Zo organiseer je een schoolconcert zonder last-minute paniek
Begin met het programma, de beschikbare ruimte en de technische eisen; die drie bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Bevestig daarna artiesten en begeleiders, reserveer lokaal en materiaal en maak één planning met eigenaars per taak. Bij een schoolconcert gaat het vaak mis doordat muziekbestanden, podiumindeling en vrijwilligers te laat worden afgestemd. Plan daarom minimaal twee technische controles en laat de locatie op de dag zelf ruim voor ontvangst openen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Artiesten en begeleiders bevestigen
2 personen
- 3
Lokaal en podium controleren
2 personen
- 4
Reserveringen maken
2 personen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 9
Programma afdrukken
2 personen
- 10
Plattegrond voor bezoekers maken
- 11
Technische wensen verzamelen
2 personen
- 12
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
- 13
Podiumindeling uitwerken
2 personen
- 14
Catering bestellen
2 personen
- 15
Techniek testen
3 personen
- 16
Nooduitgangen controleren
2 personen
- 17
Toegankelijkheid controleren
2 personen
- 18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
- 19
Entreebalie voorbereiden
2 personen
- 20
Boodschappen doen
3 personen
- 21
Koelproducten opslaan
2 personen
- 22
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 23
Programma's klaarleggen
2 personen
Event
- 24
Locatie openen
2 personen
- 25
Podiumdelen plaatsen
4 personen
- 26
Stoelen opstellen
5 personen
- 27
Tafels voor catering plaatsen
3 personen
- 28
Geluidsapparatuur opbouwen
4 personen
- 29
Lichtapparatuur opbouwen
3 personen
- 30
Instrumenten klaarzetten
4 personen
- 31
Decoratie ophangen
3 personen
- 32
Entree en garderobe inrichten
3 personen
- 33
Cateringbuffet inrichten
4 personen
- 34
Dranken koud zetten
2 personen
- 35
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 36
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
- 37
Lichtplan testen
2 personen
- 38
Artiesten ontvangen
2 personen
- 39
Deelnemers instrueren
3 personen
- 40
Deuren openen
4 personen
- 41
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 42
Programma's uitdelen
2 personen
- 43
Garderobe bemannen
2 personen
- 44
Concert openen
- 45
Optredens begeleiden
3 personen
- 46
Microfoons wisselen
2 personen
- 47
Podium veilig houden
2 personen
- 48
Dranken serveren
4 personen
- 49
Hapjes serveren
4 personen
- 50
Dranken bijvullen
2 personen
- 51
Buffet schoon en gevuld houden
2 personen
- 52
Pauze aankondigen
- 53
Pauzeprogramma verzorgen
3 personen
- 54
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
3 personen
- 55
Avondprogramma begeleiden
3 personen
- 56
Optredens fotograferen
- 57
Publieksvragen opvangen
- 58
Slotwoord verzorgen
- 59
Bezoekers uitgeleiden
4 personen
- 60
Garderobe afronden
2 personen
Nazorg
- 61
Podiumapparatuur uitschakelen
3 personen
- 62
Instrumenten veilig opbergen
3 personen
- 63
Catering opruimen
4 personen
- 64
Servies afwassen
3 personen
- 65
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
- 66
Decoratie verwijderen
3 personen
- 67
Afval verzamelen
3 personen
- 68
Locatie schoonmaken
4 personen
- 69
Toiletten controleren
2 personen
- 70
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 71
Apparatuur inventariseren
2 personen
- 72
Locatie afsluiten
2 personen
- 73
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 74
Restanten opruimen
2 personen
- 75
Bedankberichten versturen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 320
- Klaptafelsaantal 12
- Barkrukkenaantal 6
- Garderoberekkenaantal 4
- Podiumdelenaantal 12
- Krukkenaantal 10
- Muziekstandaardsaantal 25
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 350
- Koffiekopjesaantal 120
- Schoteltjesaantal 120
- Gebaksbordenaantal 350
- Besteksetsaantal 350
- Serveerlepelsaantal 20
- Schaaltjesaantal 25
Apparatuur
- Mengpaneel
- Luidsprekersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Podiummonitorenaantal 4
- Microfoonsaantal 12
- Microfoonstatievenaantal 12
- DI-boxenaantal 6
- XLR-kabelsaantal 20
- Jackkabelsaantal 12
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 12
- Kabelgotenaantal 20
- Laptop
- Muziekstandaardlampenaantal 8
Verlichting
- LED-podiumlampenaantal 8
- LED-spotsaantal 6
- Lichtstatiefaantal 2
- Sfeerverlichtingaantal 8
- Reservebatterijenaantal 24
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Serveerschalenaantal 20
- Serveerbladenaantal 12
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Maatbekersaantal 4
Decoratie
- Achtergronddoekaantal 2
- Ballonnenaantal 150
- Slingersaantal 12
- Podiumbannersaantal 4
- Tafelkledenaantal 12
- Pijlbordenaantal 10
- Naamkaartjesaantal 40
- Programmahoudersaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilmoppenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Afwasbakkenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma eerst vast en verzamel per optreden de muziekbestanden, bezetting en technische wensen. Noteer ook wie begeleidt en hoeveel microfoons, DI-boxen of muziekstandaards nodig zijn.
- Maak de podiumindeling vóór je stoelen en podiumdelen plaatst. Houd looppaden en nooduitgangen vrij en test kabels, stekkerdozen, monitors en luidsprekers op de plek waar ze tijdens het concert staan.
- Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk één week vooraf. Bestel catering op basis van het bevestigde aantal bezoekers en zet koelproducten direct na levering gekoeld weg.
- Wijs vrijwilligers per tijdsblok één duidelijke rol toe, bijvoorbeeld entree, garderobe, podiumwissel of catering. Leg naamkaartjes, programma’s en een plattegrond vóór opening bij de entreebalie klaar.
- Plan de laatste controle minstens 60 minuten vóór de deuren opengaan. Controleer dan verlichting, microfoons, laptop en muziekbestanden, maar ook toegankelijkheid, nooduitgangen en de plaats van de stoelen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een schoolconcert organiseren?
- Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Bevestig techniek, begeleiders, catering en vrijwilligers uiterlijk 2 weken voor het concert.
- Wanneer moet je de techniek van een schoolconcert testen?
- Doe een eerste controle zodra de technische wensen en muziekbestanden compleet zijn, uiterlijk 1 week vooraf. Test op de concertdag opnieuw minimaal 60 minuten vóór ontvangst van bezoekers.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een schoolconcert?
- Plan minimaal 1 vrijwilliger bij de entree, 1 voor garderobe of publieksbegeleiding en 1 bij het podium. Bij meerdere podiumwissels is 1 extra vrijwilliger per gelijktijdige taak een praktisch uitgangspunt.
- Wanneer moet je catering voor een schoolconcert bestellen?
- Bestel de catering ongeveer 7 dagen vooraf, nadat het aantal aanmeldingen en de dieetwensen zijn verwerkt. Controleer de levering op de dag zelf en bewaar koelproducten direct gekoeld.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!