Organiser un concert caritatif, étape par étape

Un concert caritatif se prépare d’abord comme une collecte de fonds, puis comme un spectacle. Commencez par fixer l’objectif financier, le public visé et le rendement attendu avant de réserver la salle ou les artistes. Enchaînez ensuite les autorisations, la programmation, la billetterie et la page de dons. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les horaires, les besoins techniques, les bénévoles, le catering et les consignes d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Déterminer l’objectif et le rendement
2 personnes
2
Réserver le lieu
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Réserver les artistes
2 personnes
5
Consigner les spectacles et les horaires
2 personnes
6
Noter les besoins en son par artiste
2 personnes
7
Décrire l'objectif de collecte de fonds
2 personnes
8
Fixer le prix du billet
2 personnes
9
Mettre en place la billetterie en ligne
2 personnes
10
Configurer la page de dons
2 personnes
11
Rédiger le texte promotionnel
2 personnes
12
Créer l'affiche et les publications sur les réseaux sociaux
2 personnes
13
Envoyer les invitations
2 personnes
14
Distribuer les affiches
3 personnes
15
Recruter des bénévoles
2 personnes
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Traiter les inscriptions
2 personnes
18
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
19
Rassembler les informations sur les artistes
2 personnes
20
Calculer les quantités de catering
2 personnes
21
Acheter le catering
3 personnes
22
Récupérer de l’argent liquide pour la monnaie
2 personnes
23
Préparer la liste des billets et les bracelets
2 personnes
24
Imprimer le programme et la signalétique
2 personnes
25
Confirmer le lieu et les consignes pour les clés
26
Confirmer l'arrivée des artistes
27
Mettre les boissons au frais
3 personnes
28
Préparer les en-cas
4 personnes
29
Installer le point café et thé
2 personnes
30
Libérer l’espace de la scène
4 personnes
31
Monter la scène et les coulisses
5 personnes
32
Raccorder la sonorisation
3 personnes
33
Raccorder l’installation d’éclairage
2 personnes
34
Installer les chaises et les tables
5 personnes
35
Aménager l’entrée et la caisse
3 personnes
36
Installer les points de don
2 personnes
37
Suspendre la décoration
3 personnes
38
Installer la signalétique
2 personnes
39
Effectuer la balance technique
3 personnes

Événement

40
Accueillir les artistes
2 personnes
41
Accompagner les artistes en coulisses
2 personnes
42
Ouvrir les portes et la caisse
4 personnes
43
Accueillir les visiteurs
4 personnes
44
Vérifier les billets
3 personnes
45
Distribuer les bracelets
2 personnes
46
Enregistrer les dons
2 personnes
47
Annoncer le programme
48
Annoncer les artistes
49
Accompagner les spectacles
2 personnes
50
Servir le service traiteur
4 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
52
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
53
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
54
Garder la salle propre en cours d’événement
2 personnes
55
Annoncer le programme de la pause
56
Annoncer le dernier moment de don
57
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
58
Clôturer la caisse
2 personnes
59
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes

Suivi

60
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
61
Éteindre l'installation d'éclairage
2 personnes
62
Ranger le service traiteur
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Nettoyer la salle
4 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Remettre le mobilier en place
5 personnes
68
Emballer le matériel en toute sécurité
3 personnes
69
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
70
Fermer le lieu
2 personnes
71
Compter et enregistrer le produit
2 personnes
72
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
73
Vérifier les restes
2 personnes
74
Retourner les matériels
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Jupe de scène
Chaisesqté 160
Tables de bièreqté 12
Tables de buffetqté 4
Table de caisse

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Pichets de serviceqté 8

Décoration

Nappesqté 16
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Compositions floralesqté 8
Photophores sans bougieqté 12
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 3
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Ordinateur portable
Scanner de billetsqté 2
Glacièresqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 8
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3

Catering

Caisse
Caisse
Terminal de paiement
Boîtes à donsqté 4
Caisses réfrigéréesqté 8
Courses

Conseils

Fixez l’objectif de collecte avant le prix du billet : calculez combien de billets doivent être vendus pour couvrir la salle, les artistes, le son et le catering, puis atteindre la somme visée.
Réservez la salle et vérifiez les autorisations avant d’annoncer la date. Demandez aussi quand récupérer les clés, quelles sont les heures d’accès et quelles règles s’appliquent au son et à l’accueil du public.
Demandez à chaque artiste ses besoins techniques au moins 3 semaines avant le concert : microphones, pieds, retours, table de mixage et horaires d’installation doivent être regroupés dans un seul document.
Ouvrez la billetterie et la page de dons dès que le lieu et le tarif sont confirmés. Prévoyez une solution pour les paiements sur place, avec une liste de billets, des bracelets et de la monnaie en espèces.
Répartissez les bénévoles par créneaux plutôt que par mission générale : accueil, caisse, artistes, catering, salle et démontage. Confirmez les horaires et le point de rendez-vous au plus tard 7 jours avant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert caritatif ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver la salle et les artistes, obtenir les autorisations, ouvrir la billetterie et coordonner les besoins techniques.
Quand réserver les artistes pour un concert caritatif ?: Réservez-les dès que la date et la salle sont suffisamment sûres, de préférence 8 semaines avant l’événement. Demandez immédiatement leurs horaires, leurs informations de présentation et leur fiche technique.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un concert caritatif ?: Pour un concert de petite ou moyenne taille, prévoyez au minimum 1 bénévole pour la caisse, 2 pour l’accueil, 1 pour les artistes et 2 pour la salle et le catering. Ajoutez une équipe de 2 personnes pour le démontage.
Quand imprimer les billets, le programme et la signalétique ?: Finalisez les contenus 7 à 10 jours avant le concert, après confirmation des artistes et des horaires. Imprimez ensuite la liste des billets, les bracelets, le programme et les panneaux en prévoyant quelques exemplaires supplémentaires.

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