Cómo organizar un concierto de orquesta sin perder el control
Un concierto de orquesta se organiza en varias líneas a la vez: programación, músicos, sala, entradas, partituras y parte técnica. Empieza fijando la fecha y el programa; después bloquea el recinto y la sala de ensayo antes de anunciar nada. Mientras avanzan las inscripciones, prepara la distribución de la orquesta, el material musical y los turnos de voluntariado. En la última semana, confirma sonido, accesibilidad, salidas de emergencia y catering.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa del concierto
2 personas
- 2
Confirmar a los integrantes de la orquesta
2 personas
- 3
Reservar el recinto y la distribución de la sala
2 personas
- 4
Reservar la sala de ensayo
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Abrir la venta de entradas
- 7
Publicar el concierto en línea
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Elaborar el programa
2 personas
- 11
Imprimir folletos del programa
2 personas
- 12
Revisar las partituras
3 personas
- 13
Clasificar partituras
3 personas
- 14
Desarrollar la disposición de la orquesta
2 personas
- 15
Asignar voluntarios
2 personas
- 16
Instruir al personal de atención al público
2 personas
- 17
Calcular las cantidades de catering
2 personas
- 18
Pedir bebidas y alimentos
- 19
Coordinar el programa con el director
2 personas
- 20
Comprobar el material técnico
2 personas
- 21
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
- 22
Comprobar la accesibilidad de la sala
2 personas
- 23
Hacer la compra
2 personas
- 24
Enfriar bebidas
2 personas
- 25
Preparar el catering
3 personas
Evento
- 26
Recoger las llaves del recinto
- 27
Abrir la sala
2 personas
- 28
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
- 29
Colocar sillas para la orquesta
4 personas
- 30
Colocar las sillas para el público
4 personas
- 31
Colocar los atriles
3 personas
- 32
Preparar las partituras
3 personas
- 33
Conectar las lámparas de atril
2 personas
- 34
Colocar los micrófonos
2 personas
- 35
Probar el nivel de sonido
2 personas
- 36
Configurar la iluminación
2 personas
- 37
Montar la mesa de catering
3 personas
- 38
Dejar listos los programas
2 personas
- 39
Montar el guardarropa
2 personas
- 40
Señalizar la entrada
2 personas
- 41
Recibir a la orquesta
2 personas
- 42
Descargar instrumentos
4 personas
- 43
Montar los instrumentos
5 personas
- 44
Afinar la orquesta
20 personas
- 45
Montar el control de entradas
2 personas
- 46
Recibir al público
4 personas
- 47
Repartir los programas
2 personas
- 48
Servir café y té
3 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Anunciar el concierto
- 51
Servir el catering del descanso
4 personas
- 52
Acompañar al público de vuelta a la sala
3 personas
- 53
Guiar al público al final
3 personas
- 54
Agradecer y acompañar a la orquesta
2 personas
- 55
Desmontar los instrumentos
5 personas
- 56
Cargar los instrumentos
4 personas
Seguimiento
- 57
Recoger la vajilla
3 personas
- 58
Lavar la vajilla
3 personas
- 59
Recoger la basura
3 personas
- 60
Limpiar la sala
4 personas
- 61
Volver a colocar las sillas y mesas
4 personas
- 62
Apagar el equipo
2 personas
- 63
Retirar la decoración
2 personas
- 64
Ordenar el guardarropa
2 personas
- 65
Devolver el material prestado
2 personas
- 66
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
- 67
Recoger objetos perdidos
- 68
Cerrar el recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillas de orquestacant. 32
- Asientos para el públicocant. 140
- Mesascant. 8
- Mesas plegablescant. 2
- Percheroscant. 3
- Taburetescant. 4
- Perchascant. 160
- Bandejas de guardarropacant. 3
Equipo
- Atriles de músicacant. 28
- Lámparas de atrilcant. 16
- Micrófonoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
- Taburete de piano
- Portátil
- Impresora
- Walkie-talkiescant. 6
- Linternascant. 4
- Botiquín de primeros auxilios
- Extintorcant. 2
- Banco de piano
- Carpetas de músicacant. 35
- Lápicescant. 40
- Goma de borrarcant. 10
- Portapapelescant. 6
Iluminación
- Luces del escenariocant. 6
- Focos LED de obracant. 4
- Soportes de iluminacióncant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 140
- Vasoscant. 160
- Jarras de aguacant. 12
- Platoscant. 160
- Cubiertoscant. 160
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarras de cafécant. 4
- Jarras de lechecant. 8
- Azucareroscant. 8
- Cuencoscant. 16
Cocina
- Teterascant. 3
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 4
- Vasos térmicoscant. 20
Decoración
- Mantelescant. 10
- Fondo del escenario
- Arreglos floralescant. 6
- Carteles direccionalescant. 8
- Números de guardarropacant. 150
- Lámparas de mesacant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 12
Catering
- Compras
Limpieza
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Papeleracant. 8
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y la participación de los integrantes antes de abrir la venta de entradas. Si anuncias el concierto sin tener confirmada la orquesta, cualquier cambio afecta a la comunicación y al programa impreso.
- Reserva el recinto y la sala de ensayo con margen suficiente para montar la distribución de la orquesta y hacer una prueba técnica. Comprueba también dónde irán los asientos del público, las mesas y los percheros, porque esos detalles suelen quedar fuera del primer plano.
- Ordena las partituras por obra y atril, y revisa que cada músico tenga la versión correcta antes del ensayo general. Coordina el programa con el director y deja el programa definitivo cerrado antes de imprimir los folletos.
- Asigna los voluntarios por funciones concretas: entradas, atención al público, catering y apoyo en sala. Dales instrucciones antes de la apertura y reserva al menos un responsable para resolver incidencias mientras la orquesta se prepara.
- Calcula el catering a partir de las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas con antelación. Pide bebidas y alimentos con tiempo para enfriar las bebidas y preparar café, agua y servicio sin interrumpir la recepción del público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de orquesta?
- Empieza al menos 8 a 12 semanas antes. Ese margen permite confirmar a los músicos, reservar el recinto y la sala de ensayo, abrir la venta de entradas y cerrar partituras, voluntariado y catering.
- ¿Cuándo debo abrir la venta de entradas?
- Ábrela cuando la fecha, el programa, el recinto y la participación principal de la orquesta estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Así puedes gestionar inscripciones y preferencias dietéticas con datos fiables.
- ¿Cuándo se prepara la distribución de la orquesta?
- Haz una primera distribución entre 2 y 3 semanas antes y revísala durante el ensayo en la sala. Comprueba entonces las sillas, atriles, lámparas de atril, micrófonos y recorridos de cables.
- ¿Cuándo hay que comprobar el material técnico y la sala?
- Realiza una comprobación completa entre 3 y 7 días antes, y una prueba final el día del concierto. Revisa mesa de mezclas, altavoces, soportes, alargadores, regletas, iluminación, salidas de emergencia y accesibilidad.
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