Organiser un concert crossover, étape par étape
Un concert crossover réunit plusieurs artistes, styles ou formations : la coordination artistique et technique doit donc commencer tôt. Commence par fixer la date, le programme et le lieu, puis confirme les besoins de chaque artiste avant de réserver la sonorisation et l’éclairage. Les autorisations, l’assurance, les déplacements et le catering se règlent en parallèle. La dernière semaine sert surtout à verrouiller les horaires, les inscriptions, l’équipe et le matériel, pas à prendre des décisions essentielles.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver le lieu
- 3
Confirmer les artistes
2 personnes
- 4
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
- 5
Vérifier les autorisations
- 6
Vérifier l’assurance
- 7
Réserver la sono
- 8
Réserver l'installation lumineuse
- 9
Réserver le catering
- 10
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 11
Envoyer les invitations
2 personnes
- 12
Traiter les inscriptions
- 13
Recueillir les besoins alimentaires
- 14
Créer le plan technique
2 personnes
- 15
Confirmer les déplacements des artistes
- 16
Imprimer le déroulé
- 17
Envoyer les informations au public
- 18
Établir la répartition de l’équipe
- 19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 20
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
- 21
Faire les courses
2 personnes
- 22
Préparer les informations sur les artistes
- 23
Refroidir les boissons
2 personnes
- 24
Préparer le service traiteur
3 personnes
Événement
- 25
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 26
Monter la scène
4 personnes
- 27
Installer le matériel sonore
4 personnes
- 28
Installer l'éclairage
3 personnes
- 29
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
- 30
Aménager l’espace public
4 personnes
- 31
Installer les chaises
3 personnes
- 32
Installer les tables
2 personnes
- 33
Suspendre la décoration
2 personnes
- 34
Aménager les loges des artistes
2 personnes
- 35
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 36
Installer la caisse et l'accueil
2 personnes
- 37
Préparer les boissons
2 personnes
- 38
Effectuer la balance technique
4 personnes
- 39
Effectuer la balance sonore des artistes
5 personnes
- 40
Étiqueter les microphones
2 personnes
- 41
Vérifier les portes et les chemins de circulation
2 personnes
- 42
Accueillir le public
4 personnes
- 43
Annoncer le programme
- 44
Encadrer le premier bloc de concert
4 personnes
- 45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 47
Encadrer la pause
3 personnes
- 48
S’occuper des artistes
2 personnes
- 49
Encadrer le deuxième bloc de concert
4 personnes
- 50
Servir les amuse-bouches chauds
3 personnes
- 51
Gérer les questions du public
2 personnes
- 52
Accompagner le troisième bloc de concert
4 personnes
- 53
Encadrer la finale
4 personnes
- 54
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
- 55
Ranger les dernières boissons
2 personnes
- 56
Éteindre l’équipement
3 personnes
Suivi
- 57
Démonter le matériel audio
4 personnes
- 58
Démonter l’équipement d’éclairage
3 personnes
- 59
Démonter la scène
4 personnes
- 60
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 61
Rassembler les déchets
3 personnes
- 62
Faire la vaisselle
3 personnes
- 63
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 64
Inventorier le matériel
2 personnes
- 65
Retourner le matériel
3 personnes
- 66
Ranger le stock restant
2 personnes
- 67
Remettre les clés et le lieu
2 personnes
- 68
Enregistrer les objets trouvés
- 69
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Éléments de podiumqté 6
- Escaliers de scèneqté 2
- Chaisesqté 110
- Tables hautesqté 10
- Tables de buffetqté 6
- Tables pliantesqté 4
- Bancs des artistesqté 4
- Portants à vêtementsqté 2
Équipement
- Table de mixage
- Haut-parleursqté 4
- Subwoofersqté 2
- Enceintes de monitoringqté 4
- Microphonesqté 8
- Pieds de microqté 8
- Boîtiers DIqté 6
- Câbles d'instrumentsqté 15
- Câbles XLRqté 20
- Casque audioqté 2
- Ordinateur portable
- Piles de rechangeqté 24
- Passe-câblesqté 12
- Ruban gafferqté 6
- Serre-câblesqté 100
- Caisse
- Terminal de paiement
- Talkies-walkiesqté 6
- Panneaux d’affichageqté 3
Éclairage
- Projecteurs LED pour scèneqté 8
- Pieds d’éclairageqté 4
- Contrôleur d'éclairage
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 8
Vaisselle
- Verresqté 120
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 20
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 6
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Cuillères de serviceqté 12
Décoration
- Bâche de fond
- Guirlandesqté 12
- Nappesqté 10
- Compositions floralesqté 8
- Pupitres de programmeqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Aspirateurqté 2
- Sets de serpillièreqté 3
- Seauxqté 4
- Gants de nettoyageqté 12
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Brosses de toilettesqté 4
- Distributeurs de serviettesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Demande les fiches techniques de tous les artistes dès leur confirmation. Regroupe les besoins en microphones, boîtiers DI, retours, câbles et alimentation dans un seul plan technique avant de réserver la sono.
- Bloque le lieu après avoir vérifié la scène, les accès, les prises électriques et l’espace réservé aux artistes. Prévois aussi les passe-câbles, le ruban gaffer et les serre-câbles : ils manquent souvent au moment du montage.
- Traite les autorisations et l’assurance plusieurs semaines avant le concert, dès que la date et le lieu sont fixés. Sans ces validations, la communication et les invitations peuvent partir trop tôt.
- Envoie au public les informations pratiques au moins 7 jours avant l’événement : horaires, accès, inscription et éventuelles consignes. Demande les besoins alimentaires au même moment pour éviter les commandes de catering de dernière minute.
- Prépare un déroulé imprimé et une répartition de l’équipe avant l’ouverture du lieu. Désigne séparément les personnes responsables de l’accueil, des artistes, du catering, de la technique et des courses, avec un horaire précis pour chaque prise de poste.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert crossover ?
- Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour coordonner les artistes, le lieu, les autorisations, l’assurance, la technique et le catering. Avec plusieurs formations ou des besoins scéniques complexes, commence plutôt 4 à 6 mois avant la date.
- Quand faut-il réserver la sono et l’éclairage pour un concert ?
- Réserve la sonorisation et l’installation lumineuse dès que les fiches techniques des artistes sont validées, idéalement 6 à 8 semaines avant le concert. Les équipements spécifiques et les techniciens disponibles sont souvent les premiers éléments à manquer.
- Quand envoyer les invitations pour un concert crossover ?
- Envoie une première invitation dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Transmets les informations pratiques définitives au plus tard 7 jours avant l’ouverture des portes.
- Que faut-il vérifier le jour avant un concert ?
- La veille, vérifie le stock, le matériel, les boissons à refroidir, les courses, le déroulé imprimé et les horaires de déplacement des artistes. Garde une dernière liste de contrôle d’environ 30 minutes pour confirmer les accès, les câbles, les piles de rechange et la répartition de l’équipe.
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