragen
- 4
Künstler bestätigen
2 Personen
- 5
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
- 6
Beschallungsanlage reservieren
- 7
Stromversorgung organisieren
- 8
Versicherung prüfen
- 9
Einladungen gestalten
2 Personen
- 10
Einladungen verschicken
2 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Cateringmengen festlegen
2 Personen
- 14
Lieferanten bestätigen
- 15
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 16
Programm veröffentlichen
- 17
Wettervorhersage prüfen
- 18
Notfallszenario durchgehen
3 Personen
- 19
Einkaufen gehen
3 Personen
- 20
Getränke kühlen
2 Personen
- 21
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 22
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Event
- 23
Wettervorhersage erneut prüfen
- 24
Parkgelände inspizieren
2 Personen
- 25
Lieferungen annehmen
2 Personen
- 26
Absperrungen aufstellen
3 Personen
- 27
Bühnenbereich markieren
2 Personen
- 28
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 29
Tische aufstellen
3 Personen
- 30
Stühle aufstellen
3 Personen
- 31
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 32
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 33
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 34
Kabel sicher verlegen
2 Personen
- 35
Stromversorgung testen
2 Personen
- 36
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 37
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 38
Getränke an die Bar stellen
2 Personen
- 39
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 40
Abfallstationen einrichten
2 Personen
- 41
Infopunkt einrichten
2 Personen
- 42
Toilettenanlagen prüfen
2 Personen
- 43
Künstler empfangen
2 Personen
- 44
Publikum begrüßen
3 Personen
- 45
Programm ankündigen
- 46
Auftritte betreuen
3 Personen
- 47
Snacks servieren
3 Personen
- 48
Getränke servieren
3 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Buffet auffüllen
2 Personen
- 51
Mülleimer leeren
2 Personen
- 52
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 53
Künstlerpausen betreuen
- 54
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 55
Letzten Auftritt ankündigen
- 56
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 57
Beschallungsanlage ausschalten
2 Personen
- 58
Catering abschließen
3 Personen
- 59
Geschirr sammeln
3 Personen
- 60
Abfall sammeln
3 Personen
- 61
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 62
Dekoration entfernen
2 Personen
- 63
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 64
Gelände reinigen
4 Personen
- 65
Kabel und Geräte einpacken
3 Personen
- 66
Geliehene Sachen sortieren
2 Personen
- 67
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 68
Materialien trocknen und verstauen
2 Personen
- 69
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
- 70
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 71
Parkgelände Endkontrolle
2 Personen
- 72
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- BiertischeAnz. 8
- KlappischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 8
- BuffetischeAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 2
- BühnenelementeAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 8
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- SubwooferAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- LautsprecherstativeAnz. 2
- DI-BoxenAnz. 3
- AudiokabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 12
- Stromaggregat
Beleuchtung
- LED-LichtsetsAnz. 4
- LichterkettenAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 8
- ErsatzbatterienAnz. 24
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- TischdeckenAnz. 12
- MenükartenAnz. 4
- WegweiserAnz. 8
- Programmatische PosterAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- TablettsAnz. 8
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- FlaschenöffnerAnz. 4
- KorkenzieherAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- MüllbeutelhalterAnz. 6
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- PutzlappenAnz. 24
- HandfegerAnz. 4
- DesinfektionsspenderAnz. 6
- ToilettenpapierrollenAnz. 24
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beantrage Genehmigungen frühzeitig und prüfe spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert, ob alle Unterlagen vollständig sind. Kläre dabei auch Versicherung, Parkplatz und mögliche Auflagen für Lautstärke und Strom.
- Sammle die technischen Anforderungen der Künstler, bevor du Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone und DI-Boxen reservierst. Lege mindestens 2 Wochen vorher fest, wer Aufbau, Soundcheck und Stromversorgung betreut.
- Plane Catering erst nach der Rückmeldung zu den Anmeldungen und Ernährungswünschen. Rechne Getränke und Snacks nach der erwarteten Gästezahl und bestätige Lieferanten mindestens 7 Tage vor dem Konzert.
- Prüfe das Parkgelände am Vortag und am Veranstaltungstag erneut. Kontrolliere dabei Bühne, Partyzelte, Sitzplätze, Kabelkanäle, Verlängerungskabel und den Zugang für Lieferungen – besonders nach Regen.
- Teile Freiwillige mit festen Zeitfenstern ein: mindestens 2 Personen für den Einlass, 2 für Catering und 1 verantwortliche Person für Technik und Notfälle. Gehe das Notfallszenario spätestens am Vortag gemeinsam durch.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich ein Parkkonzert anmelden?
- Starte die Genehmigungen mindestens 6 Wochen vor dem Termin. Für ein Konzert im Park können zusätzlich Vorgaben zu Lärmschutz, Strom, Sicherheit und Parkplatz gelten; prüfe den Bearbeitungsstand spätestens 2 Wochen vorher.
- Wann sollte man die Technik für ein Parkkonzert buchen?
- Reserviere Beschallungsanlage, Mikrofone, Mischpult, DI-Boxen und Stromversorgung mindestens 4 Wochen vorher. Die technischen Anforderungen der Künstler sollten zu diesem Zeitpunkt bereits vollständig vorliegen.
- Wie viel Catering brauche ich für ein Parkkonzert?
- Plane die Mengen erst, wenn die Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind, idealerweise 10 bis 14 Tage vorher. Bestätige die endgültigen Mengen und Lieferzeiten anschließend mindestens 7 Tage vor dem Konzert.
- Was muss ich bei schlechtem Wetter für ein Parkkonzert tun?
- Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und erneut am Veranstaltungstag. Entscheide dann, ob Partyzelte ausreichen, der Aufbau angepasst wird oder das Notfallszenario aktiviert werden muss; kommuniziere Änderungen spätestens am Vortag.
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