Cómo organizar un concierto de despedida sin dejar cabos sueltos

Un concierto de despedida combina una actuación, un homenaje y una recepción, así que conviene trabajar en ese orden. Empieza fijando la fecha, el programa y el lugar; después confirma permisos, seguro, artistas y necesidades técnicas. Cuando el repertorio y el ensayo estén cerrados, prepara las invitaciones y controla las inscripciones. Deja para el final la compra, las bebidas frías, los aperitivos, las flores y el regalo, pero reserva el catering y al fotógrafo con antelación.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el lugar
2 personas
3
Comprobar permisos
4
Comprobar el seguro
5
Redactar invitaciones
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Imprimir el programa
2 personas
10
Informar a los artistas
2 personas
11
Planificar el ensayo
2 personas
12
Comprobar el repertorio
2 personas
13
Recopilar partituras
2 personas
14
Copiar partituras
2 personas
15
Redactar los textos de intervención
2 personas
16
Preparar el momento de despedida
3 personas
17
Confirmar al presentador
18
Contratar fotógrafo
19
Reservar el catering
2 personas
20
Hacer la lista de la compra
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Preparar aperitivos
4 personas
24
Encargar flores
25
Comprar un regalo
2 personas
26
Imprimir la lista de invitados
27
Hacer la distribución del equipo
2 personas
28
Recoger las llaves
29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Comprobar los espacios
2 personas
31
Despejar el espacio del escenario
4 personas
32
Montar mesas
4 personas
33
Colocar las sillas
6 personas
34
Montar la mesa de entrada
2 personas
35
Colgar la decoración
3 personas
36
Colocar las flores
2 personas
37
Colocar el panel de recordatorios
2 personas
38
Colgar luces
3 personas
39
Montar el equipo de sonido
3 personas
40
Conectar los micrófonos
2 personas
41
Preparar los instrumentos
6 personas
42
Colocar los atriles
4 personas
43
Preparar las partituras
3 personas
44
Realizar la prueba de sonido
3 personas
45
Realizar la prueba de luces
2 personas
46
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
47
Comprobar los baños
2 personas
48
Montar el buffet de catering
4 personas
49
Montar el buffet de bebidas
3 personas
50
Preparar los programas
2 personas
51
Probar la caja registradora y los medios de pago
2 personas

Evento

52
Abrir las puertas
2 personas
53
Recibir a los invitados
4 personas
54
Marcar las inscripciones
2 personas
55
Repartir programas
2 personas
56
Gestionar el guardarropa
2 personas
57
Guiar al público al recinto
2 personas
58
Anunciar el concierto
59
Interpretar piezas musicales
20 personas
60
Pronunciar los discursos
61
Guiar el momento de despedida
3 personas
62
Tomar fotos
63
Servir aperitivos
4 personas
64
Servir las bebidas
3 personas
65
Rellenar las bebidas
2 personas
66
Reponer aperitivos
2 personas
67
Recoger la vajilla
2 personas
68
Comprobar los baños periódicamente
69
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
70
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

71
Recoger objetos perdidos
2 personas
72
Desmontar los instrumentos
6 personas
73
Desconectar el equipo de sonido
3 personas
74
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
75
Recoger los atriles de música
4 personas
76
Recopilar partituras
3 personas
77
Retirar la decoración
3 personas
78
Traer flores
79
Recoger el catering
4 personas
80
Lavar la vajilla
3 personas
81
Vaciar neveras portátiles
2 personas
82
Recoger la basura
3 personas
83
Plegar las mesas
4 personas
84
Apilar las sillas
4 personas
85
Barrer la sala
2 personas
86
Fregar la sala
2 personas
87
Limpiar los baños
2 personas
88
Limpiar la cocina
2 personas
89
Hacer la revisión final del lugar
2 personas
90
Devolver las llaves
91
Devolver el material prestado
2 personas
92
Guardar el stock restante
2 personas
93
Archivar las fotos de forma segura

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 180
Taburetescant. 8
Percheroscant. 2
Faldones para mesascant. 8
Perchascant. 180

Vajilla

Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 100
Platos de postrecant. 180
Tenedores de postrecant. 180
Cucharillascant. 100
Cubiertos de serviciocant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 8
Cucharonescant. 4
Jarras medidorascant. 2

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Soportes para altavocescant. 2
Cables de audiocant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Atriles de músicacant. 24
Baterías de repuestocant. 16
Taburete de piano
Portátil
Memoria USBcant. 2
Iluminación para atrilescant. 12
Fusibles de repuestocant. 10
Caja de herramientas
Bridascant. 100
Cinta gaffercant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 4

Decoración

Banner de despedida
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Jarrones de florescant. 6
Marcos de fotoscant. 8
Cartel de recordatorio
Ganchos adhesivoscant. 20
Decoración de mesacant. 8
Tarjetas de nombrecant. 40
Bolígrafoscant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Cuerdacant. 2
Tijerascant. 4

Catering

Compras
Caja registradora
Terminal de pago

Limpieza

Escobascant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 8
Etiquetas para papeleras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de enviar invitaciones. Comprueba los permisos y el seguro en la misma fase, porque un trámite pendiente puede bloquear todo el concierto.
Planifica un ensayo específico y confirma el repertorio con los artistas. Recopila y copia las partituras con varios días de margen; esperar a la víspera suele dejar errores sin corregir.
Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y entrega el número definitivo al catering. Haz esta comprobación entre 5 y 7 días antes para evitar compras insuficientes o menús inadecuados.
Revisa el sonido en el lugar, no solo sobre el papel. Comprueba mesa de mezclas, altavoces, micrófonos, soportes y cables al menos 2 horas antes de recibir al público.
Escribe y ensaya los textos de intervención y el momento de despedida. Confirma al presentador y reserva fotógrafo con tiempo; las flores, el regalo, las bebidas y los aperitivos pueden prepararse en las últimas 24 horas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de despedida?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero el lugar, el catering, el fotógrafo y cualquier servicio técnico; deja cerrados el repertorio y el programa al menos 2 semanas antes.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del concierto. Solicita las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite de 7 días antes para poder confirmar el catering.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el montaje?: Reserva al menos 2 horas para colocar mesas, sillas, percheros, equipo de sonido y servicio de bebidas. Programa además una prueba de sonido y un ensayo antes de que lleguen los invitados.
¿Qué se prepara el mismo día del concierto?: Enfría las bebidas, prepara los aperitivos y coloca flores, regalo, programa impreso y materiales de servicio durante las 3 o 4 horas previas. Mantén los textos de intervención, las partituras y el programa final juntos para evitar pérdidas.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.