Ein Schulkonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Schulkonzert hängen Programm, Bühne und Einlass eng zusammen. Beginne deshalb mit Datum, Ablauf und Beteiligten, bevor du Technik oder Catering bestellst. Danach klärst du Raum, Bühnenaufteilung, Anmeldungen und Helfer und sammelst alle technischen Anforderungen der auftretenden Gruppen. In der letzten Woche geht es vor allem um Ausdrucke, Musikdateien, Proben und einen vollständigen Techniktest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Künstler und Begleiter bestätigen
2 Personen
3
Lokal und Bühne kontrollieren
2 Personen
4
Reservierungen vornehmen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Freiwillige einteilen
2 Personen
9
Programm drucken
2 Personen
10
Besucherplan erstellen
11
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
12
Musikdateien sammeln
2 Personen
13
Bühnenaufteilung ausarbeiten
2 Personen
14
Catering bestellen
2 Personen
15
Technik testen
3 Personen
16
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
17
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
19
Eingangstheke vorbereiten
2 Personen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Kühlprodukte einlagern
2 Personen
22
Snacks vorbereiten
4 Personen
23
Programme bereitlegen
2 Personen

Event

24
Location öffnen
2 Personen
25
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
26
Stühle aufstellen
5 Personen
27
Tische für das Catering aufstellen
3 Personen
28
Tonanlage aufbauen
4 Personen
29
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
30
Instrumente bereitstellen
4 Personen
31
Dekoration aufhängen
3 Personen
32
Eingang und Garderobe einrichten
3 Personen
33
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
34
Getränke kalt stellen
2 Personen
35
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
36
Technischen Soundcheck durchführen
4 Personen
37
Lichtplan testen
2 Personen
38
Künstler empfangen
2 Personen
39
Teilnehmende instruieren
3 Personen
40
Türen öffnen
4 Personen
41
Besucher empfangen
4 Personen
42
Programme ausgeben
2 Personen
43
Garderobe besetzen
2 Personen
44
Konzert eröffnen
45
Auftritte betreuen
3 Personen
46
Mikrofone wechseln
2 Personen
47
Die Bühne sichern
2 Personen
48
Getränke servieren
4 Personen
49
Snacks servieren
4 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Buffet sauber und gefüllt halten
2 Personen
52
Pause ankündigen
53
Pausenprogramm gestalten
3 Personen
54
Besucher zu den Plätzen begleiten
3 Personen
55
Abendprogramm betreuen
3 Personen
56
Auftritte fotografieren
57
Publikumsfragen entgegennehmen
58
Schlusswort halten
59
Besucher verabschieden
4 Personen
60
Garderobe abschließen
2 Personen

Nachbereitung

61
Bühnentechnik ausschalten
3 Personen
62
Instrumente sicher verstauen
3 Personen
63
Catering aufräumen
4 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Stühle und Tische wegräumen
5 Personen
66
Dekoration entfernen
3 Personen
67
Abfall sammeln
3 Personen
68
Location reinigen
4 Personen
69
Toiletten kontrollieren
2 Personen
70
Fundsachen sammeln
71
Ausstattung inventarisieren
2 Personen
72
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
73
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
74
Reste aufräumen
2 Personen
75
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 320
KlappischeAnz. 12
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 4
BühnenelementeAnz. 12
HockerAnz. 10
NotenständerAnz. 25

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 350
KaffeetassenAnz. 120
UntertassenAnz. 120
KuchenplattenAnz. 350
BestecksetsAnz. 350
ServierlöffelAnz. 20
SchälchenAnz. 25

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 4
MikrofoneAnz. 12
MikrofonständerAnz. 12
DI-BoxenAnz. 6
XLR-KabelAnz. 20
JackkabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelkanäleAnz. 20
Laptop
NotenständerlampenAnz. 8

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 8
LED-SpotsAnz. 6
LichtstativAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 20
ServiertablettsAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 4

Dekoration

HintergrundtuchAnz. 2
BallonsAnz. 150
GirlandenAnz. 12
BühnenbannerAnz. 4
TischdeckenAnz. 12
WegweiserAnz. 10
NamensschilderAnz. 40
ProgrammhalterAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmoppsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
SpülbeckenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Auftrittsreihenfolge zuerst fest. Frage jede Gruppe nach Besetzung, benötigten Mikrofonen, DI-Boxen, Notenständern und Musikdateien und sammle diese Angaben spätestens 14 Tage vor dem Konzert.
Plane Bühne und Publikum gemeinsam. Prüfe, ob für Stühle, Klapptische, Bühnenelemente, Notenständer und Kabelkanäle genug Platz bleibt und ob Besucherwege sowie Notausgänge frei bleiben.
Bestätige Künstler, Begleiter und Freiwillige nicht nur mündlich. Erstelle spätestens eine Woche vorher einen Einsatzplan für Einlass, Garderobe, Catering, Bühnenumbau und Aufräumen.
Führe den Techniktest mit dem echten Aufbau durch, nicht nur mit eingeschalteten Geräten. Teste Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Mikrofone, XLR- und Klinkenkabel sowie die Bühnenbeleuchtung mindestens einen Tag vorher.
Plane Einlass und Verpflegung nach der Anmeldung. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Konzert, stelle Programme und Namensschilder bereit und lagere Kühlprodukte erst am Veranstaltungstag oder am Vorabend ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Schulkonzert planen?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Raum. Technik, Catering und Helfer sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert angefragt oder eingeteilt sein.
Wann sollte die Technik für ein Schulkonzert getestet werden?: Der vollständige Aufbau sollte mindestens einen Tag vorher getestet werden. Plane zusätzlich am Veranstaltungstag 60 bis 90 Minuten für Soundcheck, Bühnenaufteilung und letzte Kabel- oder Mikrofonänderungen ein.
Wie viele Helfer braucht man für ein Schulkonzert?: Für ein kleines Schulkonzert solltest du mindestens 6 bis 10 Helfer einteilen: zwei am Eingang, eine Person für Garderobe oder Besucherfragen, zwei bis vier für Bühne und Technik sowie mindestens eine Person für Catering und Nachschub.
Wann verschickt man Einladungen für ein Schulkonzert?: Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher und setze die Anmeldefrist auf 7 bis 10 Tage vor dem Konzert. So bleiben noch einige Tage für Sitzplanung, Namensschilder, Catering und Ernährungswünsche.

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