Wie du ein Orchesterkonzert zuverlässig organisierst
Bei einem Orchesterkonzert hängen Programm, Musiker, Probenraum und Saal eng zusammen. Lege zuerst Konzertdatum und Programm fest, bestätige danach das Orchester und reserviere Raum und Probenzeiten. Anschließend folgen Noten, Technik, Ticketverkauf und Helferplanung. In den letzten Tagen zählen vor allem Details: Aufstellung, Notenpulte, Licht, Notausgänge, Barrierefreiheit sowie Getränke und Catering.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Konzertdatum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Orchestermitglieder bestätigen
2 Personen
- 3
Location und Raumaufteilung reservieren
2 Personen
- 4
Proberaum reservieren
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Ticketverkauf eröffnen
- 7
Konzert online veröffentlichen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Programmheft zusammenstellen
2 Personen
- 11
Programmhefte drucken
2 Personen
- 12
Notenmaterial prüfen
3 Personen
- 13
Noten sortieren
3 Personen
- 14
Orchesteraufstellung ausarbeiten
2 Personen
- 15
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 16
Besucherbegleitung instruieren
2 Personen
- 17
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 18
Getränke und Einkäufe bestellen
- 19
Programm mit dem Dirigenten abstimmen
2 Personen
- 20
Technische Utensilien prüfen
2 Personen
- 21
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
- 22
Barrierefreiheit des Saals prüfen
2 Personen
- 23
Einkaufen gehen
2 Personen
- 24
Getränke kühlen
2 Personen
- 25
Catering vorbereiten
3 Personen
Event
- 26
Standortschlüssel abholen
- 27
Saal öffnen
2 Personen
- 28
Bühnenboden prüfen
2 Personen
- 29
Stühle für das Orchester aufstellen
4 Personen
- 30
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
- 31
Notenständer aufstellen
3 Personen
- 32
Notenblätter bereitlegen
3 Personen
- 33
Pultlampen anschließen
2 Personen
- 34
Mikrofone aufstellen
2 Personen
- 35
Lautstärke testen
2 Personen
- 36
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 37
Catering-Tisch aufbauen
3 Personen
- 38
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
- 39
Garderobe einrichten
2 Personen
- 40
Eingang ausschildern
2 Personen
- 41
Orchester empfangen
2 Personen
- 42
Instrumente ausladen
4 Personen
- 43
Instrumente aufstellen
5 Personen
- 44
Orchester einspielen
20 Personen
- 45
Kartenkontrolle einrichten
2 Personen
- 46
Publikum empfangen
4 Personen
- 47
Programmhefte verteilen
2 Personen
- 48
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Konzert ankündigen
- 51
Pausencatering servieren
4 Personen
- 52
Publikum zurück in den Saal begleiten
3 Personen
- 53
Publikum im Anschluss begleiten
3 Personen
- 54
Orchester bedanken und begleiten
2 Personen
- 55
Instrumente abbauen
5 Personen
- 56
Instrumente verladen
4 Personen
Nachbereitung
- 57
Geschirr sammeln
3 Personen
- 58
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 59
Abfall sammeln
3 Personen
- 60
Saal reinigen
4 Personen
- 61
Stühle und Tische wieder aufstellen
4 Personen
- 62
Geräte ausschalten
2 Personen
- 63
Dekoration entfernen
2 Personen
- 64
Garderobe aufräumen
2 Personen
- 65
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 66
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
- 67
Fundsachen sammeln
- 68
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- OrchesterstühleAnz. 32
- PublikumssitzeAnz. 140
- TischeAnz. 8
- KlappischeAnz. 2
- GarderobenständerAnz. 3
- HockerAnz. 4
- KleiderbügelAnz. 160
- GarderobenkistenAnz. 3
Ausstattung
- NotenpulteAnz. 28
- PultlampenAnz. 16
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 4
- Klavierhocker
- Laptop
- Drucker
- FunkgeräteAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 4
- Erste-Hilfe-Koffer
- FeuerlöscherAnz. 2
- Klavierbank
- NotenmappenAnz. 35
- BleistifteAnz. 40
- KaugummiAnz. 10
- KlemmbretterAnz. 6
Beleuchtung
- BühnenbeleuchtungAnz. 6
- LED-BaustrahlerAnz. 4
- LichtständerAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 140
- GläserAnz. 160
- WasserkaraffenAnz. 12
- TellerAnz. 160
- BestecksetsAnz. 160
- ServiertablettsAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 4
- MilchkännchenAnz. 8
- ZuckerdosenAnz. 8
- SchälchenAnz. 16
Küche
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- EisbehälterAnz. 4
- ThermobecherAnz. 20
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- Bühnenhintergrund
- BlumenarrangementsAnz. 6
- WegweiserAnz. 8
- GarderobennummernAnz. 150
- TischlampenAnz. 8
- KabelmattenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- BesensetsAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 8
Tipps
- Plane die Raumaufteilung nicht erst am Konzerttag. Zeichne vorher ein, wo Orchesterstühle, Notenpulte, Publikumssitze, Tische und Garderobenständer stehen, und prüfe, ob Fluchtwege frei bleiben.
- Prüfe das Notenmaterial mindestens 7 Tage vor dem Konzert. Sortiere die Stimmen nach Pulten und kläre die Orchesteraufstellung mit dem Dirigenten, damit fehlende Noten noch rechtzeitig ersetzt werden können.
- Teste die Technik vor der Generalprobe: Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Pultlampen müssen am vorgesehenen Platz funktionieren. Gaffer Tape und Ersatzkabel gehören griffbereit in den Technikbereich.
- Teile Freiwillige spätestens 3 Tage vorher ein und gib der Besucherbegleitung konkrete Aufgaben. Bei Einlass, Garderobe und Sitzplatzhilfe braucht jede Schicht eine verantwortliche Person.
- Berechne Catering und Getränke anhand der Anmeldungen und erfassten Ernährungswünsche. Kühle Getränke am Vortag, bereite Kaffee mit Wasserkochern und Thermoskannen vor und stelle Gläser, Tassen, Teller und Besteck vor dem Einlass bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Orchesterkonzert organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Orchester und Saal. Ticketverkauf und Online-Ankündigung sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert starten.
- Wann müssen die Orchestermitglieder zugesagt haben?
- Hole die verbindlichen Zusagen spätestens 6 Wochen vor dem Konzert ein. So bleiben noch rund 4 Wochen, um Besetzung, Notenmaterial und Orchesteraufstellung zu prüfen.
- Wie viele Helfer braucht man für ein Orchesterkonzert?
- Plane mindestens 1 Person für die Koordination, 2 Personen für Einlass und Besucherbegleitung sowie zusätzliche Hilfe für Technik und Catering ein. Bei mehr als 100 Gästen solltest du pro Bereich eine Ersatzperson vorsehen.
- Wann sollte die Technik für das Konzert getestet werden?
- Führe den vollständigen Techniktest spätestens am Tag vor dem Konzert durch und wiederhole ihn 2 bis 3 Stunden vor Einlass. Prüfe dabei Mikrofone, Lautsprecher, Licht, Kabel und Pultlampen am tatsächlichen Standort.
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