Organiser un café climat : la méthode, étape par étape
Un café climat se prépare d’abord comme une rencontre structurée, puis comme un moment d’échange convivial. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu avant de contacter les intervenants et de lancer les inscriptions. Prévoyez ensuite le suivi des participants, les besoins alimentaires et toute la technique de présentation. Le jour J, l’accueil, le café, les en-cas et les supports d’information doivent être prêts avant l’arrivée du premier participant.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver le lieu
- 3
Réserver des intervenants et des animateurs
2 personnes
- 4
Réserver l’équipement nécessaire
- 5
Rédiger les invitations
2 personnes
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Publier le programme en ligne
- 10
Envoyer un rappel aux participants
- 11
Envoyer les informations sur les intervenants
- 12
Imprimer la liste des participants
- 13
Faire les courses
2 personnes
- 14
Refroidir les boissons
2 personnes
- 15
Préparer les en-cas
3 personnes
- 16
Vérifier le matériel
2 personnes
Événement
- 17
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 19
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
- 20
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
- 21
Accrocher les chevalets et les affiches
2 personnes
- 22
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 23
Installer les amuse-bouches et les fruits
2 personnes
- 24
Tester la technique
2 personnes
- 25
Assurer la présence à la table d’enregistrement
2 personnes
- 26
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 27
Présenter le programme
- 28
Accompagner les intervenants
2 personnes
- 29
Servir le café et le thé
2 personnes
- 30
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
- 31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 32
Animer les groupes de discussion
4 personnes
- 33
Servir le dîner
4 personnes
- 34
Recueillir les questions du public
- 35
Accompagner les visiteurs vers la cérémonie de clôture
2 personnes
- 36
Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes
Suivi
- 37
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 38
Trier les déchets
3 personnes
- 39
Faire la vaisselle
3 personnes
- 40
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 41
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 42
Retourner le matériel
2 personnes
- 43
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 44
Distribuer les restes
2 personnes
- 45
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Tables de buffetqté 2
- Tabouretsqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Verresqté 90
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Planches de serviceqté 8
- Carafesqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Bol à soupeqté 70
- Louchesqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 6
- Glacièresqté 4
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Enceinte portable
- Micro sans fil
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Câbles de rechargeqté 4
Décoration
- Panneaux d'informationqté 6
- Badges nominatifsqté 80
- Nappesqté 8
- Panneaux de directionqté 10
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seaux de nettoyageqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez le lieu et les intervenants avant d’envoyer les invitations : le programme doit déjà préciser les horaires, le format des échanges et le matériel audiovisuel nécessaire.
- Fermez les inscriptions quelques jours avant la rencontre et relancez les inscrits au plus tard 48 heures avant. Vous pourrez ainsi imprimer la liste des participants et ajuster les boissons, les en-cas et les places assises.
- Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le micro et l’enceinte avant l’ouverture. Branchez les rallonges et multiprises à l’avance : les câbles manquants ou les prises mal placées retardent souvent le début.
- Installez séparément l’accueil, l’espace de présentation et le buffet. Gardez les badges, la liste des participants et les panneaux de direction à portée de main pour éviter les attroupements à l’entrée.
- Refroidissez les boissons et préparez le café et le thé avant l’ouverture du lieu. Prévoyez aussi un espace distinct pour les amuse-bouches, les fruits et les informations sur les intervenants afin que les échanges restent fluides.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un café climat ?
- Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et les intervenants, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de vérifier le matériel.
- Quand envoyer les invitations pour un café climat ?
- Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue, dès que le lieu et le programme sont confirmés. Faites un rappel 48 heures avant avec les horaires, l’adresse et les informations pratiques.
- Quel matériel faut-il tester avant un café climat ?
- Testez au minimum le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, l’enceinte, le micro et les câbles. Faites ce contrôle au moins 1 heure avant l’arrivée du public, puis gardez des rallonges et des multiprises disponibles.
- Quand préparer le café et les en-cas ?
- Installez les tasses, verres, assiettes et carafes avant l’ouverture. Préparez le café et le thé dans les 30 dernières minutes, puis placez les boissons froides et les en-cas juste avant l’accueil pour qu’ils restent frais.
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