Zo organiseer je een afscheidsconcert
Begin met de datum, het programma en de locatie; die drie bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Controleer daarna vergunningen, verzekering en de technische mogelijkheden van de zaal. Werk parallel aan de repetitie, het repertoire en de spreekteksten, terwijl je uitnodigingen verstuurt en aanmeldingen bijhoudt. Plan de catering en het afscheidsmoment ruim vooraf: dieetwensen, bloemen en een cadeau worden gemakkelijk vergeten. Gebruik de laatste week voor controle van partituren, techniek, dranken en de taakverdeling op de avond zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
2 personen
- 3
Vergunningen controleren
- 4
Verzekering controleren
- 5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Programma afdrukken
2 personen
- 10
Artiesten informeren
2 personen
- 11
Repetitie plannen
2 personen
- 12
Repertoire controleren
2 personen
- 13
Partituren verzamelen
2 personen
- 14
Partituren kopiëren
2 personen
- 15
Spreekteksten schrijven
2 personen
- 16
Afscheidsmoment voorbereiden
3 personen
- 17
Presentator vastleggen
- 18
Fotograaf vastleggen
- 19
Catering reserveren
2 personen
- 20
Boodschappenlijst maken
2 personen
- 21
Boodschappen doen
3 personen
- 22
Dranken koelen
2 personen
- 23
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 24
Bloemen bestellen
- 25
Cadeau aanschaffen
2 personen
- 26
Gastenlijst afdrukken
- 27
Crewindeling maken
2 personen
- 28
Sleutels ophalen
- 29
Locatie openen
2 personen
- 30
Ruimtes controleren
2 personen
- 31
Podiumruimte vrijmaken
4 personen
- 32
Tafels opstellen
4 personen
- 33
Stoelen plaatsen
6 personen
- 34
Entreetafel inrichten
2 personen
- 35
Decoratie ophangen
3 personen
- 36
Bloemen plaatsen
2 personen
- 37
Herinneringsbord plaatsen
2 personen
- 38
Licht ophangen
3 personen
- 39
Geluidsapparatuur klaarzetten
3 personen
- 40
Microfoons aansluiten
2 personen
- 41
Instrumenten klaarzetten
6 personen
- 42
Muzieklessenaars plaatsen
4 personen
- 43
Partituren klaarleggen
3 personen
- 44
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
- 45
Lichttest uitvoeren
2 personen
- 46
Brandroutes vrijmaken
2 personen
- 47
Toiletten controleren
2 personen
- 48
Cateringbuffet inrichten
4 personen
- 49
Drankenbuffet inrichten
3 personen
- 50
Programma's klaarleggen
2 personen
- 51
Kassa en betaalmiddelen testen
2 personen
Event
- 52
Deuren openen
2 personen
- 53
Gasten ontvangen
4 personen
- 54
Aanmeldingen afvinken
2 personen
- 55
Programma's uitdelen
2 personen
- 56
Garderobe beheren
2 personen
- 57
Publiek naar zaal begeleiden
2 personen
- 58
Concert aankondigen
- 59
Muziekstukken uitvoeren
20 personen
- 60
Spreekteksten voordragen
- 61
Afscheidsmoment begeleiden
3 personen
- 62
Foto's maken
- 63
Hapjes serveren
4 personen
- 64
Dranken serveren
3 personen
- 65
Dranken bijvullen
2 personen
- 66
Hapjes bijvullen
2 personen
- 67
Servies verzamelen
2 personen
- 68
Toiletten tussentijds controleren
- 69
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
- 70
Gasten uitgeleiden
3 personen
Nazorg
- 71
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
- 72
Instrumenten afbreken
6 personen
- 73
Geluidsapparatuur afkoppelen
3 personen
- 74
Lichtapparatuur afbreken
3 personen
- 75
Muzieklessenaars opruimen
4 personen
- 76
Partituren verzamelen
3 personen
- 77
Decoratie verwijderen
3 personen
- 78
Bloemen meenemen
- 79
Catering opruimen
4 personen
- 80
Servies afwassen
3 personen
- 81
Koelboxen legen
2 personen
- 82
Afval verzamelen
3 personen
- 83
Tafels inklappen
4 personen
- 84
Stoelen stapelen
4 personen
- 85
Zaal vegen
2 personen
- 86
Zaal dweilen
2 personen
- 87
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 88
Keuken schoonmaken
2 personen
- 89
Locatie eindcontroleren
2 personen
- 90
Sleutels terugbrengen
- 91
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 92
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 93
Foto's veilig archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 180
- Krukkenaantal 8
- Garderoberekkenaantal 2
- Tafelrokkenaantal 8
- Kledinghangersaantal 180
Servies
- Waterglazenaantal 180
- Wijnglazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 100
- Dessertbordenaantal 180
- Gebaksvorkjesaantal 180
- Theelepelsaantal 100
- Serveerbestekaantal 12
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen met dekselaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Tangenaantal 8
- Pollepelsaantal 4
- Maatbekersaantal 2
Apparatuur
- Mengpaneel
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- Luidsprekerstatievenaantal 2
- Audiokabelsaantal 12
- Verlengsnoerenaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelmattenaantal 12
- Muzieklessenaarsaantal 24
- Reservebatterijenaantal 16
- Pianokruk
- Laptop
- USB-stickaantal 2
- Muziekstandaardverlichtingaantal 12
- Reservezekeringenaantal 10
- Gereedschapskoffer
- Kabelbindersaantal 100
- Gaffertapeaantal 4
Verlichting
- LED-spotsaantal 6
- Sfeerverlichtingaantal 4
- Lichtstatievenaantal 4
Decoratie
- Afscheidsbanner
- Ballonnenaantal 100
- Ballonlintaantal 2
- Bloemvazenaantal 6
- Fotolijstjesaantal 8
- Herinneringsbord
- Kleefhakenaantal 20
- Tafeldecoratieaantal 8
- Naamkaartjesaantal 40
- Pennenaantal 12
- Plakbandaantal 6
- Touwaantal 2
- Scharenaantal 4
Catering
- Boodschappen
- Kassabox
- Betaalterminal
Schoonmaak
- Bezemsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalbaklabels
Tips
- Leg het programma uiterlijk vier tot zes weken vooraf vast. Reserveer daarna de locatie en controleer meteen of er ruimte is voor repetitie, garderobe, publiek, catering en een afscheidsmoment.
- Plan minstens één volledige repetitie in de concertzaal. Test daarbij microfoons, luidsprekers, het mengpaneel en alle audiokabels; een repetitie in een andere ruimte laat akoestische problemen vaak te laat zien.
- Verstuur uitnodigingen zodra datum, locatie en programma definitief zijn, bij voorkeur vier weken vooraf. Houd aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht bij en sluit de inventarisatie zeven dagen voor het concert.
- Maak voor het afscheidsmoment een draaiboek met spreekteksten, cadeau, bloemen en de volgorde van optredens. Spreek met de presentator af wie het woord voert en beperk elk onderdeel tot de beschikbare pauze- of eindtijd.
- Plan de opbouw op de concertdag met een vast tijdstip voor geluidstest en een apart moment voor catering. Koel dranken pas nadat de techniek en looproutes zijn ingericht; zet water, glazen en servies klaar voordat de eerste gasten arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een afscheidsconcert organiseren?
- Begin ongeveer acht tot twaalf weken vooraf met datum, programma en locatie. Regel vergunningen, verzekering, artiesten en catering daarna zo snel mogelijk; uitnodigingen kunnen meestal vier weken voor het concert weg.
- Wanneer plan je de repetitie voor een afscheidsconcert?
- Plan minimaal één volledige repetitie in de uiteindelijke locatie, liefst zeven tot veertien dagen vooraf. Reserveer op de concertdag zelf nog minstens 60 minuten voor opbouw en een geluidstest.
- Hoeveel drank heb je nodig voor een afscheidsconcert?
- Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één drankje per uur. Voorzie daarnaast doorlopend water en tel extra glazen mee als er zowel koffie, wijn als frisdrank wordt geschonken.
- Wanneer verzamel je dieetwensen voor de catering?
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie zeven dagen voor het concert. Geef het definitieve aantal personen en de bijzonderheden uiterlijk vijf dagen vooraf door aan de cateraar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!