Ein Orchesterkonzert Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Orchesterkonzert müssen künstlerische Planung, Rechte, Technik und Besucherorganisation ineinandergreifen. Beginne mit Datum, Location und Orchester, bevor du Tickets oder Einladungen veröffentlichst. Danach folgen Repertoire, Urheberrechte, Anmeldung und Werbung. In den letzten Wochen geht es vor allem darum, Noten, Technik, Sitzplätze, Programmhefte und Helfer abzugleichen – genau dort entstehen sonst die meisten Verzögerungen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Konzertdatum bestätigen
- 2
Location reservieren
- 3
Orchester buchen
- 4
Dirigenten bestätigen
- 5
Repertoire zusammenstellen
2 Personen
- 6
Urheberrechte melden
- 7
Programminformationen sammeln
2 Personen
- 8
Ticketpreis festlegen
2 Personen
- 9
Anmeldeformular öffnen
- 10
Einladungen verschicken
2 Personen
- 11
Konzert online veröffentlichen
- 12
Werbematerial verteilen
3 Personen
- 13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 14
Ernährungswünsche erfassen
- 15
Freiwillige einteilen
- 16
Orchesterliste prüfen
- 17
Partien kontrollieren
3 Personen
- 18
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
- 19
Technik reservieren
- 20
Catering bestellen
- 21
Programmhefte bestellen
- 22
Wegbeschreibung versenden
- 23
Besucherliste ausdrucken
- 24
Einkaufen gehen
2 Personen
- 25
Programmhefte abholen
- 26
Getränke kühlen
2 Personen
Event
- 27
Location öffnen
2 Personen
- 28
Saal kontrollieren
2 Personen
- 29
Stühle aufstellen
4 Personen
- 30
Orchesterstühle aufstellen
3 Personen
- 31
Notenständer aufstellen
3 Personen
- 32
Dirigentenplatz einrichten
2 Personen
- 33
Technik anschließen
3 Personen
- 34
Licht einstellen
2 Personen
- 35
Garderobe einrichten
2 Personen
- 36
Catering bereitstellen
3 Personen
- 37
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
- 38
Orchester empfangen
2 Personen
- 39
Instrumente aufstellen
4 Personen
- 40
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 41
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 42
Eingangstheke besetzen
3 Personen
- 43
Besucher empfangen
4 Personen
- 44
Programme ausgeben
2 Personen
- 45
Getränke servieren
3 Personen
- 46
Konzert ankündigen
- 47
Türen schließen
2 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Pausencatering servieren
4 Personen
- 50
Publikum zurück in den Saal begleiten
2 Personen
- 51
Garderobe verwalten
2 Personen
- 52
Publikum verabschieden
3 Personen
- 53
Orchester verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 54
Geräte ausschalten
2 Personen
- 55
Instrumente zusammentragen
4 Personen
- 56
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 57
Abfall sammeln
3 Personen
- 58
Stühle aufräumen
4 Personen
- 59
Saal reinigen
3 Personen
- 60
Garderobe abbauen
2 Personen
- 61
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
- 62
Fundgegenstände aufbewahren
- 63
Reste einlagern
2 Personen
- 64
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Besucher-StühleAnz. 180
- OrchesterstühleAnz. 45
- Dirigentenstuhl
- EmpfangstischAnz. 2
- Catering-TischeAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 3
- KleiderbügelAnz. 180
Ausstattung
- NotenpulteAnz. 45
- Dirigentenpult
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- Lampen für NotenpulteAnz. 45
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 4
- Klavierbank
- Metronom
Beleuchtung
- BühnenstrahlerAnz. 6
- EingangsbeleuchtungAnz. 2
- BatterielampenAnz. 6
Geschirr
- WassergläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 60
- TeegläserAnz. 30
- KaffeelöffelAnz. 60
- TortenplattenAnz. 60
- ServierplattenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
- ServierzangenAnz. 8
Dekoration
- ProgrammhefteAnz. 200
- EintrittsplakateAnz. 6
- WegweiserAnz. 10
- TischdeckenAnz. 6
- NamensschilderAnz. 50
- BlumenarrangementsAnz. 4
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierbesteckAnz. 8
- KorkenzieherAnz. 2
- FlaschenöffnerAnz. 3
Reinigung
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 12
- BesensetsAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Datum, Location, Orchester und Dirigenten zuerst. Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Termin, Ticketpreis und die wichtigsten Programminformationen feststehen.
- Melde die gespielten Werke frühzeitig an und sammle Titel, Komponisten und Aufführungsdauer zentral. Fehlende Urheberrechtsangaben können die Veröffentlichung des Programms verzögern.
- Erfasse spätestens zwei Wochen vor dem Konzert die technischen Anforderungen des Orchesters. Prüfe Notenpulte, Pultlampen, Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Kabelkanäle gemeinsam mit der Location.
- Plane Besucher- und Orchesterbestuhlung getrennt. Lege Empfangstisch, Garderobenständer, Kleiderbügel und die Eingangsbeleuchtung vor dem Einlass fest, statt diese Aufgaben während des Aufbaus zu improvisieren.
- Bestelle Programmhefte und Catering nicht erst am Konzerttag. Drucksachen sollten mindestens eine Woche vorher vorliegen; Wasser, Tassen, Gläser, Kannen und Serviergeschirr müssen vor dem Eintreffen des Orchesters geprüft werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Orchesterkonzert organisieren?
- Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Termin, Location und Orchester. Repertoire, Rechte und Ticketpreis sollten spätestens acht Wochen vor dem Konzert feststehen.
- Wann sollte man die Tickets für ein Orchesterkonzert freischalten?
- Schalte die Anmeldung frei, sobald Datum, Ort, Preis und Programminformationen verbindlich sind – meist sechs bis acht Wochen vor dem Konzert. So bleiben mindestens vier Wochen für Einladungen und Werbung.
- Was muss man für die Technik eines Orchesterkonzerts einplanen?
- Erfasse spätestens zwei Wochen vorher Mikrofone, Mikrofonständer, Mischpult, Lautsprecher, Notenpulte, Pultlampen und Stromleitungen. Prüfe am Vortag, ob Verlängerungskabel, Kabelkanäle und Gaffer Tape vorhanden sind.
- Wann sollte man Programmhefte für ein Konzert bestellen?
- Bestelle die Programmhefte mindestens zehn bis vierzehn Tage vor dem Konzert, damit Korrekturen und Abholung noch möglich sind. Drucke erst, wenn Repertoire, Mitwirkendenliste und Urheberrechtsangaben geprüft wurden.
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