Cómo organizar un concierto de acordeón sin contratiempos

Organizar un concierto de acordeón requiere coordinar artistas, sala, sonido, público y pausas en el orden adecuado. Empieza cerrando el lugar y la fecha; después confirma a los músicos y construye el programa alrededor de sus necesidades. Cuando ya tengas horario, aforo y precio de entrada, puedes abrir las inscripciones y encargar la parte técnica y el catering. La preparación de la sala y la prueba de sonido deben quedar terminadas antes de recibir al primer visitante.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Fijar la fecha del concierto
2 personas
3
Confirmar a los artistas
4
Elaborar el programa
2 personas
5
Determinar el momento del descanso
2 personas
6
Fijar el precio de entrada
2 personas
7
Diseñar invitaciones
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Anunciar el concierto en línea
10
Gestionar inscripciones
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Actualizar la lista de visitantes
13
Compartir itinerario de artistas
14
Reservar técnica
15
Pedir el catering
16
Comprobar la lista de la compra
2 personas
17
Hacer la compra
2 personas
18
Enfriar bebidas
2 personas
19
Imprimir los folletos del programa
20
Preparar el cobro de entrada

Evento

21
Abrir la ubicación
2 personas
22
Comprobar la sala
2 personas
23
Colocar las sillas
4 personas
24
Preparar la zona del escenario
3 personas
25
Montar el equipo de sonido
3 personas
26
Montar la disposición de los instrumentos
2 personas
27
Configurar la iluminación
2 personas
28
Colgar la decoración
3 personas
29
Montar el punto de café
2 personas
30
Preparar los aperitivos del descanso
2 personas
31
Montar la mesa de entrada
2 personas
32
Probar la técnica
3 personas
33
Recibir a los artistas
2 personas
34
Repasar el programa
3 personas
35
Abrir las puertas
3 personas
36
Recibir a los visitantes
3 personas
37
Repartir el programa
2 personas
38
Registrar la entrada
2 personas
39
Acompañar el concierto
2 personas
40
Servir café y té
3 personas
41
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
42
Rellenar las bebidas
2 personas
43
Guiar a los visitantes
2 personas
44
Acompañar la segunda parte del concierto
2 personas
45
Atender a los artistas
2 personas
46
Acompañar la despedida de los visitantes
3 personas

Seguimiento

47
Desmontar los instrumentos
3 personas
48
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
49
Recoger sillas
4 personas
50
Lavar la vajilla
3 personas
51
Empacar lo sobrante
2 personas
52
Recoger la basura
2 personas
53
Limpiar la sala
3 personas
54
Comprobar los baños
55
Retirar la decoración
2 personas
56
Devolver el equipo
2 personas
57
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 8
Mantelescant. 8
Percheroscant. 2

Equipo

Micrófonoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Atriles de músicacant. 6
Baterías de repuestocant. 12

Iluminación

Luces del escenariocant. 4
Iluminación ambientalcant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Platos de postrecant. 120
Cucharillascant. 120
Cucharones de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Bandejas de servircant. 8
Bandejas de servir con tapacant. 4

Decoración

Globoscant. 80
Tela decorativacant. 4
Decoración de mesacant. 8
Carteles del programacant. 4

Limpieza

Papeleracant. 6
Fregonascant. 2
Escoba y recogedorcant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la sala, la fecha y la participación de los artistas. No envíes invitaciones hasta tener confirmados el horario, el precio de entrada y la duración aproximada del concierto.
Define el programa antes de reservar el equipo técnico. Indica también el momento del descanso y comparte el itinerario de los artistas para evitar llegadas tardías o cambios de última hora.
Controla las inscripciones en una lista actualizada y recoge las preferencias dietéticas con antelación. Usa esa cifra para pedir el catering y comprobar después la compra, las bebidas y el menaje necesario.
Programa el montaje de sonido y del escenario antes de abrir la ubicación. Los micrófonos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, cables y regletas deben probarse juntos, no por separado.
Reserva tiempo para preparar la sala el mismo día: coloca las sillas, revisa la iluminación, organiza la zona del escenario, enfría las bebidas e imprime los folletos del programa antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de acordeón?: Empieza al menos 6 semanas antes para reservar la sala, fijar la fecha y confirmar a los artistas. Deja los últimos 7 días para cerrar inscripciones, catering, compras e impresión del programa.
¿Cuándo hay que preparar el programa del concierto?: Elabora un primer programa en cuanto estén confirmados los artistas y ciérralo como mínimo 2 semanas antes. Así puedes comunicar el descanso, imprimir los folletos y compartir el itinerario sin cambios constantes.
¿Cuánto tiempo antes se monta el equipo de sonido?: Reserva entre 2 y 3 horas antes de abrir la sala para colocar micrófonos, soportes, altavoces y mesa de mezclas. Haz una prueba completa con los acordeones y deja al menos 30 minutos de margen para corregir cables o niveles.
¿Cuántas sillas y bebidas necesito para el concierto?: Prepara una silla por cada visitante inscrito y añade entre un 5 % y un 10 % si la sala lo permite. Para el primer descanso, calcula aproximadamente 2 bebidas por persona y ajusta el café, el té y el agua según las preferencias recogidas.

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