Ein Abschiedskonzert Schritt für Schritt organisieren

Ein Abschiedskonzert braucht zwei Abläufe, die zusammenpassen: das musikalische Programm und den Empfang für die Gäste. Lege zuerst Datum, Programm und Ort fest, bevor du Einladungen verschickst oder Technik bestellst. Danach folgen Genehmigungen, Künstler, Probe, Redebeiträge und die Ausstattung für Bühne und Catering. Plane die letzten Tage nicht nur für Einkäufe ein, sondern auch für gekühlte Getränke, gedruckte Programme und einen klaren Ablauf vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
2 Personen
3
Genehmigungen prüfen
4
Versicherung prüfen
5
Einladungen erstellen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Programm drucken
2 Personen
10
Künstler informieren
2 Personen
11
Probe planen
2 Personen
12
Repertoire prüfen
2 Personen
13
Noten zusammentragen
2 Personen
14
Noten kopieren
2 Personen
15
Redetexte schreiben
2 Personen
16
Abschiedsmoment vorbereiten
3 Personen
17
Moderator festlegen
18
Fotograf festlegen
19
Catering reservieren
2 Personen
20
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Snacks vorbereiten
4 Personen
24
Blumen bestellen
25
Geschenk kaufen
2 Personen
26
Gästeliste drucken
27
Crew-Einteilung erstellen
2 Personen
28
Schlüssel abholen
29
Location öffnen
2 Personen
30
Räume kontrollieren
2 Personen
31
Bühnenbereich freiräumen
4 Personen
32
Tische aufstellen
4 Personen
33
Stühle aufstellen
6 Personen
34
Empfangstisch einrichten
2 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Blumen platzieren
2 Personen
37
Erinnerungsschild aufstellen
2 Personen
38
Licht aufhängen
3 Personen
39
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
40
Mikrofone anschließen
2 Personen
41
Instrumente bereitstellen
6 Personen
42
Notenständer aufstellen
4 Personen
43
Notenblätter bereitlegen
3 Personen
44
Soundcheck durchführen
3 Personen
45
Lichttest durchführen
2 Personen
46
Fluchtwege freihalten
2 Personen
47
Toiletten kontrollieren
2 Personen
48
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
49
Getränkebuffet einrichten
3 Personen
50
Programme bereitlegen
2 Personen
51
Kasse und Zahlungsmittel testen
2 Personen

Event

52
Türen öffnen
2 Personen
53
Gäste empfangen
4 Personen
54
Anmeldungen abhaken
2 Personen
55
Programme ausgeben
2 Personen
56
Garderobe verwalten
2 Personen
57
Publikum in den Saal begleiten
2 Personen
58
Konzert ankündigen
59
Musikstücke aufführen
20 Personen
60
Sprechtexte vortragen
61
Abschiedsmoment begleiten
3 Personen
62
Fotos machen
63
Snacks servieren
4 Personen
64
Getränke servieren
3 Personen
65
Getränke nachfüllen
2 Personen
66
Snacks nachfüllen
2 Personen
67
Geschirr sammeln
2 Personen
68
Toiletten zwischendurch kontrollieren
69
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
70
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

71
Fundsachen sammeln
2 Personen
72
Instrumente abbauen
6 Personen
73
Audioausrüstung abkoppeln
3 Personen
74
Lichttechnik abbauen
3 Personen
75
Musikpulte wegräumen
4 Personen
76
Noten zusammentragen
3 Personen
77
Dekoration entfernen
3 Personen
78
Blumen mitbringen
79
Catering aufräumen
4 Personen
80
Geschirr abwaschen
3 Personen
81
Kühlboxen leeren
2 Personen
82
Abfall sammeln
3 Personen
83
Tische zusammenklappen
4 Personen
84
Stühle stapeln
4 Personen
85
Saal kehren
2 Personen
86
Saal wischen
2 Personen
87
Toiletten reinigen
2 Personen
88
Küche reinigen
2 Personen
89
Ort abschließend kontrollieren
2 Personen
90
Schlüssel zurückbringen
91
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
92
Restbestand einlagern
2 Personen
93
Fotos sicher archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 180
HockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 2
TischröckeAnz. 8
KleiderbügelAnz. 180

Geschirr

WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
DesserttellerAnz. 180
GebäckgabelnAnz. 180
TeelöffelAnz. 100
ServierbesteckAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
KellenAnz. 4
MessbecherAnz. 2

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherstativeAnz. 2
AudiokabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
NotenpulteAnz. 24
ErsatzbatterienAnz. 16
Klavierhocker
Laptop
USB-StickAnz. 2
NotenständerbeleuchtungAnz. 12
ErsatzsicherungenAnz. 10
Werkzeugkoffer
KabelbinderAnz. 100
Gaffa-TapeAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
LichtstativeAnz. 4

Dekoration

Abschiedsbanner
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
BlumenvasenAnz. 6
FotorahmenAnz. 8
Erinnerungstafel
KlebehakenAnz. 20
TischdekorationAnz. 8
NamensschilderAnz. 40
StifteAnz. 12
KlebebandAnz. 6
SeilAnz. 2
ScherenAnz. 4

Catering

Einkäufe
Kassabox
Kartenterminal

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8
Mülltonnenetiketten

Tipps

Lege das Programm fest, bevor du die Einladungen verschickst. Plane neben den Musikstücken auch Reden, den Abschiedsmoment und einen Moderator ein, damit der Abend nicht aus ungeplanten Übergängen besteht.
Reserviere die Location früh und kläre Genehmigungen sowie Versicherung direkt danach. Prüfe außerdem, ob Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone und Stative vorhanden sind oder separat organisiert werden müssen.
Setze die Probe nicht erst auf den Veranstaltungstag. Plane mindestens einen vollständigen Durchlauf mit Künstlern, Moderation und Technik, damit Mikrofonwechsel, Redetexte und das Abschiedsmoment zusammen funktionieren.
Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Konzert. Für den Empfang werden neben Speisen oft Wassergläser, Weingläser, Kaffeetassen, Dessertteller und Servierbesteck vergessen.
Erledige die letzten Einkäufe ein bis zwei Tage vorher und kühle die Getränke rechtzeitig. Bestelle Blumen und kaufe das Geschenk nicht am Konzerttag, sondern spätestens am Vortag, damit morgens nur noch Aufbau und Vorbereitung bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Abschiedskonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Einladungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig bearbeiten kannst.
Wann sollte die Probe für ein Abschiedskonzert stattfinden?: Plane eine vollständige Probe spätestens 7 Tage vor dem Konzert und einen kurzen Technikcheck am Veranstaltungstag. So bleiben noch mehrere Tage, um Repertoire, Noten, Redetexte und Übergänge zu korrigieren.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Abschiedskonzert?: Rechne mit mindestens 3 Stunden für Tische, Stühle, Garderobe, Lautsprecher, Mikrofone und Catering. Sind Technik oder Mobiliar nicht vor Ort, plane zusätzlich 1 bis 2 Stunden für Lieferung und Verkabelung ein.
Wann sollte man Getränke und Catering für ein Abschiedskonzert bestellen?: Reserviere das Catering etwa 3 bis 4 Wochen vorher und bestätige die Personenzahl 7 Tage vor dem Termin. Getränke und Snacks kannst du 1 bis 2 Tage vorher einkaufen; gekühlt werden sollten sie am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor Beginn.

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