Cómo organizar un café sobre el clima sin improvisar
Un café sobre el clima funciona mejor cuando combinas una conversación bien moderada con una logística sencilla y puntual. Empieza por fijar la fecha, el programa y el lugar; después confirma a ponentes, moderación y equipo técnico antes de abrir las inscripciones. En la semana previa, cierra las preferencias dietéticas, publica el programa y envía un recordatorio con la información práctica. El día del evento, reserva al menos 90 minutos para montar la recepción, probar el sonido y preparar café, té, bebidas y aperitivos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Reservar ponentes y moderadores
2 personas
- 4
Reservar el equipo necesario
- 5
Redactar invitaciones
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Publicar el programa en línea
- 10
Enviar un recordatorio a los participantes
- 11
Enviar información de los ponentes
- 12
Imprimir la lista de participantes
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Enfriar bebidas
2 personas
- 15
Preparar aperitivos
3 personas
- 16
Comprobar los materiales
2 personas
Evento
- 17
Abrir la ubicación
2 personas
- 18
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 19
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 20
Preparar el espacio de presentación
2 personas
- 21
Colgar rotafolios y carteles
2 personas
- 22
Preparar café y té
2 personas
- 23
Disponer los aperitivos y la fruta
2 personas
- 24
Probar la técnica
2 personas
- 25
Atender la mesa de registro
2 personas
- 26
Recibir a los visitantes
3 personas
- 27
Presentar el programa
- 28
Coordinar a los ponentes
2 personas
- 29
Servir café y té
2 personas
- 30
Reponer los aperitivos
2 personas
- 31
Rellenar las bebidas
2 personas
- 32
Guiar los grupos de conversación
4 personas
- 33
Servir la cena
4 personas
- 34
Recopilar preguntas del público
- 35
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
- 36
Enfriar de forma segura los sobrantes
2 personas
Seguimiento
- 37
Recoger la vajilla
3 personas
- 38
Clasificar residuos
3 personas
- 39
Lavar la vajilla
3 personas
- 40
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 41
Limpiar el lugar
3 personas
- 42
Devolver el equipo
2 personas
- 43
Devolver el material prestado
2 personas
- 44
Repartir la comida sobrante
2 personas
- 45
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mesas de buffetcant. 2
- Taburetescant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 90
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Tablas para servircant. 8
- Jarrascant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Tazones para sopacant. 70
- Cucharonescant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Altavoz portátil
- Micrófono inalámbrico
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cables de cargacant. 4
Decoración
- Paneles informativoscant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Mantelescant. 8
- Carteles de flechascant. 10
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cubos de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Paños de limpieza reutilizablescant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma a ponentes y moderadores antes de publicar las invitaciones. Pídeles con al menos 7 días de antelación el título de su intervención, una breve presentación y cualquier requisito técnico.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes del café. Así puedes imprimir la lista de participantes y comprar cantidades ajustadas de bebidas, fruta y aperitivos.
- Programa un recordatorio entre 24 y 48 horas antes. Incluye la hora de apertura, el programa, cómo llegar y la petición de llegar 10 minutos antes si necesitan acreditación o una tarjeta de nombre.
- Llega 90 minutos antes para colocar mesas, sillas, buffet y señalización. La recepción debe estar lista antes de que llegue la primera persona, con la lista de participantes y las tarjetas de nombre a mano.
- Haz una prueba completa de proyector, pantalla, portátil, altavoz y micrófono inalámbrico al menos 45 minutos antes. Comprueba también los cables de carga, alargadores y regletas: suelen faltar justo cuando empieza la presentación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un café sobre el clima?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes si participan ponentes externos. Reserva primero el lugar, la moderación y el equipo; abre las inscripciones cuando el programa básico esté confirmado.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para un café sobre el clima?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes y manda un recordatorio 24 o 48 horas antes. Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y ciérralas de 3 a 5 días antes del evento.
- ¿Cuánto tiempo necesito para preparar el espacio?
- Reserva 90 minutos antes de la llegada del público. Usa ese tiempo para montar mesas y sillas, preparar la recepción, colocar carteles, disponer café y aperitivos y probar toda la técnica.
- ¿Qué debo comprobar antes de empezar la charla?
- Haz una prueba técnica completa al menos 45 minutos antes: proyector, pantalla, portátil, altavoz, micrófono y conexiones eléctricas. Comprueba también que haya suficientes vasos, tazas, platos y cubiertos para el grupo inscrito.
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