Organiser un concert d’orchestre : la méthode
Un concert d’orchestre se prépare dans un ordre précis : programme et date d’abord, puis lieu, effectif, répétitions et billetterie. Les détails qui bloquent le plus souvent arrivent ensuite : partitions incomplètes, pupitres mal placés, éclairage insuffisant ou bénévoles briefés trop tard. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour vérifier les sorties de secours, l’accessibilité et le matériel technique. Cette méthode vous aide à avancer étape par étape jusqu’à l’accueil du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme du concert
2 personnes
- 2
Confirmer les membres de l'orchestre
2 personnes
- 3
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
- 4
Réserver la salle de répétition
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Ouvrir la billetterie
- 7
Publier le concert en ligne
- 8
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Composer le programme
2 personnes
- 11
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
- 12
Vérifier les partitions
3 personnes
- 13
Trier les partitions
3 personnes
- 14
Élaborer le plan d'orchestre
2 personnes
- 15
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 16
Briefer l’équipe d’accueil du public
2 personnes
- 17
Calculer les quantités de catering
2 personnes
- 18
Commander des boissons et des courses
- 19
Coordonner le programme avec le chef d’orchestre
2 personnes
- 20
Vérifier le matériel technique
2 personnes
- 21
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
- 22
Vérifier l’accessibilité de la salle
2 personnes
- 23
Faire les courses
2 personnes
- 24
Refroidir les boissons
2 personnes
- 25
Préparer le service traiteur
3 personnes
Événement
- 26
Récupérer les clés du lieu
- 27
Ouvrir la salle
2 personnes
- 28
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
- 29
Placer les chaises pour l’orchestre
4 personnes
- 30
Installer les sièges du public
4 personnes
- 31
Installer les pupitres
3 personnes
- 32
Préparer les partitions
3 personnes
- 33
Brancher les lampes de pupitre
2 personnes
- 34
Installer les microphones
2 personnes
- 35
Tester le niveau sonore
2 personnes
- 36
Régler l’éclairage
2 personnes
- 37
Monter la table de catering
3 personnes
- 38
Préparer les livrets de programme
2 personnes
- 39
Aménager le vestiaire
2 personnes
- 40
Signaler l’entrée
2 personnes
- 41
Accueillir l’orchestre
2 personnes
- 42
Décharger les instruments
4 personnes
- 43
Installer les instruments
5 personnes
- 44
Faire répéter l’orchestre
20 personnes
- 45
Mettre en place le contrôle des billets
2 personnes
- 46
Accueillir le public
4 personnes
- 47
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
- 48
Servir le café et le thé
3 personnes
- 49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 50
Annoncer le concert
- 51
Servir le service de pause
4 personnes
- 52
Reconduire le public dans la salle
3 personnes
- 53
Accompagner le public après l'événement
3 personnes
- 54
Remercier et accompagner l'orchestre
2 personnes
- 55
Démonter les instruments
5 personnes
- 56
Charger les instruments
4 personnes
Suivi
- 57
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 58
Faire la vaisselle
3 personnes
- 59
Rassembler les déchets
3 personnes
- 60
Nettoyer la salle
4 personnes
- 61
Remettre les chaises et les tables en place
4 personnes
- 62
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 63
Retirer la décoration
2 personnes
- 64
Ranger le vestiaire
2 personnes
- 65
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 66
Ranger les courses restantes
2 personnes
- 67
Rassembler les objets trouvés
- 68
Fermer le lieu
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaises d’orchestreqté 32
- Chaises pour le publicqté 140
- Tablesqté 8
- Tables pliantesqté 2
- Portantsqté 3
- Tabouretsqté 4
- Cintresqté 160
- Bacs de vestiaireqté 3
Équipement
- Pupitres de musiqueqté 28
- Lampes de pupitreqté 16
- Microphonesqté 3
- Pieds de microqté 3
- Table de mixage
- Haut-parleursqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Ruban gafferqté 4
- Tabouret de piano
- Ordinateur portable
- Imprimante
- Talkies-walkiesqté 6
- Lampes de pocheqté 4
- Trousse de premiers secours
- Extincteurqté 2
- Banc de piano
- Pochettes de musiqueqté 35
- Crayonsqté 40
- Gommeqté 10
- Presse-papiersqté 6
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 6
- Projecteurs de chantier LEDqté 4
- Pieds d’éclairageqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 140
- Verresqté 160
- Carafes d'eauqté 12
- Assiettesqté 160
- Couvertsqté 160
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets à caféqté 4
- Pichets à laitqté 8
- Sucriersqté 8
- Petits bolsqté 16
Cuisine
- Bouilloiresqté 3
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Bacs de rangementqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Glacièresqté 6
- Conteneurs à glaceqté 4
- Mugs isothermesqté 20
Décoration
- Nappesqté 10
- Fond de scène
- Compositions floralesqté 6
- Panneaux indicateursqté 8
- Numéros de vestiaireqté 150
- Lampes de tableqté 8
- Passe-câblesqté 12
Catering
- Courses
Nettoyage
- Aspirateurqté 2
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Sets de balaiqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Poubellesqté 8
Conseils
- Commencez par fixer la date et le programme, puis confirmez les membres de l’orchestre avant d’ouvrir la billetterie. Gardez au moins 2 à 3 semaines de marge pour remplacer un musicien indisponible.
- Réservez séparément la salle du concert et la salle de répétition. Vérifiez au moins 4 semaines avant la représentation que l’agencement permet d’installer les chaises, pupitres, lampes de pupitre et éventuels microphones sans bloquer les circulations.
- Contrôlez les partitions avant la première répétition : comptez les parties, triez-les par pupitre et vérifiez qu’aucune page ne manque. Faites valider le plan d’orchestre par le chef au plus tard 7 jours avant le concert.
- Ne laissez pas l’accueil au dernier moment : répartissez les bénévoles et faites un briefing au moins 48 heures avant l’ouverture des portes. Prévoyez notamment qui gère les inscriptions, les livrets du programme et les questions du public.
- Calculez le catering après avoir recueilli les besoins alimentaires, puis commandez les boissons et les courses quelques jours avant. Refroidissez les boissons et préparez le service le jour même, en gardant les thermos, carafes, tasses et verres accessibles à l’équipe.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’orchestre ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer l’orchestre, réserver les deux salles, préparer les partitions, ouvrir la billetterie et organiser l’accueil sans tout concentrer sur les derniers jours.
- Quand ouvrir la billetterie pour un concert d’orchestre ?
- Ouvrez-la environ 4 à 6 semaines avant le concert, une fois la date, le programme, le lieu et la capacité d’accueil confirmés. Vous éviterez ainsi de vendre des places avant de connaître l’agencement réel de la salle.
- Quand vérifier le matériel technique et les sorties de secours ?
- Faites une première vérification 2 à 3 semaines avant, puis un contrôle sur place le jour du concert. Testez notamment les microphones, la table de mixage, les haut-parleurs, les rallonges et l’éclairage avant l’arrivée des musiciens.
- Quand préparer les partitions et le plan d’orchestre ?
- Terminez le tri des partitions et le plan d’orchestre au moins 7 jours avant la représentation. Gardez ensuite un exemplaire de secours des parties essentielles afin de pouvoir remplacer rapidement une partition perdue ou illisible.
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