Zo organiseer je een accordeonconcert
Een accordeonconcert organiseren begint niet met stoelen klaarzetten, maar met datum, locatie en artiesten op elkaar afstemmen. Daarna leg je het programma, de pauze, entree en bezoekersregistratie vast. Regel techniek en catering ruim vooraf en controleer wie dieetwensen heeft. Op de concertdag werk je van zaalcontrole naar geluidsopbouw, podiuminrichting en ontvangst, zodat muzikanten en publiek zonder vertraging kunnen starten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Concertdatum vastleggen
2 personen
- 3
Artiesten bevestigen
- 4
Programma samenstellen
2 personen
- 5
Pauzemoment bepalen
2 personen
- 6
Entreeprijs vaststellen
2 personen
- 7
Uitnodigingen ontwerpen
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Concert online aankondigen
- 10
Aanmeldingen verwerken
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Bezoekerslijst bijwerken
- 13
Artiëntenroute delen
- 14
Techniek reserveren
- 15
Catering bestellen
- 16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 17
Boodschappen doen
2 personen
- 18
Dranken koelen
2 personen
- 19
Programmaboekjes printen
- 20
Entreegeld voorbereiden
Event
- 21
Locatie openen
2 personen
- 22
Zaal controleren
2 personen
- 23
Stoelen opstellen
4 personen
- 24
Podiumgedeelte inrichten
3 personen
- 25
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
- 26
Instrumentenopstelling maken
2 personen
- 27
Verlichting instellen
2 personen
- 28
Versiering ophangen
3 personen
- 29
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 30
Pauzehapjes klaarzetten
2 personen
- 31
Entreetafel inrichten
2 personen
- 32
Techniek testen
3 personen
- 33
Artiënten ontvangen
2 personen
- 34
Programma doornemen
3 personen
- 35
Deuren openen
3 personen
- 36
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 37
Programma uitdelen
2 personen
- 38
Entree registreren
2 personen
- 39
Concert begeleiden
2 personen
- 40
Koffie en thee serveren
3 personen
- 41
Pauzehapjes serveren
3 personen
- 42
Dranken bijvullen
2 personen
- 43
Bezoekers begeleiden
2 personen
- 44
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
- 45
Artiënten verzorgen
2 personen
- 46
Afscheid van bezoekers begeleiden
3 personen
Nazorg
- 47
Instrumenten afbouwen
3 personen
- 48
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
- 49
Stoelen opruimen
4 personen
- 50
Servies afwassen
3 personen
- 51
Restanten verpakken
2 personen
- 52
Afval verzamelen
2 personen
- 53
Zaal schoonmaken
3 personen
- 54
Toiletten controleren
- 55
Decoratie verwijderen
2 personen
- 56
Apparatuur retourneren
2 personen
- 57
Locatie afsluiten
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 120
- Tafelsaantal 8
- Tafelkledenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 3
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Muzieklessenaarsaantal 6
- Reservebatterijenaantal 12
Verlichting
- Podiumlampenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Waterglazenaantal 120
- Gebaksbordjesaantal 120
- Theelepelsaantal 120
- Serveerlepelsaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerschalen met dekselaantal 4
Decoratie
- Ballonnenaantal 80
- Decoratiedoekaantal 4
- Tafeldecoratieaantal 8
- Programmabordenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Dweilsetsaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de concertdatum pas definitief vast nadat de locatie én alle artiesten zijn bevestigd. Deel daarna direct de route voor artiesten en controleer of de aankomsttijd past bij de opbouw.
- Plan de techniek vóór je uitnodigingen verstuurt. Test microfoons, standaards, luidsprekers en het mengpaneel in de zaal; neem ook reservebatterijen, verlengkabels en stekkerdozen mee.
- Zet het programma en pauzemoment vroeg vast. Laat programmaboekjes vóór de concertdag drukken en vermeld de pauze ook in de online aankondiging, zodat bezoekers weten wanneer koffie en thee worden geserveerd.
- Verwerk aanmeldingen in één bezoekerslijst en vraag dieetwensen uiterlijk bij de bevestiging uit. Controleer de lijst opnieuw vóór je catering bestelt en bereid het entreegeld vóór de deuren opengaan.
- Begin op de concertdag met de zaalcontrole en bouw daarna stoelen, podiumgedeelte en geluid op. Koel dranken vooraf, zet koffiezetapparaten en waterkokers klaar en houd een aparte plek vrij voor programmaboekjes en ontvangst.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een accordeonconcert organiseren?
- Leg de locatie en concertdatum bij voorkeur minstens 8 weken vooraf vast. Bevestig de artiesten voordat je uitnodigingen verstuurt en plan de techniek en catering uiterlijk 2 tot 3 weken voor het concert.
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een accordeonconcert versturen?
- Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vóór de concertdatum. Geef bezoekers vervolgens minimaal 1 week om zich aan te melden en dieetwensen door te geven.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een accordeonconcert?
- Reserveer minimaal 3 uur voor het openen van de locatie, de zaalcontrole, stoelen, podiumgedeelte en geluidsapparatuur. Plan daarna nog 30 minuten voor een volledige geluidstest en laatste controle.
- Hoeveel drankjes moet ik voorzien tijdens de pauze?
- Reken voor de pauze op ongeveer 1 drankje per bezoeker, plus 10 procent reserve. Voor koffie en thee zijn kopjes, waterglazen, theelepels, thermoskannen en voldoende serveermateriaal nodig.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!