Cómo organizar un concierto escolar sin improvisar

Un concierto escolar se organiza mejor empezando por el programa y terminando con una prueba técnica completa. Primero confirma la fecha, los artistas, el local y las necesidades del escenario; después cierra inscripciones, invitaciones, voluntarios y catering. Durante la última semana, reúne la música, prepara el programa, revisa la accesibilidad y asigna responsables para la entrada. El día del concierto, reserva tiempo para abrir el local, montar el escenario y comprobar el sonido antes de recibir al público.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Confirmar artistas y acompañantes
2 personas
3
Comprobar el local y el escenario
2 personas
4
Hacer reservas
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Asignar voluntarios
2 personas
9
Imprimir el programa
2 personas
10
Crear un mapa para los visitantes
11
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
12
Reunir archivos de música
2 personas
13
Definir la distribución del escenario
2 personas
14
Pedir el catering
2 personas
15
Probar la técnica
3 personas
16
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
17
Comprobar la accesibilidad
2 personas
18
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
19
Preparar el mostrador de entrada
2 personas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Guardar los productos refrigerados
2 personas
22
Preparar aperitivos
4 personas
23
Preparar los programas
2 personas

Evento

24
Abrir la ubicación
2 personas
25
Colocar las piezas del escenario
4 personas
26
Colocar las sillas
5 personas
27
Colocar mesas para catering
3 personas
28
Montar el equipo de sonido
4 personas
29
Montar el equipo de iluminación
3 personas
30
Preparar los instrumentos
4 personas
31
Colgar la decoración
3 personas
32
Montar la entrada y el guardarropa
3 personas
33
Montar el buffet de catering
4 personas
34
Enfriar las bebidas
2 personas
35
Preparar café y té
2 personas
36
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
37
Probar el plan de iluminación
2 personas
38
Recibir a los artistas
2 personas
39
Instruir a los participantes
3 personas
40
Abrir las puertas
4 personas
41
Recibir a los visitantes
4 personas
42
Repartir programas
2 personas
43
Atender el guardarropa
2 personas
44
Abrir el concierto
45
Coordinar las actuaciones
3 personas
46
Cambiar micrófonos
2 personas
47
Mantener seguro el escenario
2 personas
48
Servir las bebidas
4 personas
49
Servir aperitivos
4 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Mantener el buffet limpio y abastecido
2 personas
52
Anunciar el descanso
53
Organizar el programa del descanso
3 personas
54
Guiar a los visitantes a sus asientos
3 personas
55
Coordinar el programa de la noche
3 personas
56
Fotografiar las actuaciones
57
Atender preguntas del público
58
Preparar el discurso de clausura
59
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas
60
Terminar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

61
Apagar el equipo del escenario
3 personas
62
Guardar los instrumentos de forma segura
3 personas
63
Recoger el catering
4 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Retirar sillas y mesas
5 personas
66
Retirar la decoración
3 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Comprobar los baños
2 personas
70
Recoger objetos perdidos
71
Inventariar el equipo
2 personas
72
Cerrar el recinto
2 personas
73
Devolver los objetos prestados
2 personas
74
Recoger los restos
2 personas
75
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 320
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 4
Piezas de escenariocant. 12
Taburetescant. 10
Atrilescant. 25

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 350
Tazas de cafécant. 120
Platilloscant. 120
Platos para postrecant. 350
Cubiertoscant. 350
Cucharones de servircant. 20
Cuencoscant. 25

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 12
Soportes de micrófonocant. 12
Cajas DIcant. 6
Cables XLRcant. 20
Cables jackcant. 12
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Canaletas para cablescant. 20
Portátil
Lámparas de atrilcant. 8

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 8
Focos LEDcant. 6
Soporte de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Jarras medidorascant. 4

Decoración

Lona de fondocant. 2
Globoscant. 150
Guirnaldascant. 12
Banners del escenariocant. 4
Mantelescant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Tarjetas de nombrecant. 40
Fundas para programascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Fregaderoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y la distribución del escenario antes de pedir equipos o imprimir programas. Así sabrás cuántos atriles, micrófonos, monitores y piezas de escenario necesitas y evitarás cambios de última hora.
Haz la prueba técnica al menos 2 horas antes de abrir las puertas. Comprueba cada micrófono, monitor, caja DI, cable y foco LED; deja libres los pasillos y protege los cables con canaletas.
Envía las invitaciones y abre las inscripciones con un plazo de al menos 10 días. Pide también las preferencias dietéticas en el mismo formulario, porque el catering suele necesitar esos datos antes de preparar los aperitivos.
Asigna los voluntarios como mínimo 7 días antes y entrega a cada uno una tarea concreta: entrada, acompañamiento de artistas, catering, orientación o apoyo técnico. Prepara tarjetas de nombre y un mapa para visitantes para reducir preguntas durante la llegada.
Prepara los programas y el mostrador de entrada el día anterior, no durante la apertura del local. Guarda los productos refrigerados en cuanto lleguen y coloca sillas, mesas, percheros y taburetes siguiendo el plano antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto escolar?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la fecha, confirmar artistas, reservar el local y gestionar las inscripciones. Deja la última semana para imprimir programas, reunir archivos de música y confirmar voluntarios.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido de un concierto escolar?: Hazla el mismo día, al menos 2 horas antes de la entrada del público. Prueba el portátil, la mesa de mezclas, los altavoces, los monitores, los micrófonos y todas las conexiones previstas en el escenario.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones?: Envíalas entre 10 y 14 días antes del concierto y fija una fecha límite para inscribirse. Ese plazo permite calcular las sillas, preparar el mapa de visitantes y comunicar las necesidades dietéticas al catering.
¿Qué hay que revisar el día del concierto escolar?: Comprueba primero las salidas de emergencia, la accesibilidad y la distribución del escenario. Después monta la entrada, coloca los programas, revisa el sonido y confirma que los productos refrigerados estén guardados antes de abrir el local.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.