Cómo organizar un concierto crossover sin perder el control
Un concierto crossover combina artistas, formatos y necesidades técnicas que deben encajar desde el principio. Empieza fijando la fecha y el programa, y después cierra el lugar, los artistas, los permisos y el seguro antes de contratar producción. El sonido y la iluminación requieren un plano técnico común, no reservas separadas sin coordinación. En paralelo, organiza inscripciones, preferencias dietéticas, viajes y voluntariado para que el día del concierto no dependa de decisiones de última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Confirmar a los artistas
2 personas
- 4
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
- 5
Comprobar permisos
- 6
Comprobar el seguro
- 7
Reservar el equipo de sonido
- 8
Reservar la instalación de iluminación
- 9
Reservar el catering
- 10
Reclutar voluntarios
2 personas
- 11
Enviar invitaciones
2 personas
- 12
Gestionar inscripciones
- 13
Recoger preferencias dietéticas
- 14
Elaborar el plano técnico
2 personas
- 15
Confirmar viajes de los artistas
- 16
Imprimir el plan de trabajo
- 17
Enviar información al público
- 18
Hacer la distribución del equipo
- 19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 20
Comprobar el stock y el material
2 personas
- 21
Hacer la compra
2 personas
- 22
Preparar la información de los artistas
- 23
Enfriar bebidas
2 personas
- 24
Preparar el catering
3 personas
Evento
- 25
Abrir la ubicación
2 personas
- 26
Montar el escenario
4 personas
- 27
Colocar el equipo de sonido
4 personas
- 28
Colocar el equipo de iluminación
3 personas
- 29
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
- 30
Preparar la zona del público
4 personas
- 31
Colocar las sillas
3 personas
- 32
Montar mesas
2 personas
- 33
Colgar la decoración
2 personas
- 34
Montar los camerinos de los artistas
2 personas
- 35
Montar el buffet de catering
3 personas
- 36
Montar la caja y la recepción
2 personas
- 37
Preparar las bebidas
2 personas
- 38
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
- 39
Realizar la prueba de sonido del artista
5 personas
- 40
Etiquetar micrófonos
2 personas
- 41
Comprobar puertas y rutas de circulación
2 personas
- 42
Recibir al público
4 personas
- 43
Anunciar el programa
- 44
Acompañar el primer bloque del concierto
4 personas
- 45
Servir aperitivos
3 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Gestionar la pausa
3 personas
- 48
Atender a los artistas
2 personas
- 49
Coordinar el segundo bloque del concierto
4 personas
- 50
Servir aperitivos calientes
3 personas
- 51
Atender las preguntas del público
2 personas
- 52
Acompañar el tercer bloque del concierto
4 personas
- 53
Coordinar la final
4 personas
- 54
Guiar al público hacia la salida
3 personas
- 55
Recoger las últimas bebidas
2 personas
- 56
Apagar el equipo
3 personas
Seguimiento
- 57
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
- 58
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
- 59
Desmontar el escenario
4 personas
- 60
Recoger la vajilla
3 personas
- 61
Recoger la basura
3 personas
- 62
Lavar la vajilla
3 personas
- 63
Limpiar el lugar
4 personas
- 64
Inventariar materiales
2 personas
- 65
Devolver el equipo
3 personas
- 66
Guardar el stock restante
2 personas
- 67
Entregar las llaves y el local
2 personas
- 68
Registrar objetos perdidos
- 69
Enviar un mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Escaleras del escenariocant. 2
- Sillascant. 110
- Mesas altascant. 10
- Mesas de buffetcant. 6
- Mesas plegablescant. 4
- Bancos para artistascant. 4
- Percheroscant. 2
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 4
- Subwooferscant. 2
- Altavoces de monitorcant. 4
- Micrófonoscant. 8
- Soportes de micrófonocant. 8
- Cajas DIcant. 6
- Cables de instrumentoscant. 15
- Cables XLRcant. 20
- Auricularescant. 2
- Portátil
- Baterías de repuestocant. 24
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Cinta gaffercant. 6
- Bridascant. 100
- Caja registradora
- Máquina de sellado
- Walkie-talkiescant. 6
- Tableros de corchocant. 3
Iluminación
- Focos LED para escenariocant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Controlador de luces
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 8
Vajilla
- Vasoscant. 120
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 20
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cucharones de servircant. 12
Decoración
- Lona de fondo
- Guirnaldascant. 12
- Mantelescant. 10
- Arreglos floralescant. 8
- Atriles para programascant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Escobillas de bañocant. 4
- Dispensadores de toallascant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Pide a cada artista sus necesidades técnicas por escrito al menos 4 semanas antes. Reúne entradas, micrófonos, cajas DI, monitores, instrumentos y conexiones en un único plano técnico para evitar equipos incompatibles.
- Reserva sonido e iluminación después de recopilar las necesidades de los artistas, y confirma una prueba técnica de al menos 2 horas antes de abrir el recinto. Comprueba también cables, regletas, alargadores, cinta gaffer y alfombrillas para cables.
- Cierra permisos, seguro y condiciones del lugar antes de anunciar el concierto. Como mínimo, verifica aforo, horarios de montaje, acceso para carga y descarga y quién puede abrir el recinto el día del evento.
- Envía al público la información práctica con 7 días de antelación y controla las inscripciones en una lista actualizada. Recoge las preferencias dietéticas antes de encargar el catering, no cuando los invitados ya estén llegando.
- Prepara el día con un plan de trabajo impreso y una distribución del equipo por zonas. Enfría las bebidas y monta el catering con tiempo, pero deja una persona responsable de artistas, otra de técnica y otra de recepción para que los problemas no se acumulen en un solo punto.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto crossover?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes de la fecha. Reserva primero el lugar y confirma a los artistas; después cierra permisos, seguro, sonido, iluminación, catering y viajes.
- ¿Cuándo hay que hacer el plano técnico del concierto?
- Elabora una primera versión en cuanto tengas confirmados los artistas y sus necesidades. Deja la versión final cerrada al menos 2 semanas antes, para que el equipo pueda preparar micrófonos, monitores, cajas DI y cableado.
- ¿Cuánto tiempo antes debe llegar el equipo técnico?
- Programa la llegada y el montaje con varias horas de margen antes de abrir al público; reserva al menos 2 horas para la prueba de sonido y las comprobaciones de iluminación. El horario exacto depende del lugar y de la complejidad del programa.
- ¿Cuándo hay que enviar la información al público?
- Envía horarios, acceso, inscripción y cualquier indicación práctica 7 días antes. Reenvía los cambios importantes el día anterior, especialmente si varían los horarios, el acceso o la distribución del recinto.
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