Zo organiseer je een orkestconcert
Begin met de concertdatum, locatie en bezetting: zonder die drie afspraken kun je repertoire, techniek en communicatie niet betrouwbaar plannen. Leg daarna het orkest en de dirigent vast, stel het programma samen en regel auteursrechten voordat je publiceert. Open vervolgens de aanmeldingen, verspreid uitnodigingen en deel vrijwilligers in. In de laatste weken controleer je partijen, orkestlijst en technische eisen en bestel je programmaboekjes, catering en verlichting op basis van het verwachte bezoekersaantal.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Concertdatum bevestigen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Orkest vastleggen
- 4
Dirigent bevestigen
- 5
Repertoire samenstellen
2 personen
- 6
Auteursrechten melden
- 7
Programma-informatie verzamelen
2 personen
- 8
Ticketprijs vaststellen
2 personen
- 9
Aanmeldformulier openen
- 10
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 11
Concert online publiceren
- 12
Promotiemateriaal verspreiden
3 personen
- 13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 14
Dieetwensen verzamelen
- 15
Vrijwilligers indelen
- 16
Orkestlijst controleren
- 17
Partijen controleren
3 personen
- 18
Technische eisen inventariseren
2 personen
- 19
Techniek reserveren
- 20
Catering bestellen
- 21
Programmaboekjes bestellen
- 22
Routebeschrijving versturen
- 23
Bezoekerslijst afdrukken
- 24
Boodschappen doen
2 personen
- 25
Programmaboekjes ophalen
- 26
Dranken koelen
2 personen
Event
- 27
Locatie openen
2 personen
- 28
Zaal controleren
2 personen
- 29
Stoelen opstellen
4 personen
- 30
Orkeststoelen plaatsen
3 personen
- 31
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
- 32
Dirigentenplek inrichten
2 personen
- 33
Techniek aansluiten
3 personen
- 34
Licht instellen
2 personen
- 35
Garderobe inrichten
2 personen
- 36
Catering klaarzetten
3 personen
- 37
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
- 38
Orkest ontvangen
2 personen
- 39
Instrumenten plaatsen
4 personen
- 40
Soundcheck uitvoeren
3 personen
- 41
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 42
Entreebalie bemannen
3 personen
- 43
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 44
Programma's uitdelen
2 personen
- 45
Dranken serveren
3 personen
- 46
Concert aankondigen
- 47
Deuren sluiten
2 personen
- 48
Dranken bijvullen
2 personen
- 49
Pauzecatering serveren
4 personen
- 50
Publiek terug naar zaal begeleiden
2 personen
- 51
Garderobe beheren
2 personen
- 52
Publiek uitgeleiden
3 personen
- 53
Orkest uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 54
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 55
Instrumenten verzamelen
4 personen
- 56
Servies afwassen
3 personen
- 57
Afval verzamelen
3 personen
- 58
Stoelen opruimen
4 personen
- 59
Zaal schoonmaken
3 personen
- 60
Garderobe afbouwen
2 personen
- 61
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
- 62
Gevonden voorwerpen bewaren
- 63
Restanten opslaan
2 personen
- 64
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Bezoekersstoelenaantal 180
- Orkeststoelenaantal 45
- Dirigentenstoel
- Entreetafelaantal 2
- Cateringtafelsaantal 4
- Garderoberekkenaantal 3
- Kledinghangersaantal 180
Apparatuur
- Muzieklessenaarsaantal 45
- Dirigentenlessenaar
- Microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Mengpaneel
- Luidsprekersaantal 2
- Muzieklessenaarlampenaantal 45
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelgotenaantal 6
- Gaffer tapeaantal 4
- Pianobank
- Metronoom
Verlichting
- Podiumspotsaantal 6
- Entreeverlichtingaantal 2
- Batterijlampenaantal 6
Servies
- Waterglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 60
- Theeglazenaantal 30
- Koffielepelsaantal 60
- Gebaksbordjesaantal 60
- Serveerplateausaantal 8
- Waterkannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Opscheptangenaantal 8
Decoratie
- Programmaboekjesaantal 200
- Entreepostersaantal 6
- Pijlbordenaantal 10
- Tafelkledenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 50
- Bloemstukkenaantal 4
Keuken
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Serveerbestekaantal 8
- Kurkentrekkeraantal 2
- Flessenopenersaantal 3
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie pas definitief nadat je hebt gecontroleerd hoeveel bezoekersstoelen, orkeststoelen en lessenaars passen. Plan ook ruimte voor entree, garderobe en cateringtafels, zodat publieksstromen niet door de orkestopstelling lopen.
- Leg repertoire en programma-informatie vroeg vast. Meld de auteursrechten voordat uitnodigingen en online publicaties de deur uitgaan; wijzigingen in werken of uitvoeringsduur kunnen anders je communicatie en techniek opnieuw laten veranderen.
- Maak de technische inventarisatie per onderdeel: muzieklessenaars en lampen voor het orkest, microfoons en statieven voor eventuele toelichting, en kabelgoten, verlengkabels en gaffer tape voor veilige looproutes. Test de volledige opstelling tijdens een repetitie, niet pas bij binnenkomst van het publiek.
- Houd aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligers in één actueel overzicht bij. Druk de bezoekerslijst pas af nadat de laatste aanmeldtermijn is verstreken en geef vrijwilligers vooraf een duidelijke taak bij entree, garderobe en catering.
- Plan een aparte eindcontrole voor de orkestdag. Tel stoelen, lessenaarlampen, waterglazen en programmaboekjes na, controleer de routebeschrijving en zet entree- en podiumverlichting klaar voordat het orkest arriveert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een orkestconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, orkest en dirigent. Plan het repertoire, de auteursrechten en de technische inventarisatie uiterlijk 8 weken voor het concert.
- Wanneer moet je het repertoire voor een orkestconcert vastleggen?
- Leg het repertoire ongeveer 10 tot 12 weken vooraf vast, zodat partijen, programma-informatie en eventuele auteursrechten op tijd geregeld zijn. Controleer de partijen opnieuw in de laatste 2 weken.
- Hoeveel stoelen en programmaboekjes heb je nodig voor een orkestconcert?
- Neem het verwachte aantal bezoekers als basis en reserveer ongeveer 5 procent extra stoelen als de ruimte dat toelaat. Bestel programmaboekjes voor alle aangemelde bezoekers plus 5 tot 10 procent extra.
- Wanneer regel je techniek voor een orkestconcert?
- Inventariseer de technische eisen uiterlijk 6 weken vooraf en reserveer microfoons, mengpaneel, luidsprekers en verlichting daarna direct. Test kabels, aansluitingen en de opstelling tijdens een repetitie, minimaal 1 week voor het concert.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!