Ein Benefizkonzert organisieren – Schritt für Schritt

Bei einem Benefizkonzert müssen zwei Dinge gleichzeitig funktionieren: der Ablauf auf der Bühne und ein nachvollziehbares Spendenziel. Beginne deshalb mit dem gewünschten Ergebnis, bevor du Location, Künstler und Ticketpreis festlegst. Danach folgen Genehmigungen, Programm, Technik und der Online-Ticketverkauf. Viele Vorbereitungen werden erst kurz vor dem Termin kritisch – etwa Soundchecks, Wechselgeld, Armbänder, Cateringmengen und die Schlüsselübergabe.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ziel und Ergebnis festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
2 Personen
3
Genehmigungen prüfen
4
Künstler festlegen
2 Personen
5
Auftritte und Zeiten festlegen
2 Personen
6
Soundbedarf je Künstler notieren
2 Personen
7
Fundraising-Ziel beschreiben
2 Personen
8
Ticketpreis festlegen
2 Personen
9
Online-Ticketverkauf einrichten
2 Personen
10
Spendenseite einrichten
2 Personen
11
Werbetext schreiben
2 Personen
12
Poster und Social-Media-Posts erstellen
2 Personen
13
Einladungen verschicken
2 Personen
14
Poster verteilen
3 Personen
15
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
16
Freiwillige einteilen
2 Personen
17
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
18
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
19
Künstlerinformationen sammeln
2 Personen
20
Cateringmengen berechnen
2 Personen
21
Catering einkaufen
3 Personen
22
Bargeld für Wechselgeld holen
2 Personen
23
Ticketliste und Armbänder bereitlegen
2 Personen
24
Programm und Wegweiser drucken
2 Personen
25
Ort und Schlüsselabsprachen bestätigen
26
Ankunft der Künstler bestätigen
27
Getränke kalt stellen
3 Personen
28
Snacks vorbereiten
4 Personen
29
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
30
Bühnenbereich freiräumen
4 Personen
31
Bühne und Backstage aufbauen
5 Personen
32
Musikanlage anschließen
3 Personen
33
Lichtanlage anschließen
2 Personen
34
Stühle und Tische aufstellen
5 Personen
35
Eingang und Kasse einrichten
3 Personen
36
Spendenstationen einrichten
2 Personen
37
Dekoration aufhängen
3 Personen
38
Beschilderung anbringen
2 Personen
39
Technischen Soundcheck durchführen
3 Personen

Event

40
Künstler empfangen
2 Personen
41
Künstler nach Backstage begleiten
2 Personen
42
Türen und Kasse öffnen
4 Personen
43
Besucher begrüßen
4 Personen
44
Tickets kontrollieren
3 Personen
45
Armbänder verteilen
2 Personen
46
Spenden erfassen
2 Personen
47
Programm ankündigen
48
Künstler ankündigen
49
Auftritte betreuen
2 Personen
50
Catering ausgeben
4 Personen
51
Getränke nachfüllen
3 Personen
52
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
53
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
54
Saal zwischendurch sauber halten
2 Personen
55
Pausenprogramm ankündigen
56
Letzten Spendenzeitraum ankündigen
57
Besucher verabschieden
3 Personen
58
Kasse abschließen
2 Personen
59
Bargeld sicher verwahren
2 Personen

Nachbereitung

60
Anlage ausschalten
2 Personen
61
Lichtanlage ausschalten
2 Personen
62
Catering aufräumen
4 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Abfall sammeln
3 Personen
65
Saal reinigen
4 Personen
66
Dekoration entfernen
3 Personen
67
Möbel wieder aufstellen
5 Personen
68
Ausrüstung sicher verpacken
3 Personen
69
Fundsachen sammeln
2 Personen
70
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
71
Erlös zählen und erfassen
2 Personen
72
Dankesnachricht versenden
2 Personen
73
Reste kontrollieren
2 Personen
74
Materialien zurückgeben
3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
Bühnentreppe
Bühnenrock
StühleAnz. 160
BiertischeAnz. 12
BuffetischeAnz. 4
Kassatisch

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
AusgießkannenAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 16
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
Windlichter ohne KerzenAnz. 12
KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 3
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
XLR-KabelAnz. 12
JackkabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
Laptop
TicketscannerAnz. 2
KühlboxenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
HandfegerAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3

Catering

Kasse
Geldkassette
Kartenterminal
SpendendosenAnz. 4
KühlkistenAnz. 8
Einkäufe

Tipps

Lege das Fundraising-Ziel fest, bevor du den Ticketpreis berechnest. So kannst du früh sehen, wie viele Tickets oder zusätzliche Spenden nötig sind, um das Ziel zu erreichen.
Reserviere die Location erst, wenn du die nötigen Genehmigungen geprüft hast. Kläre außerdem spätestens eine Woche vorher, wer den Schlüssel übergibt und wann der Zugang möglich ist.
Sammle von jeder Künstlerin und jedem Künstler die Bühnen- und Soundanforderungen. Plane für den Soundcheck pro Act mindestens 20 bis 30 Minuten und stimme Mischpult, Lautsprecher, Subwoofer, Monitore und Mikrofonständer darauf ab.
Richte Ticketverkauf und Spendenseite getrennt ein und teste beide Zahlungen mindestens 7 Tage vor dem Konzert. Drucke zusätzlich eine Ticketliste aus, falls am Einlass die Internetverbindung ausfällt.
Teile Freiwillige in feste Schichten für Einlass, Kasse, Catering, Bühne und Abbau ein. Bereite Wechselgeld, Armbänder, Programm, Wegweiser und die erfassten Ernährungswünsche spätestens am Vortag vor.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefizkonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Die Location, Genehmigungen und Künstler sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin feststehen, damit Ticketverkauf und Werbung rechtzeitig starten können.
Wie viele Helfer braucht man für ein Benefizkonzert?: Für ein kleines Konzert solltest du mindestens 6 bis 10 Freiwillige einplanen. Besetze Einlass und Kasse, Technik und Bühne, Catering sowie Auf- und Abbau; pro Schicht sollten mindestens zwei Personen am Einlass sein.
Wie viel Catering braucht man für ein Benefizkonzert?: Berechne die Mengen anhand der bestätigten Anmeldungen und ergänze etwa 10 Prozent Reserve. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher, damit vegetarische oder andere benötigte Portionen nicht am Veranstaltungstag fehlen.
Wann sollte der Soundcheck stattfinden?: Plane den Soundcheck mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass ein. Rechne pro Künstler mit 20 bis 30 Minuten und halte danach noch etwa 30 Minuten Puffer für Kabel, Mikrofone und Monitore frei.

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