Organiser un concert d’orchestre, dans le bon ordre

Un concert d’orchestre se prépare en reliant plusieurs calendriers : celui du lieu, des musiciens, du programme et de la communication. Commence par bloquer la date et réserver la salle, puis confirme l’orchestre et le chef avant de finaliser le répertoire. La billetterie et les invitations peuvent suivre dès que le prix et les informations pratiques sont fixés. Les dernières semaines servent surtout à vérifier les partitions, la technique, l’accueil et le catering.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date du concert
2
Réserver le lieu
3
Réserver l’orchestre
4
Confirmer le chef d’orchestre
5
Composer le répertoire
2 personnes
6
Déclarer les droits d’auteur
7
Recueillir les informations sur le programme
2 personnes
8
Fixer le prix du billet
2 personnes
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier le concert en ligne
12
Distribuer le matériel promotionnel
3 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Répartir les bénévoles
16
Vérifier la liste de l’orchestre
17
Vérifier les parties
3 personnes
18
Recenser les besoins techniques
2 personnes
19
Réserver la technique
20
Commander le catering
21
Commander les livrets du programme
22
Envoyer les indications d'accès
23
Imprimer la liste des visiteurs
24
Faire les courses
2 personnes
25
Récupérer les livrets du programme
26
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Vérifier la salle
2 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Installer les chaises d’orchestre
3 personnes
31
Installer les pupitres
3 personnes
32
Aménager la place du chef d’orchestre
2 personnes
33
Brancher la technique
3 personnes
34
Régler l’éclairage
2 personnes
35
Aménager le vestiaire
2 personnes
36
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
37
Préparer les livrets de programme
2 personnes
38
Accueillir l’orchestre
2 personnes
39
Installer les instruments
4 personnes
40
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
41
Préparer les en-cas
3 personnes
42
Tenir le comptoir d'accueil
3 personnes
43
Accueillir les visiteurs
4 personnes
44
Distribuer les programmes
2 personnes
45
Servir les boissons
3 personnes
46
Annoncer le concert
47
Fermer les portes
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Servir le service de pause
4 personnes
50
Reconduire le public dans la salle
2 personnes
51
Gérer le vestiaire
2 personnes
52
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
53
Faire ses adieux à l’orchestre
2 personnes

Suivi

54
Éteindre l’équipement
2 personnes
55
Rassembler les instruments
4 personnes
56
Faire la vaisselle
3 personnes
57
Rassembler les déchets
3 personnes
58
Ranger les chaises
4 personnes
59
Nettoyer la salle
3 personnes
60
Démonter le vestiaire
2 personnes
61
Rendre le matériel loué
2 personnes
62
Conserver les objets trouvés
63
Ranger les restes
2 personnes
64
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour les visiteursqté 180
Chaises d’orchestreqté 45
Chaise de chef d’orchestre
Table d’accueilqté 2
Tables de cateringqté 4
Portantsqté 3
Cintresqté 180

Équipement

Pupitres de musiqueqté 45
Pupitre de chef d’orchestre
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Lampes de pupitre pour musiciensqté 45
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 6
Ruban gafferqté 4
Banc de piano
Métronome

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Éclairage d’entréeqté 2
Lampes à batterieqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 60
Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 30
Cuillères à caféqté 60
Assiettes à pâtisserieqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6
Pince de serviceqté 8

Décoration

Brochures du programmeqté 200
Affiches d’entréeqté 6
Panneaux indicateursqté 10
Nappesqté 6
Badges nominatifsqté 50
Compositions floralesqté 4

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Couverts de serviceqté 8
Tire-bouchonqté 2
Tire-bouchonsqté 3

Nettoyage

Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloque d’abord la date, la salle, l’orchestre et le chef d’orchestre. Tant que ces quatre éléments ne sont pas confirmés, n’imprime pas les livrets et ne lance pas une communication détaillée.
Finalise le répertoire avant d’annoncer le programme. Prévois ensuite le temps nécessaire pour déclarer les droits d’auteur, recueillir les informations du programme et vérifier les parties de chaque musicien.
Ouvre les inscriptions dès que le prix du billet, l’adresse, les horaires et les modalités d’accès sont définitifs. Envoie les indications d’accès au moins 5 jours avant le concert, puis imprime la liste des visiteurs après la clôture des inscriptions.
Fais un relevé technique séparé pour les pupitres, les microphones, la sonorisation, les éclairages et les rallonges. Vérifie aussi les multiprises, les goulottes de câbles et le ruban gaffer avant le jour du concert : ces petits éléments sont souvent oubliés lors de la réservation.
Répartis les bénévoles avec des rôles précis pour l’accueil, les livrets, le catering et l’orientation des visiteurs. Prévois une vérification finale le jour J des chaises, des pupitres, des lampes de pupitre, de l’eau et de la table d’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’orchestre ?: Prévois idéalement 3 à 6 mois. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu et l’orchestre, de composer le répertoire, de déclarer les droits d’auteur et de remplir les inscriptions.
Quand faut-il réserver la salle et l’orchestre ?: Réserve-les dès que la date envisagée est connue, de préférence au moins 3 mois avant le concert. Le lieu et les musiciens conditionnent ensuite le programme, la technique et la communication.
Quand envoyer les invitations pour un concert ?: Envoie-les dès que le programme, le prix du billet et les informations d’accès sont confirmés, généralement 4 à 8 semaines avant l’événement. Prévois un rappel environ 7 jours avant la date.
Que faut-il vérifier la veille d’un concert d’orchestre ?: Vérifie la liste de l’orchestre, les parties, les pupitres, les chaises, les microphones, l’éclairage et les câbles. Confirme aussi le catering, les livrets imprimés et la liste des visiteurs au plus tard la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.