Cómo organizar un concierto benéfico sin perder el control

Empieza por definir cuánto dinero quieres recaudar y para qué se destinará; ese objetivo guía el precio de la entrada, las donaciones y el presupuesto. Después asegura el lugar, los permisos y los artistas antes de anunciar nada. El sonido requiere una planificación aparte: pide a cada artista sus necesidades y prepara un horario realista. En la última semana, cierra voluntarios, catering, entradas, señalización y la entrega de llaves para que el día del concierto no dependa de improvisaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el objetivo y los ingresos
2 personas
2
Reservar el lugar
2 personas
3
Comprobar permisos
4
Confirmar a los artistas
2 personas
5
Registrar actuaciones y horarios
2 personas
6
Anotar las necesidades de sonido por artista
2 personas
7
Describir el objetivo de recaudación de fondos
2 personas
8
Fijar el precio de la entrada
2 personas
9
Configurar la venta de entradas en línea
2 personas
10
Configurar la página de donaciones
2 personas
11
Escribir texto promocional
2 personas
12
Crear un póster y publicaciones en redes sociales
2 personas
13
Enviar invitaciones
2 personas
14
Distribuir carteles
3 personas
15
Reclutar voluntarios
2 personas
16
Asignar voluntarios
2 personas
17
Gestionar inscripciones
2 personas
18
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
19
Recopilar información de los artistas
2 personas
20
Calcular las cantidades de catering
2 personas
21
Comprar catering
3 personas
22
Sacar efectivo para cambio
2 personas
23
Preparar la lista de entradas y las pulseras
2 personas
24
Imprimir el programa y la señalización
2 personas
25
Confirmar el lugar y los acuerdos de llaves
26
Confirmar la llegada de los artistas
27
Enfriar las bebidas
3 personas
28
Preparar aperitivos
4 personas
29
Montar el punto de café y té
2 personas
30
Despejar el espacio del escenario
4 personas
31
Montar el escenario y backstage
5 personas
32
Conectar el equipo de sonido
3 personas
33
Conectar la instalación de luces
2 personas
34
Montar sillas y mesas
5 personas
35
Montar la entrada y la caja
3 personas
36
Montar puntos de donación
2 personas
37
Colgar la decoración
3 personas
38
Colgar señalización
2 personas
39
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas

Evento

40
Recibir a los artistas
2 personas
41
Acompañar a los artistas al backstage
2 personas
42
Abrir las puertas y la caja registradora
4 personas
43
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
44
Comprobar las entradas
3 personas
45
Repartir pulseras
2 personas
46
Registrar donaciones
2 personas
47
Anunciar el programa
48
Anunciar a los artistas
49
Coordinar las actuaciones
2 personas
50
Servir el catering
4 personas
51
Rellenar las bebidas
3 personas
52
Reponer café y té
2 personas
53
Recoger la vajilla usada
2 personas
54
Mantener la sala limpia durante el evento
2 personas
55
Anunciar el programa del descanso
56
Anunciar el último momento para donar
57
Despedir a los visitantes
3 personas
58
Cerrar la caja
2 personas
59
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas

Seguimiento

60
Apagar el sistema de sonido
2 personas
61
Apagar la instalación de luces
2 personas
62
Recoger el catering
4 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Recoger la basura
3 personas
65
Limpiar la sala
4 personas
66
Retirar la decoración
3 personas
67
Volver a colocar el mobiliario
5 personas
68
Empaquetar el equipo de forma segura
3 personas
69
Recoger objetos perdidos
2 personas
70
Cerrar el recinto
2 personas
71
Contar y registrar la recaudación
2 personas
72
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
73
Comprobar sobrantes
2 personas
74
Devolver los materiales
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escalera del escenario
Falda de escenario
Sillascant. 160
Mesas de cervezacant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de caja

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 16
Jarras para servircant. 8

Decoración

Mantelescant. 16
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Arreglos floralescant. 8
Faroles sin velacant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 3
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Regletascant. 10
Cables alargadorescant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Portátil
Escáner de entradascant. 2
Neveras portátilescant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 8

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Escobas de manocant. 3
Recogedor y escobacant. 3

Catering

Caja registradora
Caja registradora
Máquina de sellado
Cajas de donacionescant. 4
Cajas isotérmicascant. 8
Compras

Consejos

Cierra el lugar y los permisos antes de publicar el cartel. Confirma por escrito el horario de acceso, las llaves, el montaje y la hora límite para terminar; muchas salas no permiten entrar el mismo día hasta pocas horas antes.
Pide a cada artista una ficha técnica al confirmar su actuación: número de micrófonos, monitores, instrumentos y tiempo de prueba. Reserva al menos 30 minutos de prueba de sonido por actuación y añade cambios de escenario al programa.
Define el objetivo económico con una cifra y calcula cuántas entradas necesitas vender para alcanzarlo. Configura la venta en línea y la página de donaciones con una antelación mínima de 3 semanas, para que ambas aparezcan en toda la promoción.
Asigna funciones concretas a los voluntarios y no dejes la caja para una sola persona. Prepara la lista de entradas, las pulseras y efectivo para el cambio el día anterior; lleva como referencia suficiente cambio para las primeras 50 ventas presenciales.
Calcula el catering según confirmaciones y preferencias dietéticas, no según el aforo máximo. Para el primer servicio, calcula aproximadamente 1 ración por asistente y deja vajilla, bebidas y mesas preparadas al menos 2 horas antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto benéfico?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Las primeras 2 semanas deberían cubrir el objetivo, el lugar, los permisos y los artistas; deja al menos 3 semanas para vender entradas y difundir las donaciones.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar un concierto benéfico?: Reserva como mínimo 4 horas si hay escenario, sonido y catering. La prueba de sonido debe terminar al menos 30 minutos antes de abrir las puertas, y conviene dejar 30 minutos adicionales para resolver retrasos.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto benéfico?: Para un evento pequeño, cuenta con 1 voluntario por cada 25 asistentes, además de una persona responsable de coordinación. Con 100 asistentes, necesitas al menos 4 personas repartidas entre entradas, caja, sala y apoyo a artistas.
¿Cuánta comida y bebida comprar para un concierto benéfico?: Calcula 1 ración de comida por asistente confirmado y añade un 10 % de margen. Para las bebidas, prevé 2 o 3 por persona durante la primera hora y ajusta las cantidades según la duración y si habrá servicio de catering.

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