Zo organiseer je een benefietconcert zonder losse eindjes
Begin niet met posters of kaartverkoop, maar met het bedrag dat je wilt ophalen en het doel waarvoor dat geld bestemd is. Leg daarna locatie, vergunningen, artiesten en het programma vast; die bepalen je techniek, capaciteit en begroting. Richt vervolgens ticketverkoop en donaties in en plan promotie, catering en vrijwilligerswerk. In de laatste week draait alles om bevestigen: sleutelafspraken, artiesteninformatie, geluidsbehoeften, ticketlijst en de opbouw van podium en apparatuur.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Doel en opbrengst bepalen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
2 personen
- 3
Vergunningen controleren
- 4
Artiesten vastleggen
2 personen
- 5
Optredens en tijden vastleggen
2 personen
- 6
Geluidsbehoefte per artiest noteren
2 personen
- 7
Fondsenwervend doel beschrijven
2 personen
- 8
Ticketprijs vaststellen
2 personen
- 9
Online ticketverkoop instellen
2 personen
- 10
Donatiepagina instellen
2 personen
- 11
Promotietekst schrijven
2 personen
- 12
Poster en social posts maken
2 personen
- 13
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 14
Posters verspreiden
3 personen
- 15
Vrijwilligers werven
2 personen
- 16
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 17
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 18
Dieetwensen verzamelen
2 personen
- 19
Artiesteninformatie verzamelen
2 personen
- 20
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
- 21
Catering inkopen
3 personen
- 22
Contant geld voor wisselgeld halen
2 personen
- 23
Ticketlijst en polsbandjes klaarzetten
2 personen
- 24
Programma en bewegwijzering printen
2 personen
- 25
Locatie en sleutelafspraken bevestigen
- 26
Artiesten aankomst bevestigen
- 27
Dranken koud zetten
3 personen
- 28
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 29
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
- 30
Podiumruimte vrijmaken
4 personen
- 31
Podium en backstage opbouwen
5 personen
- 32
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
- 33
Lichtinstallatie aansluiten
2 personen
- 34
Stoelen en tafels opstellen
5 personen
- 35
Ingang en kassa inrichten
3 personen
- 36
Donatiepunten inrichten
2 personen
- 37
Versiering ophangen
3 personen
- 38
Bewegwijzering ophangen
2 personen
- 39
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
Event
- 40
Artiesten ontvangen
2 personen
- 41
Artiesten naar backstage begeleiden
2 personen
- 42
Deuren en kassa openen
4 personen
- 43
Bezoekers verwelkomen
4 personen
- 44
Tickets controleren
3 personen
- 45
Polsbandjes uitdelen
2 personen
- 46
Donaties registreren
2 personen
- 47
Programma aankondigen
- 48
Artiesten aankondigen
- 49
Optredens begeleiden
2 personen
- 50
Catering serveren
4 personen
- 51
Dranken bijvullen
3 personen
- 52
Koffie en thee bijvullen
2 personen
- 53
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
- 54
Zaal tussentijds schoonhouden
2 personen
- 55
Pauzeprogramma aankondigen
- 56
Laatste donatiemoment aankondigen
- 57
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
- 58
Kassa afsluiten
2 personen
- 59
Contant geld veilig opbergen
2 personen
Nazorg
- 60
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
- 61
Lichtinstallatie uitschakelen
2 personen
- 62
Catering opruimen
4 personen
- 63
Servies afwassen
3 personen
- 64
Afval verzamelen
3 personen
- 65
Zaal schoonmaken
4 personen
- 66
Decoratie verwijderen
3 personen
- 67
Meubilair terugplaatsen
5 personen
- 68
Apparatuur veilig inpakken
3 personen
- 69
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
- 70
Locatie afsluiten
2 personen
- 71
Opbrengst tellen en vastleggen
2 personen
- 72
Bedankbericht versturen
2 personen
- 73
Restanten controleren
2 personen
- 74
Materialen retourneren
3 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 6
- Podiumtrap
- Podiumrok
- Stoelenaantal 160
- Biertafelsaantal 12
- Buffettafelsaantal 4
- Kassatafel
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 180
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 180
- Vorkenaantal 180
- Messenaantal 180
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 16
- Schenk kannenaantal 8
Decoratie
- Tafelkledenaantal 16
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenpompaantal 2
- Slingersaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- Kaarsloze windlichtenaantal 12
- Plakbandaantal 6
- Tie-wrapsaantal 100
Apparatuur
- Mengpaneel
- Luidsprekersaantal 2
- Subwoofersaantal 2
- Podiummonitorenaantal 3
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- XLR-kabelsaantal 12
- Jackkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 10
- Verlengkabelsaantal 8
- Kabelgotenaantal 12
- Laptop
- Ticketscanneraantal 2
- Koelboxenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
Verlichting
- LED-spotsaantal 6
- Lichtstatievenaantal 2
- Sfeerverlichtingaantal 8
- Reservebatterijenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Handvegersaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
Catering
- Kassa
- Geldkist
- Pinapparaat
- Donatieboxenaantal 4
- Koelkrattenaantal 8
- Boodschappen
Tips
- Noteer per artiest vóór je de techniek regelt hoeveel microfoons, microfoonstatieven, podiummonitoren en aansluitingen nodig zijn. Plan bovendien een soundcheck per act; zonder die informatie loopt de opbouw snel uit.
- Zet ticketverkoop en een aparte donatiepagina tegelijk klaar. Vermeld op beide duidelijk waarvoor de opbrengst dient en houd een eenvoudige registratie bij van online tickets, contante verkoop en losse donaties.
- Vraag dieetwensen en artiesteninformatie niet pas op de dag zelf uit. Sluit deze inventarisatie uiterlijk één week vooraf af, zodat je cateringhoeveelheden en backstagevoorzieningen nog kunt aanpassen.
- Wijs vrijwilligers toe aan concrete posten: ontvangst, kassatafel, catering, zaal en opruimen. Maak voor de entree een ticketlijst, polsbandjes en contant wisselgeld klaar; juist die kleine benodigdheden worden vaak vergeten.
- Bevestig locatie, sleutelafspraken, vergunningen en het programma in de laatste week opnieuw. Print bewegwijzering en het programma vooraf en controleer bij de opbouw of podiumdelen, podiumtrap, mengpaneel, luidsprekers en stroom op hun plek staan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een benefietconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je een locatie en artiesten vastleggen, vergunningen controleren, ticketverkoop openen en promotie opbouwen. Reserveer de laatste 7 dagen voor bevestigingen en praktische controle.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietconcert?
- Reken minimaal op 1 vrijwilliger per taakpost per dienst: ontvangst, kassa, catering, zaal en opruimen. Voor een klein concert zijn dat vaak 5 tot 8 mensen; plan daarnaast 2 personen voor opbouw en 2 voor afbouw.
- Wanneer moet je de artiesten en techniek vastleggen?
- Leg artiesten en programma eerst vast en verzamel daarna per act de geluidsbehoefte. Doe dit uiterlijk 4 weken voor het concert, zodat je mengpaneel, luidsprekers, subwoofers, microfoons en monitoren tijdig kunt regelen.
- Hoeveel drank moet je inkopen voor een benefietconcert?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur, afhankelijk van de duur en of er catering is. Tel extra koffie, thee en water mee en bestel pas nadat het aantal aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!