Organiser un concert d’adieu sans rien laisser au hasard

Un concert d’adieu demande de coordonner la partie musicale et le moment convivial qui suit. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis vérifiez les autorisations et l’assurance avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite les répétitions, les partitions, les discours et le déroulé de l’hommage. Les inscriptions permettent d’ajuster le catering, les boissons, les places assises et les besoins alimentaires.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Imprimer le programme
2 personnes
10
Informer les artistes
2 personnes
11
Planifier la répétition
2 personnes
12
Vérifier le répertoire
2 personnes
13
Rassembler les partitions
2 personnes
14
Copier les partitions
2 personnes
15
Rédiger les discours
2 personnes
16
Préparer le moment d'adieu
3 personnes
17
Réserver un animateur
18
Réserver le photographe
19
Réserver le catering
2 personnes
20
Faire la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Commander des fleurs
25
Acheter un cadeau
2 personnes
26
Imprimer la liste des invités
27
Établir la répartition de l’équipe
2 personnes
28
Récupérer les clés
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Vérifier les espaces
2 personnes
31
Libérer l’espace de la scène
4 personnes
32
Installer les tables
4 personnes
33
Installer les chaises
6 personnes
34
Aménager la table d’entrée
2 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Installer les fleurs
2 personnes
37
Installer le panneau souvenir
2 personnes
38
Installer l’éclairage
3 personnes
39
Installer le matériel sonore
3 personnes
40
Brancher les microphones
2 personnes
41
Installer les instruments
6 personnes
42
Installer les pupitres
4 personnes
43
Préparer les partitions
3 personnes
44
Effectuer la vérification du son
3 personnes
45
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
46
Dégager les voies d’évacuation
2 personnes
47
Vérifier les toilettes
2 personnes
48
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
49
Installer le buffet de boissons
3 personnes
50
Préparer les programmes
2 personnes
51
Tester la caisse et les moyens de paiement
2 personnes

Événement

52
Ouvrir les portes
2 personnes
53
Accueillir les invités
4 personnes
54
Cocher les inscriptions
2 personnes
55
Distribuer les programmes
2 personnes
56
Gérer le vestiaire
2 personnes
57
Accompagner le public à la salle
2 personnes
58
Annoncer le concert
59
Interpréter les morceaux de musique
20 personnes
60
Réciter les discours
61
Animer le moment d’au revoir
3 personnes
62
Prendre des photos
63
Servir des amuse-bouches
4 personnes
64
Servir les boissons
3 personnes
65
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
66
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
67
Rassembler la vaisselle
2 personnes
68
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
69
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
70
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes

Suivi

71
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
72
Démonter les instruments
6 personnes
73
Débrancher le matériel de sonorisation
3 personnes
74
Démonter l’équipement d’éclairage
3 personnes
75
Ranger les pupitres à musique
4 personnes
76
Rassembler les partitions
3 personnes
77
Retirer la décoration
3 personnes
78
Apporter des fleurs
79
Ranger le service traiteur
4 personnes
80
Faire la vaisselle
3 personnes
81
Vider les glacières
2 personnes
82
Rassembler les déchets
3 personnes
83
Replier les tables
4 personnes
84
Empiler les chaises
4 personnes
85
Balayer la salle
2 personnes
86
Passer la serpillière dans la salle
2 personnes
87
Nettoyer les toilettes
2 personnes
88
Nettoyer la cuisine
2 personnes
89
Vérifier la salle une dernière fois
2 personnes
90
Rapporter les clés
91
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
92
Ranger le stock restant
2 personnes
93
Archiver les photos en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 180
Tabouretsqté 8
Portantsqté 2
Jupes de tableqté 8
Cintresqté 180

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettes à dessertqté 180
Fourchettes à gâteauqté 180
Cuillères à caféqté 100
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 8
Louchesqté 4
Verres doseursqté 2

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Pieds de haut-parleurqté 2
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Pupitres de musiqueqté 24
Piles de rechangeqté 16
Tabouret de piano
Ordinateur portable
Clé USBqté 2
Éclairage de pupitre de musiqueqté 12
Fusibles de secoursqté 10
Caisse à outils
Serre-câblesqté 100
Gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Bannière d’adieu
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Vases à fleursqté 6
Cadres photoqté 8
Panneau de rappel
Crochets adhésifsqté 20
Décoration de tableqté 8
Badges nominatifsqté 40
Stylosqté 12
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2
Ciseauxqté 4

Catering

Courses
Caisse
Terminal de paiement

Nettoyage

Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8
Étiquettes de poubelle

Conseils

Bloquez la date et le programme avant de rédiger les invitations : les artistes doivent connaître le répertoire, les horaires de répétition et la durée de leur intervention.
Réservez le lieu, l’animateur, le photographe et le catering plusieurs semaines à l’avance. Vérifiez aussi les autorisations et l’assurance avant de confirmer publiquement l’événement.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires avec une date limite claire, idéalement 10 à 14 jours avant le concert. Vous pourrez ainsi adapter les quantités de repas, d’en-cas et de boissons.
Préparez le moment d’adieu séparément du concert : rédigez les discours, choisissez qui intervient et prévoyez le cadeau et les fleurs au moins une semaine avant.
Organisez une répétition avec les artistes et testez la table de mixage, les haut-parleurs, les microphones et les câbles. Gardez du temps pour l’installation des tables, des chaises et du service avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un concert d’adieu ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la date du concert. Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement afin de finaliser le catering et les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour la répétition d’un concert d’adieu ?: Prévoyez au minimum 2 à 3 heures, davantage si plusieurs artistes ou formations participent. Faites une vérification technique complète avant le début, notamment des microphones, haut-parleurs et câbles audio.
Quand réserver le lieu et le catering ?: Réservez le lieu dès que la date et le programme sont fixés, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance. Confirmez le nombre de convives au catering 10 à 14 jours avant le concert.
Que faut-il préparer pour le moment d’adieu ?: Préparez les discours, le déroulé, le cadeau et les fleurs au moins une semaine avant. Le jour même, désignez une personne pour guider les interventions et vérifier que le matériel nécessaire est installé.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.