Zo organiseer je een cross-overconcert
Een cross-overconcert vraagt om een strakke volgorde, omdat artiesten, techniek en publieksontvangst elkaar direct beïnvloeden. Begin met datum, programma en locatie en bevestig daarna de artiesten en hun technische wensen. Regel vergunningen, verzekering en apparatuur vroeg; een mengpaneel, monitorluidsprekers, DI-boxen en voldoende kabels zijn geen zaken om op het laatste moment te controleren. Werk toe naar één draaiboek met crewindeling, reizen, catering en opening van de locatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Artiesten bevestigen
2 personen
- 4
Technische wensen verzamelen
2 personen
- 5
Vergunningen controleren
- 6
Verzekering controleren
- 7
Geluidsinstallatie reserveren
- 8
Lichtinstallatie reserveren
- 9
Catering reserveren
- 10
Vrijwilligers werven
2 personen
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Aanmeldingen verwerken
- 13
Dieetwensen verzamelen
- 14
Technische plattegrond maken
2 personen
- 15
Artiestenreizen bevestigen
- 16
Draaiboek afdrukken
- 17
Publieksinformatie versturen
- 18
Crewindeling maken
- 19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 20
Voorraad en materialen controleren
2 personen
- 21
Boodschappen doen
2 personen
- 22
Artiësteninformatie klaarleggen
- 23
Dranken koelen
2 personen
- 24
Catering voorbereiden
3 personen
Event
- 25
Locatie openen
2 personen
- 26
Podium opbouwen
4 personen
- 27
Geluidsapparatuur plaatsen
4 personen
- 28
Lichtapparatuur plaatsen
3 personen
- 29
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
- 30
Publieksruimte inrichten
4 personen
- 31
Stoelen plaatsen
3 personen
- 32
Tafels opstellen
2 personen
- 33
Versiering ophangen
2 personen
- 34
Artiestenkamers inrichten
2 personen
- 35
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 36
Kassa en ontvangst inrichten
2 personen
- 37
Dranken klaarzetten
2 personen
- 38
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
- 39
Artiestensoundcheck uitvoeren
5 personen
- 40
Microfoons labelen
2 personen
- 41
Deuren en looproutes controleren
2 personen
- 42
Publiek ontvangen
4 personen
- 43
Programma aankondigen
- 44
Eerste concertblok begeleiden
4 personen
- 45
Hapjes serveren
3 personen
- 46
Dranken bijvullen
2 personen
- 47
Pauze begeleiden
3 personen
- 48
Artiesten verzorgen
2 personen
- 49
Tweede concertblok begeleiden
4 personen
- 50
Warme hapjes serveren
3 personen
- 51
Publieksvragen afhandelen
2 personen
- 52
Derde concertblok begeleiden
4 personen
- 53
Finale begeleiden
4 personen
- 54
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
- 55
Laatste dranken opruimen
2 personen
- 56
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Nazorg
- 57
Geluidsapparatuur afbreken
4 personen
- 58
Lichtapparatuur afbreken
3 personen
- 59
Podium afbreken
4 personen
- 60
Servies verzamelen
3 personen
- 61
Afval verzamelen
3 personen
- 62
Servies afwassen
3 personen
- 63
Locatie schoonmaken
4 personen
- 64
Materialen inventariseren
2 personen
- 65
Apparatuur retourneren
3 personen
- 66
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 67
Sleutels en locatie opleveren
2 personen
- 68
Gevonden voorwerpen registreren
- 69
Dankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 6
- Podiumtrappenaantal 2
- Stoelenaantal 110
- Statafelsaantal 10
- Buffettafelsaantal 6
- Klaptafelsaantal 4
- Artiestenbankenaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Mengpaneel
- Luidsprekersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Monitorluidsprekersaantal 4
- Microfoonsaantal 8
- Microfoonstatievenaantal 8
- DI-boxenaantal 6
- Instrumentkabelsaantal 15
- XLR-kabelsaantal 20
- Koptelefoonaantal 2
- Laptop
- Reservebatterijenaantal 24
- Kabelmattenaantal 12
- Gaffer tapeaantal 6
- Kabelbindersaantal 100
- Kassabox
- Pinapparaat
- Portofoonsaantal 6
- Prikbordenaantal 3
Verlichting
- LED-podiaanschijnwerpersaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Lichtcontroller
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 8
Servies
- Glazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 20
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveerlepelsaantal 12
Decoratie
- Achtergronddoek
- Slingersaantal 12
- Tafelkledenaantal 10
- Bloemstukkenaantal 8
- Programmastandaardsaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilsetsaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 6
- Toiletborstelsaantal 4
- Handdoekdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma en de wissels tussen artiesten vast voordat je de technische plattegrond maakt. Noteer per optreden microfoons, DI-boxen, monitorluidsprekers en benodigde aansluitingen, zodat de geluidsinstallatie daarop kan worden gereserveerd.
- Vraag technische wensen direct na de bevestiging van elke artiest op en verzamel ze in één document. Controleer niet alleen het mengpaneel en de luidsprekers, maar ook instrumentkabels, XLR-kabels, reservebatterijen en stroompunten.
- Plan de opbouw achteruit vanaf het moment waarop het publiek binnenkomt. Geef podiumdelen, podiumtrappen, lichtstatieven en kabelmatten een vaste plek en leg gaffer tape en kabelbinders klaar voordat de eerste repetitie begint.
- Verwerk aanmeldingen en dieetwensen niet pas bij de cateringbestelling. Tel het verwachte aantal gasten, artiesten en crew apart en controleer vóór het boodschappen doen ook glazen, koffiekopjes en gekoelde dranken.
- Stuur publieksinformatie nadat programma en locatie definitief zijn, maar uiterlijk enkele dagen vóór het concert. Vermeld aanvang, route, praktische informatie en eventuele wijzigingen; druk daarnaast het draaiboek af voor de crew en leg artiesteninformatie klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een cross-overconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met datum, programma en locatie. Bevestig artiesten en technische leveranciers zo vroeg mogelijk; vergunningen, verzekering en reizen kunnen daarna nog extra doorlooptijd vragen.
- Wanneer moet je de technische wensen van artiesten verzamelen?
- Vraag de technische wensen direct bij de bevestiging op en verwerk ze uiterlijk enkele weken vóór het concert in de technische plattegrond. Controleer daarna of mengpaneel, monitorluidsprekers, DI-boxen, microfoons en kabels beschikbaar zijn.
- Hoe maak je een draaiboek voor een cross-overconcert?
- Zet eerst alle tijden voor opbouw, soundcheck, artiestenreizen, catering, publieksontvangst en optredens in volgorde. Voeg daarna de crewindeling, contactgegevens en technische wissels toe en druk het draaiboek uiterlijk één dag vooraf af.
- Wanneer regel je catering en dieetwensen voor een concert?
- Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en geef het definitieve aantal door zodra de inschrijfperiode sluit. Reserveer catering ruim vóór de concertdag en controleer op de dag zelf de voorbereiding, buffettafels, glazen en koffiekopjes.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!