Ein Crossover-Konzert Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege zuerst Datum, Programm und Location fest. Bestätige die Künstler anschließend schriftlich und sammle ihre technischen Anforderungen, bevor du Mischpult, Lautsprecher, Monitorspeaker, Mikrofone und DI-Boxen reservierst.
• Erstelle spätestens 4 Wochen vor dem Konzert einen technischen Lageplan. Darin sollten Bühne, Bühnentreppen, Lautsprecher, Lichtstative, Kabelwege und Kabelmatten eingezeichnet sein; so erkennst du fehlende Verlängerungskabel oder zu kurze Signalwege rechtzeitig.
• Prüfe Genehmigungen und Versicherung nicht erst kurz vor dem Termin. Kläre diese Punkte direkt nach der Reservierung der Location, weil Auflagen den Aufbau, die Besucherzahl oder den Einsatz von Licht- und Tontechnik beeinflussen können.
• Plane Künstlerreisen und Crew getrennt voneinander. Bestätige die Anreise der Künstler spätestens 2 Wochen vorher und verteile die Crew-Einteilung so, dass beim Öffnen der Location Zuständigkeiten für Bühne, Technik, Catering und Publikum feststehen.
• Bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend statt am letzten Tag. Prüfe Einkaufsliste und Vorräte 3 bis 5 Tage vorher, kühle Getränke rechtzeitig und lege Drehbuch, Künstlerinformationen sowie Ersatzbatterien vor dem Einlass bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Crossover-Konzert organisieren?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Künstlerbestätigungen, Genehmigungen und technische Reservierungen sollten danach innerhalb der ersten 2 Wochen abgeschlossen werden.

Wann muss die Tontechnik für ein Crossover-Konzert feststehen?

Sammle die technischen Anforderungen der Künstler spätestens 4 Wochen vor dem Termin und reserviere danach Mischpult, Lautsprecher, Subwoofer, Monitorspeaker, Mikrofone und Kabel. Ein Probelauf oder Technikcheck sollte spätestens am Veranstaltungstag vor dem Einlass stattfinden.

Wie viele Helfer braucht ein Crossover-Konzert?

Plane mindestens eine verantwortliche Person für Technik, eine für Künstlerbetreuung, eine für Catering und eine für den Publikumsbereich ein. Bei mehr als 50 Gästen oder mehreren Acts brauchst du zusätzliche Helfer für Einlass, Umbauten und Getränke.

Wann sollte man die Gästeinformationen verschicken?

Sende die Publikumsinformationen spätestens 7 Tage vor dem Konzert. Bei Änderungen an Beginn, Anfahrt oder Einlass solltest du zusätzlich 24 bis 48 Stunden vorher eine kurze Aktualisierung verschicken.

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