Organiser un concert d’accordéon, étape par étape

Un concert d’accordéon se prépare d’abord autour de la date, du lieu et des artistes. Ensuite, construisez un programme réaliste, fixez la pause et ouvrez les inscriptions avant de commander les boissons et le catering. La technique, les pupitres et l’installation des chaises demandent une vérification séparée, car un oubli le jour même perturbe rapidement le concert. Prévoyez enfin un déroulé précis pour l’accueil, les entrées et l’arrivée des musiciens.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date du concert
2 personnes
3
Confirmer les artistes
4
Établir le programme
2 personnes
5
Définir le moment de la pause
2 personnes
6
Fixer le prix d’entrée
2 personnes
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Annoncer le concert en ligne
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Mettre à jour la liste des visiteurs
13
Partager l’itinéraire des artistes
14
Réserver la technique
15
Commander le catering
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Faire les courses
2 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Imprimer les livrets du programme
20
Préparer les frais d’entrée

Événement

21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Vérifier la salle
2 personnes
23
Installer les chaises
4 personnes
24
Aménager la zone de podium
3 personnes
25
Installer le matériel sonore
3 personnes
26
Préparer l'installation des instruments
2 personnes
27
Régler l’éclairage
2 personnes
28
Suspendre la décoration
3 personnes
29
Mettre en place le point café
2 personnes
30
Préparer les collations de pause
2 personnes
31
Aménager la table d’entrée
2 personnes
32
Tester la technique
3 personnes
33
Accueil des artistes
2 personnes
34
Passer en revue le programme
3 personnes
35
Ouvrir les portes
3 personnes
36
Accueillir les visiteurs
3 personnes
37
Distribuer le programme
2 personnes
38
Enregistrer l’entrée
2 personnes
39
Encadrer le concert
2 personnes
40
Servir le café et le thé
3 personnes
41
Servir les en-cas de pause
3 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Guider les visiteurs
2 personnes
44
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
45
Accueil des artistes
2 personnes
46
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes

Suivi

47
Démonter les instruments
3 personnes
48
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
49
Ranger les chaises
4 personnes
50
Faire la vaisselle
3 personnes
51
Emballer les restes
2 personnes
52
Rassembler les déchets
2 personnes
53
Nettoyer la salle
3 personnes
54
Vérifier les toilettes
55
Retirer la décoration
2 personnes
56
Retourner le matériel
2 personnes
57
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 8
Nappesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Pupitres de musiqueqté 6
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Assiettes à pâtisserieqté 120
Cuillères à caféqté 120
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 8
Plats de service avec couvercleqté 4

Décoration

Ballonsqté 80
Tissu décoratifqté 4
Décoration de tableqté 8
Panneaux du programmeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de serpillièreqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver le lieu et fixer la date, puis confirmez les artistes avant d’imprimer ou d’envoyer les invitations. Gardez au moins 4 à 6 semaines pour réunir ces informations sans devoir modifier le programme.
Construisez le programme avant de communiquer l’horaire de la pause. Pour un concert de 90 à 120 minutes, une pause de 15 à 20 minutes laisse le temps de se lever, de servir une boisson et de reprendre les places.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure et mettez la liste des visiteurs à jour au moins une fois par semaine. Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription afin de commander le catering sur une base fiable.
Réservez la technique au minimum 2 semaines avant le concert et testez microphones, haut-parleurs, table de mixage, rallonges et multiprises avant l’ouverture des portes. Gardez des piles de rechange à portée de main.
Le jour J, ouvrez la salle au moins 2 heures avant le début. Installez les chaises, la zone de podium, les pupitres et l’éclairage, puis refroidissez les boissons et préparez les frais d’entrée avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’accordéon ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les artistes, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et réserver la technique au moins 2 semaines à l’avance.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un concert d’accordéon ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date du concert. Fixez une date limite de réponse environ 7 jours avant l’événement pour mettre à jour la liste des visiteurs et le catering.
Combien de temps avant le concert faut-il installer la salle ?: Commencez l’installation au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Prévoyez ensuite 30 minutes supplémentaires pour tester le son, vérifier les microphones et ajuster l’éclairage.
Quelle durée prévoir pour la pause d’un concert d’accordéon ?: Une pause de 15 à 20 minutes convient généralement à un programme de 90 à 120 minutes. Annoncez-la clairement dans le livret du programme et prévoyez les boissons avant son début.

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