Akkordeonkonzert organisieren: der richtige Ablauf
Ein Akkordeonkonzert steht und fällt mit drei Dingen: einem passenden Saal, bestätigten Künstlern und einer Technik, die vor dem Einlass getestet ist. Beginne deshalb mit Termin und Location, kläre danach Programm, Pause und Eintritt und verschicke erst dann die Einladungen. In den letzten Tagen zählen Besucherzahlen, Ernährungswünsche, Catering und gedruckte Programmhefte. Plane den Aufbau so, dass Tonanlage, Bühne und Bestuhlung mindestens zwei Stunden vor Konzertbeginn geprüft werden können.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Konzerttermin festlegen
2 Personen
- 3
Künstler bestätigen
- 4
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 5
Pausenzeit festlegen
2 Personen
- 6
Eintrittspreis festlegen
2 Personen
- 7
Einladungen gestalten
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Konzert online ankündigen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Besucherliste aktualisieren
- 13
Künstlerroute teilen
- 14
Technik reservieren
- 15
Catering bestellen
- 16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Getränke kühlen
2 Personen
- 19
Programmhefte drucken
- 20
Eintrittsgeld vorbereiten
Event
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Saal kontrollieren
2 Personen
- 23
Stühle aufstellen
4 Personen
- 24
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
- 25
Tonanlage aufbauen
3 Personen
- 26
Instrumentenaufbau erstellen
2 Personen
- 27
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 29
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 30
Pausensnacks bereitstellen
2 Personen
- 31
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 32
Technik testen
3 Personen
- 33
Künstler empfangen
2 Personen
- 34
Programm durchgehen
3 Personen
- 35
Türen öffnen
3 Personen
- 36
Besucher empfangen
3 Personen
- 37
Programm verteilen
2 Personen
- 38
Einlass registrieren
2 Personen
- 39
Konzert begleiten
2 Personen
- 40
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 41
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 42
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 43
Besucher begleiten
2 Personen
- 44
Zweiten Konzertteil betreuen
2 Personen
- 45
Künstler betreuen
2 Personen
- 46
Verabschiedung der Besucher begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 47
Instrumente abbauen
3 Personen
- 48
Tonanlage abbauen
3 Personen
- 49
Stühle aufräumen
4 Personen
- 50
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 51
Restbestände verpacken
2 Personen
- 52
Abfall sammeln
2 Personen
- 53
Saal reinigen
3 Personen
- 54
Toiletten kontrollieren
- 55
Dekoration entfernen
2 Personen
- 56
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 57
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 120
- TischeAnz. 8
- TischdeckenAnz. 8
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- NotenpulteAnz. 6
- ErsatzbatterienAnz. 12
Beleuchtung
- BühnenbeleuchtungAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- TortenplattenAnz. 120
- TeelöffelAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierschalenAnz. 8
- Servierplatten mit DeckelAnz. 4
Dekoration
- BallonsAnz. 80
- DekostoffAnz. 4
- TischdekorationAnz. 8
- ProgrammschilderAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- WischsetsAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Saal, bevor du Künstler und Termin endgültig bestätigst. Kläre dabei, ab wann du Zugang hast und ob Stühle, Tische und Bühnenbeleuchtung vor Ort vorhanden sind.
- Lege die Konzertdramaturgie früh fest: Bei einem Konzert von etwa zwei Stunden sind ein erster Teil von 45 bis 60 Minuten und eine Pause von 20 bis 30 Minuten gut planbar. Teile den Künstlern den Ablauf rechtzeitig mit.
- Teste Mikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Mischpult und Verlängerungskabel nicht erst beim Einlass. Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für Aufbau, Soundcheck und die Kontrolle der Ersatzbatterien ein.
- Bestelle Catering erst nach einer belastbaren Anmeldeliste und halte Ernährungswünsche getrennt fest. Getränke sollten spätestens zwei Stunden vor Beginn gekühlt sein; Kaffee, Wasser und Geschirr gehören an einen klar markierten Ausgabepunkt.
- Bereite Eintrittsgeld, aktualisierte Besucherliste und Programmhefte gemeinsam vor. Öffne den Saal mindestens 60 Minuten vor Konzertbeginn, damit Bestuhlung, Notenpulte, Bühnenbereich und Beleuchtung nicht unter Zeitdruck eingerichtet werden.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man ein Akkordeonkonzert organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Termin und Künstlern. Technik, Catering und Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Konzert feststehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Akkordeonkonzert?
- Plane mindestens 2 Stunden für Stühle, Bühnenbereich, Notenpulte, Tonanlage und Beleuchtung ein. Der Soundcheck sollte spätestens 30 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
- Wie lange sollte die Pause bei einem Akkordeonkonzert dauern?
- Eine Pause von 20 bis 30 Minuten reicht meist für Getränke, Kaffee und einen kurzen Austausch. Gib die Pausenzeit bereits auf Einladung und Programmheft an.
- Wie viele Getränke braucht man für ein Akkordeonkonzert?
- Rechne für das erste Konzertstündchen mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, inklusive Wasser und Kaffee. Bestelle zusätzlich rund 10 Prozent Reserve, besonders wenn die Veranstaltung länger als zwei Stunden dauert.
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