Organiser un concert d’école, étape par étape

Un concert d’école se prépare d’abord comme un projet technique, puis comme un moment d’accueil pour les familles. Commencez par fixer la date et le programme, puis confirmez les artistes, les accompagnateurs et les besoins de la salle. Les réservations, les inscriptions et la technique doivent avancer en parallèle, car un changement de programme peut modifier la scène, les micros et les horaires. Gardez les derniers jours pour les essais, l’installation et les vérifications de sécurité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer les artistes et accompagnateurs
2 personnes
3
Vérifier le site et la scène
2 personnes
4
Faire les réservations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Répartir les bénévoles
2 personnes
9
Imprimer le programme
2 personnes
10
Créer un plan pour les visiteurs
11
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
12
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
13
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
14
Commander le catering
2 personnes
15
Tester la technique
3 personnes
16
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
17
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Préparer le comptoir d'accueil
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
22
Préparer les en-cas
4 personnes
23
Préparer les programmes
2 personnes

Événement

24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Installer les éléments de scène
4 personnes
26
Installer les chaises
5 personnes
27
Installer les tables de catering
3 personnes
28
Installer le matériel sonore
4 personnes
29
Monter l’éclairage
3 personnes
30
Installer les instruments
4 personnes
31
Installer la décoration
3 personnes
32
Aménager l'entrée et le vestiaire
3 personnes
33
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Effectuer la balance technique
4 personnes
37
Tester le plan d’éclairage
2 personnes
38
Accueillir les artistes
2 personnes
39
Informer les participants
3 personnes
40
Ouvrir les portes
4 personnes
41
Accueillir les visiteurs
4 personnes
42
Distribuer les programmes
2 personnes
43
Tenir le vestiaire
2 personnes
44
Ouvrir le concert
45
Accompagner les spectacles
3 personnes
46
Changer les microphones
2 personnes
47
Maintenir la scène sécurisée
2 personnes
48
Servir les boissons
4 personnes
49
Servir des amuse-bouches
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Garder le buffet propre et approvisionné
2 personnes
52
Annoncer la pause
53
Assurer le programme de la pause
3 personnes
54
Accompagner les visiteurs à leur place
3 personnes
55
Encadrer le programme du soir
3 personnes
56
Photographier les spectacles
57
Répondre aux questions du public
58
Prononcer le discours de clôture
59
Reconduire les visiteurs
4 personnes
60
Finaliser le vestiaire
2 personnes

Suivi

61
Éteindre le matériel de scène
3 personnes
62
Ranger les instruments en toute sécurité
3 personnes
63
Ranger le service traiteur
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Vérifier les toilettes
2 personnes
70
Rassembler les objets trouvés
71
Inventorier l’équipement
2 personnes
72
Fermer le lieu
2 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Ranger les restes
2 personnes
75
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 320
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 4
Éléments de podiumqté 12
Tabouretsqté 10
Pieds de microqté 25

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 350
Tasses à caféqté 120
Sous-tassesqté 120
Assiettes à gâteauqté 350
Couvertsqté 350
Cuillères de serviceqté 20
Petits bolsqté 25

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 12
Pieds de microqté 12
Boîtiers DIqté 6
Câbles XLRqté 20
Câbles jackqté 12
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 20
Ordinateur portable
Lampes de pupitreqté 8

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Pied de projecteurqté 2
Éclairage d’ambianceqté 8
Piles de rechangeqté 24

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 4

Décoration

Bâche de fondqté 2
Ballonsqté 150
Guirlandesqté 12
Bannières de scèneqté 4
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Badges nominatifsqté 40
Supports de programmeqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Bacs à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez aussi la durée de chaque passage et au moins 30 minutes de battement pour l’installation ou un retard.
Recueillez les besoins techniques dès la confirmation des artistes. Pour chaque groupe, notez les microphones, boîtiers DI, retours, câbles et prises nécessaires, puis testez toute la chaîne au moins une fois avant le concert.
Ne laissez pas l’accueil et les bénévoles pour la dernière semaine. Répartissez les rôles sur des créneaux précis : ouverture du lieu, contrôle des inscriptions, orientation des visiteurs, service et rangement.
Préparez la salle à partir d’un plan : placez les chaises, tables, éléments de podium et passages de câbles avant l’arrivée du public. Vérifiez les sorties de secours et l’accessibilité après l’installation, pas seulement lors de la réservation.
Traitez la restauration et le froid en dernier délai raisonnable : confirmez les besoins alimentaires avant la commande, stockez les produits réfrigérés dès leur livraison et préparez les encas avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’école ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les 2 premières semaines servent à fixer le programme, confirmer les participants et réserver le lieu ; gardez la dernière semaine pour les inscriptions finales, les impressions et les essais techniques.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un concert d’école ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant le concert, dès que la date, le programme et le lieu sont confirmés. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement afin de prévoir les chaises, le catering et l’accueil.
Quand tester le son d’un concert d’école ?: Faites un test complet au plus tard la veille, avec la table de mixage, les haut-parleurs, les moniteurs, les microphones et les câbles réellement utilisés. Le jour même, prévoyez encore 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public pour régler la scène.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des familles ?: Installez le comptoir d’accueil au moins 45 minutes avant l’ouverture des portes, avec les listes d’inscription, les badges si nécessaire, le programme imprimé et le plan des visiteurs. Prévoyez au minimum deux personnes pendant l’arrivée du public si les inscriptions sont nombreuses.

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